Một doanh nghiệp lâu năm hay một công ty startup quản lý hoạt động doanh nghiệp hiệu quả không thể dùng thủ công, nhất là với thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ như hiện nay. SAP là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều công ty sử dụng phần mềm SAP để quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp. Vậy SAP là gì? Phần mềm SAP ERP là gì? Tất cả sẽ có ngay sau đây.
Phần mềm SAP là gì ?
SAP (System Analysis Program Development) là một trong những nhà sản xuất phần mềm hàng đầu thế giới để quản lý các quy trình kinh doanh, phát triển các giải pháp hỗ trợ quá trình xử lý dữ liệu và luồng thông tin hiệu quả giữa các tổ chức.
Được thành lập vào năm 1972, ban đầu công ty được gọi là Phát triển Chương trình Phân tích Hệ thống (System Analysis Program Development) sau này công ty lấy tên ngắn gọn viết tắt là SAP.
Với sự ra đời của phần mềm ban đầu là SAP R/2 và SAP R/3, SAP đã thiết lập tiêu chuẩn toàn cầu cho phần mềm Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP gọi là SAP ERP.
Phần mềm ERP bao gồm các chương trình tất cả các lĩnh vực kinh doanh cốt lõi, chẳng hạn như: kế toán, bán hàng, mua sắm, sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, bán hàng, tiếp thị, tài chính và nguồn nhân lực (HR).
SAP là một trong những công ty đầu tiên phát triển phần mềm tiêu chuẩn cho các giải pháp kinh doanh và tiếp tục cung cấp các giải pháp ERP hàng đầu trong ngành.
Tính năng của phần mềm SAP
Quản lý bán hàng
Phần mềm SAP ERP cung cấp quy trình bán hàng được theo dõi chặt chẽ, cho phép phân tích doanh thu, dự báo lợi nhuận, phát hiện cơ hội thông qua các báo cáo và các bảng chỉ số Dịch vụ – Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng cho phép quản trị các phản hồi từ khách hàng, các hợp đồng dịch vụ, quản lý các cuộc gọi và mọi hoạt động tương tác với khách hàng.
Quản lý mua hàng
Quản lý và duy trì quan hệ với các nhà cung cấp thông qua việc quản lý các đơn đặt hàng, số lượng hàng, mức lợi nhuận, nợ tồn và quá trình thanh toán, khả năng tính toán giá trị nhập kho.
Quản lý kho
Hệ thống quản lý kho cho phép quản lý hàng tồn kho, chính sách về giá, nhập xuất hàng hóa trong kho… Đồng thời kết hợp chặt chẽ với việc đặt hàng và bán hàng Sản xuất – Quản lý yêu cầu về nguyên vật liệu và công cụ tự động qua 5 bước đơn giản theo từng trường hợp do nhiều người định nghĩa. Với phần mềm SAP có thể dự đoán nhu cầu thông qua các chỉ số dự báo có sẵn.
Quản lý tài chính
Phần mềm SAP cho phép quản lý các hoạt động tài chính kế toán như kế toán tổng hợp, các bút toán, ngân sách với những công cụ nhanh chóng, tiện lợi. Bên cạnh đó SAP cung cấp các báo cáo từ các hoạt động trên.
Để thích ứng một sản phẩm ERP tổng quát cho nhu cầu cụ thể và đặc thù của doanh nghiệp, BYF cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai SAP Business One. Với kinh nghiệm thiết kế và phát triển phần mềm, BYF đã chuyển giao thành công sản phẩm này cho nhiều khách hàng, đáp ứng yêu cầu quản lý đặc thù của họ.
Đặc biệt BYF đã thích ứng SAP Business One cho phù hợp với yêu cầu quản trị của doanh nghiệp Việt Nam và quy định về quản lý tài chính của Việt Nam.
Các module của hệ thống SAP
Module kế toán
Kế toán kho
- Lập phiếu nhập kho.
- Phân bổ chi phí theo từng hóa đơn và ghi nhận công nợ, giá trị hàng hóa.
- Tự động tính giá xuất kho theo quy định của doanh nghiệp.
- In thẻ kho và tình hình nhập xuất tồn theo từng kho, từng hàng hóa hay tài khoản.
- Kết xuất các báo cáo liên quan và theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp.
Kế toán mua hàng
- Lập phiếu mua hàng, theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng tài khoản.
- Lập và theo dõi công nợ hàng trả lại nhà cung cấp.
- Lập các chứng từ thanh toán tiền hàng nhà cung cấp theo nhiều phương thức thanh toán khác nhau (Tiền mặt, chuyển khoản…).
- Kết xuất các báo cáo liên quan và theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng
- Lập và in các phiếu bán hàng, bán thành phẩm, theo dõi doanh thu, công nợ phải thu, chi phí bán hàng, chiết khấu hàng bán….
- Lập, theo dõi và xử lý hàng hóa khách hàng trả lại.
- Lập các chứng từ thanh toán tiền bán hàng đối với từng khách hàng,
- Theo nhiều phương thức thanh toán khác nhau (tiền mặt, chuyển khoản…).
- Theo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ khác nhau.
- Kết xuất các báo cáo liên quan và theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Phiếu thu tiền.
- Phiếu chi tiền.
- Báo cáo quỹ tiền mặt.
- Nhật ký thu tiền.
- Nhật ký chi tiền.
- Báo phát sinh nợ ngân hàng.
- Báo phát sinh có ngân hàng.
- Ủy nhiệm chi.
- Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng
Kế toán tổng hợp
- Bút toán tổng hợp.
- Kết xuất số liệu báo cáo.
Kế toán tài sản cố định
- Phát sinh tăng tài sản cố định.
- Phát sinh giảm tài sản cố định.
- Quản lý sổ tài sản cố định.
- Bảng khấu hao tài sản cố định.
- Bảng kê tài sản cố định thanh lý, nhượng bán.
- Thẻ tài sản cố định.
Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ
- Kết chuyển chi phí tự động.
- Trích khấu hao tự động.
- Tự động xác định kết quả nghiệp vụ tài chính và kết chuyển.
Hệ thống báo cáo
- Sổ cái tổng hợp.
- Sổ cái chi tiết các tài khoản.
- Bảng cân đối số phát sinh.
- Bảng kê hóa đơn VAT đầu vào.
- Bảng kê hóa đơn VAT đầu ra.
- Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn, chứng từ.
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Module Quản lý mua hàng
- Quản lý danh mục nhà cung cấp.
- Quản lý danh mục vật tư nguyên phụ liệu và các thuộc tính của nguyên phụ liệu.
- Quản lý đơn đặt hàng nhà cung cấp, thiết lập điều khoản giao nhận hàng.
- Theo dõi quá trình giao nhận hàng.
- Lập phiếu nhập kho hàng thừa kế các thông tin từ đơn đặt hàng.
- Theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp.
- Theo dõi các đơn hàng đến hạn thanh toán nhà cung cấp.
- Lập phiếu trả hàng nhà cung cấp khi có nghiệp vụ trả hàng.
- Báo cáo theo dõi tình trạng cung cấp hàng của các đơn hàng.
- Báo cáo tình hình nhập hàng theo ngày/tháng/năm.
- Bảng kê đơn hàng, các mặt hàng nhập về theo từng thời điểm, từng nhà cung cấp.
- Báo cáo công nợ phải trả.
- Các nghiệp vụ quản lý và báo cáo khác.
Module Quản lý bán hàng
- Quản lý danh mục khách hàng.
- Quản lý danh mục hàng hoá