Training là gì? Đây là câu hỏi đã và đang được tìm kiếm rất nhiều. Thuật ngữ này đối với học sinh, sinh viên, người đi làm chắc hẳn không còn mấy xa lạ. Nhưng bạn đã biết chính xác về thuật ngữ Training là gì? Và những ai cần training trong môi trường công sở? Training có thực sự giúp cho nhân viên có được vị trí cao hơn, làm việc hiệu quả hơn trong công việc? Cùng đồng hành với chúng tôi ở bài viết này nhé.
Training là gì?
Training có nghĩa là đào tạo, dùng để chỉ quá trình giảng dạy, đào tạo những kỹ năng hoặc thể lực, thái độ cần thiết. Bổ sung kiến thức mới, nâng cao và rèn luyện những kỹ năng có sẵn để cho bản thân người được training phát triển năng lực hơn cho công việc và tổ chức cụ thể.
Training đã được hình thành dần trở thành một điều tất yếu, giá trị cốt lõi tại một môi trường làm việc, một tổ chức mới tuyển thêm nhân viên, thực tập sinh hay có sự thay đổi nội dung trong dự án. Như vậy người được training được trang bị thêm nhiều kiến thức, kỹ năng cần thiết để đáp ứng được với yêu cầu công việc và phù hợp với môi trường làm việc, học tập.
Quá trình training diễn ra bao lâu tùy thuộc vào đối tượng, mục đích training và cả năng lực hiện có của đối tượng. Chẳng hạn đối với nhân viên mới vào làm thì quá trình training có thể là 1 tuần cho đến vài tháng để nhân viên đó học được những kỹ năng nhất định đáp ứng nhu cầu câu việc và phù hợp với quy trình làm việc được đề ra trước đó…
So sánh các thuật ngữ gần nghĩa với training
Trong quá trình sử dụng, tìm kiếm thuật ngữ “Training là gì?” đôi khi bạn sẽ bắt gặp những thuật ngữ gần nghĩa và những thuật ngữ liên quan mật thiết với nó. Cụ thể có 2 trường hợp như sau:
Training so với giáo dục
Giáo dục là gì? Giáo dục là hình thức học tập và theo đó kiến thức, kỹ năng, thói quen của một nhóm người được hình thành và truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác thông qua các hoạt động giảng dạy, đào tạo, nghiên cứu. Giáo dục có thể diễn ra dưới hình thức hướng dẫn hoặc tự học. Bất cứ những nội dung nào mà người nhận tiếp thu được ảnh hưởng đến suy nghĩ, văn hóa, kiến thức đều được xem có tính giáo dục.
Training là gì? Training là đào tạo kỹ năng, kiến thức đặc biệt hơn so với kiến thức mà người được training có trước đó. Một người mới vào một môi trường, có thể có nền tảng giáo dục với công việc của họ song cần phải training thêm những kỹ năng bổ trợ trong quá trình làm việc.
Thuật ngữ training và giáo dục là hai thuật ngữ gần nghĩa. Nhưng cần xác định rõ là chúng không phải thuật ngữ đồng nghĩa. Nhìn chung Training nhất định phải có người hướng dẫn, đào tạo và có tính phù hợp với môi trường, yêu cầu. Còn giáo dục có thể tự học, mang tính định hướng, khuyến khích để phát triển.
Trainer và giáo viên
Cả trainer và giáo viên đều có nhiệm vụ là cung cấp kiến thức. Song đối với trainer, đây là người truyền đạt những kiến thức thực tiễn, kinh nghiệm thực tế họ đã trải qua, mang tính thực hành. Còn đối với giáo viên, kiến thức mà giáo viên truyền đạt mang tính định hướng, dựa trên lý thuyết nhiều hơn để người học tìm ra cách giải quyết riêng cho bản thân.
Vai trò của quá trình Training là gì?
Đối với công ty
- Training là cơ hội để công ty, tổ chức nắm bắt được kỹ năng hiện có của nhân viên. Đánh giá chất lượng kỹ năng của nhân viên mới, nhân viên cũ. Từ đó ra các chính sách phù hợp với từng nhân viên.
- Giúp nâng cao chất lượng nhân sự, gia tăng kiến thức, bổ trợ kỹ năng từ đó hiệu suất công việc cao hơn. Kết quả thu được là tăng năng suất và tuân thủ những tiêu chuẩn chất lượng. Như thế sẽ đảm bảo thành công của dự án, cải thiện doanh thu của công ty.
- Điều chỉnh tác phong, thái độ làm việc chuyên nghiệp, phù hợp với văn hóa công ty, tổ chức.
- Truyền cảm hứng tích cực, khởi tạo tinh thần mới mẻ cho nhân viên có thêm nhiệt huyết để làm việc. Khi đó nhân viên có tinh thần, sáng tạo hơn thì sẽ có sự đổi mới tích cực trong những dự án.
- Nâng cao danh tiếng và hồ sơ công ty. Những chiến dịch training nhân viên mạnh mẽ, thành công sẽ được nhân viên ghi nhận và thích thú. Thương hiệu công ty cũng được đánh giá cao hơn, thu hút được nhiều ứng viên có chất lượng, tiềm năng hơn hẳn.
- Giảm thiểu sự thay đổi của nhân viên. Khi làm việc ở mội môi trường quá lâu, nhân viên có xu hướng tìm một nơi mới học thêm kỹ năng mới. Vì vậy tổ chức các hoạt động training giúp cho công ty, tổ chức giữ được nhân tài, giảm thiểu chi phí tuyển dụng.
- Hình thành các kết nối giữa nhân viên với nhau và giữa lãnh đạo với nhân viên.
Đối với nhân viên
- Cải thiện hiệu suất làm việc. Nhân viên được training sẽ thực hiện tốt công việc của họ hơn khi những vấn đề trong công việc được hướng dẫn rõ ràng. Việc training cũng giúp cho nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng, vị trí của họ trong công ty, tổ chức từ đó nhân viên có niềm tin, tinh thần tốt để làm việc hiệu quả.
- Giải quyết những điểm yếu của nhân viên. Mỗi nhân viên đều gặp trở ngại, khó khăn trong công việc khi kỹ năng của họ chưa thật sự tốt. Những điểm yếu của cá nhân sẽ ảnh hưởng đến công việc. Ví dụ quá trình training sẽ giúp cho nhân viên nào đó cải thiện được khả năng thuyết trình, nói chuyện tự tin hơn trước đám đông.
- Tăng khả năng làm việc độc lập. Tiến hành training mang lại cho tất cả nhân viên kỹ năng và kiến thức ngang bằng nhau để họ đáp ứng hiệu quả công việc đạt được mức độ nhất định. Và có như vậy khi gặp nhân viên hoàn toàn có khả năng làm việc độc lập cao hơn, không phụ thuộc nhiều vào người khác.
- Kích thích sự sáng tạo. Trong quá trình training còn kích thích sự sáng tạo, kích thích tư duy trong mỗi cá nhân từ đó nảy sinh ra những ý tưởng mới hiệu quả hơn. Cùng nhau thảo luận khi training cũng giúp tìm được những phương án giải quyết vấn đề và đáp án tốt nhất.
Nguyên nhân xuất hiện nhu cầu training ở môi trường công sở
Có những yếu tố nhất định làm tiền đề xuất hiện nhu cầu training trong công sở. Nguyên nhân quan trọng, chủ yếu nhất là:
- Thay đổi môi trường làm việc
- Tổ hợp phức tạo
- Mối quan hệ con người
- Phù hợp với thông số kỹ thuật của nhân viên
- Xuất hiện thay đổi trong phân công công việc
Thay đổi môi trường làm việc
Quá trình hiện đại hóa, công nghệ hóa, công nghệ tự động phát triển đã dẫn đến xuất hiện nhiều sự thay đổi để nhân viên tiến hành training phù hợp với công việc. Các công ty, tổ chức nên cập nhật những công nghệ mới nhất, training kỹ năng, kiến thức mới nhất cho nhân viên của mình để theo kịp xu hướng phát triển của xã hội.
Tổ hợp phức tạp
Hiện những phát minh hiện đại, hệ thống công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, đa dạng hóa thì khiến cho các tổ chức trở nên phức tạp hơn. Training khi đó là nhu cầu cần thiết và giá trị cốt lõi cho công ty, tổ chức và cá nhân.
Mối quan hệ con người
Làm việc không chỉ có mỗi công việc mà còn có những yếu tố xung quanh nó như mối quan hệ của cá nhân với cá nhân, cá nhân với tập thể, văn hóa công sở… cho nên training thật sự cần thiết để giải quyết những vấn đề giữa những mối quan hệ thêm phần tích cực hơn.
Phù hợp yêu cầu công việc và tổ chức
Mỗi nhân viên có điểm mạnh riêng và cũng có những hạn chế cần được cải thiện. Không những thế những kiến thức, kỹ năng hiện có của nhân viên chưa hoàn toàn là điều mà yêu cầu công việc, tổ chức yêu cầu. Vậy nên do nảy sinh yêu cầu đó mà training cũng xuất hiện.
Xuất hiện thay đổi trong phân công công việc
Khi nhân viên thay đổi vị trí làm việc, thăng chức cũng đòi hỏi những yêu cầu khác trước nên training cung cấp cho những nhân viên đó kỹ năng và kiến thức mới phù hợp hơn để đạt hiệu quả công việc hỗ trợ cho quá trình làm việc của nhân viên và hiệu quả công việc cho công ty.
Ai cần được training?
Hoạt động training được tiến hành sẽ mở rộng được nhiều kỹ năng và cung cấp thêm kiến thức nền tảng cho tất cả nhân viên. Song hiện nay, nhân viên tham gia các khóa học kỹ năng bên ngoài thường tốn kém nhiều chi phí, mất nhiều thời gian, thậm chí còn có thể chậm trễ công việc. Như vậy nếu công ty, tổ chức nơi nhận viên làm việc tiến hành training thì cả cá nhân nhân viên và công ty, tổ chức đều gặt hái được nhiều lợi ích.
Người đi làm lâu năm cũng có lúc cần được training?
Người đi làm lâu năm cũng cần được training vì quá trình training không chỉ có cung cấp kiến thức cũ mà còn bổ sung thêm những kỹ năng mới phù hợp với những dự án trong tương lai. Luôn cập nhật kiến thức, kỹ năng mới nhất để hiệu quả, năng suất công việc tốt hơn. Công nghệ luôn thay đổi, kiến thức thì vô vàn, học tập thêm không bao giờ là đủ. Training thêm cho nhân viên lâu năm để họ có thêm tinh thần làm việc và cho chính họ thấy tầm quan trọng đối với công ty.
Vì sao người mới đi làm cần phải training?
Nhân viên mới của công ty khi mới bắt đầu công việc thường chưa nắm chắc được toàn bộ công việc phải làm, chưa hoạch được công việc cần đạt được như thế nào là tốt nhất với yêu cầu của công ty. Và những vấn đề về thái độ, văn hóa làm việc phù hợp với một môi trường mới. Chính vì vậy training hỗ trợ người mới đi làm quen dần với công việc, nhiệm vụ của họ cho đến khi họ thành thạo, tự mình giải quyết công việc.
Khi bạn bắt đầu làm việc tại một môi trường mới, hãy yêu cầu training thêm kỹ năng để hỗ trợ cho quá trình làm việc của mình. Và chính công ty cũng nên chủ động training cho nhân viên mới một cách nhanh chóng để nhân viên bắt tay vào làm việc hiệu quả.
Các hình thức Training là gì?
Hiện nay đang có 3 hình thức training phổ biến nhất được sử dụng trong công ty, tổ chức là: Tiến hành buổi họp nội bộ định kỳ; Đào tạo qua công việc; Kèm cặp.
Buổi họp nội bộ định kỳ (Internal session)
Buổi họp nội bộ định kỳ (Internal session) là hình thức đào tạo thông qua sự gặp mặt của toàn thể bộ phận trong doanh nghiệp hoặc theo phòng ban, nhóm. Các buổi họp này thường được tổ chức định kỳ theo tuần, tháng.
Trong các buổi họp này nhân viên sẽ được nâng cao kỹ năng mềm như giải quyết vấn đề, trao đổi vấn đề và các kỹ năng cứng trong công việc cụ thể của họ.
Đào tạo qua công việc (On-job training)
Là hình thức training nhân sự bằng cách thông qua công việc thực tế. Áp dụng ngay trong công việc và vấn đề họ gặp phải. Cách thức đào tạo này mang tính thực hành cao, ứng dụng hiệu quả và thiết thực nhất. Song một vấn đề cần được làm rõ là nhân viên cần có thời gian đào tạo riêng để không ảnh hưởng đến tiến độ công việc của công ty, tổ chức.
Kèm cặp (Mentorship)
Hình thức đưa người hướng dẫn hỗ trợ trực tiếp và kịp thời cho nhân viên. Người hướng dẫn phải là người có nhiều kinh nghiệm, có khả năng truyền đạt cao, có khả năng tác động đến nhân viên.
Các bước training trong doanh nghiệp
Quá trình training trong doanh nghiệp cần xác định cụ thể và hướng đi, lộ trình đúng để có được hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp. Thông thường quá trình này gồm 4 bước chính:
Xác định nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp
Một doanh nghiệp sẽ không thể xây dựng quá trình training nếu không xác định mục đích là để đạt được điều gì. Mục tiêu đạt được có thể là cung cấp kỹ năng cho nhân viên mới, training phần mềm giải quyết công việc hay training để giữ chân nhân viên cũ….
Xây dựng kế hoạch training hợp lý
Doanh nghiệp nên cần lập kế hoạch training cụ thể cho nhân viên. Hình thức training được áp dụng là gì? Training về vấn đề gì? Training cho ai? Ai là trainer? Thời gian training phân bố như thế nào? Chi phí như thế nào? Địa điểm ở đâu? Kết quả training phải đạt được là gì?… Những yếu tố này nhất định phải có trong một kế hoạch training cơ bản.
Triển khai và đánh giá kết quả
Sau khi lập kế hoạch thì bắt tay vào triển khai theo lộ trình đã đề ra. Nếu doanh nghiệp của bạn thuê trainer bên ngoài thì hãy tổ chức một buổi nói chuyện với học để họ hình dung được kết quả mà doanh nghiệp bạn muốn.
Đánh giá chất lượng và cải tiến quy trình training
Quy trình đào tạo nhân sự là một bước training thực tế và hiệu quả rõ rệt nhất. Vì vậy đừng bao giờ bỏ qua bước quan trọng này. Các mục tiêu đào tạo luôn luôn thay đổi để thích hợp với tình trạng của nhân sự. Bên cạnh đó chiến lược về quản trị nhân sự của doanh nghiệp theo từng giai đoạn sẽ khác nhau. Nên
trước khi kết thúc mỗi đợt training nhân sự, doanh nghiệp hãy tiến hành phân tích, nghe các ý kiến phản hồi của nhân viên với kết quả mà nhân viên đạt được sau buổi training cũng như những mục tiêu đã đề ra để rút kinh nghiệm cho lần training sau.
Training trong nhà hàng, khách sạn như thế nào?
Hoạt động Training trong nhà hàng, khách sạn được thực hiện chủ yếu dưới hình thức Cross training (Đào tạo chéo). Cross training – đào tạo chéo. Là hình thức training nhân viên giữa các vị trí trong 1 bộ phận (Bàn – Bar – Banquet…) hoặc giữa các bộ phận trong 1 khách sạn (Lễ tân – F&B – Buồng phòng…) với nhau.
Ví dụ: nhân viên phục vụ bàn bàn sẽ được đào tạo chéo nghiệp vụ Banquet… Quản lý nhà hàng, khách sạn sẽ chọn các nhân viên có tiềm năng phát triển để tham gia khóa Cross – training.
Cross training – đào tạo chéo bao gồm:
Đào tạo cầm tay chỉ việc. Nhân viên sẽ được một trainer chuyên về lĩnh vực đào tạo kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ liên quan đến công việc trong thời gian nhất định, thông thường là 2 – 3 tháng tùy theo chính sách, mục đích của nhà hàng, khách sạn.
Đào tạo tập trung. Một người có chuyên môn đảm nhận đào tạo cho nhóm nhiều người cùng lúc. Cách này cần có kế hoạch và sự chuẩn bị kế hoạch, nội dung, cơ sở hạ tầng, thời gian cụ thể để training cả về lý thuyết lẫn thực hành.
Đào tạo trực tuyến. Trainer và nhân viên sử dụng ứng dụng công nghệ, đảm bảo sự tiện lợi, linh động, tiết kiệm chi phí. Song phương pháp này còn hạn chế, chỉ thích hợp với một số bộ phận như: Đặt phòng, Sales, Marketing…
Qua bài viết này hy vọng các bạn đã hiểu rõ được thuật ngữ training là gì? Những ai cần được training trong môi trường doanh nghiệp và những vấn đề quan trọng cần phải nắm khi training. Thực hiện training hiệu quả góp phần gia tăng giá trị cho công ty, tổ chức và nhân viên.
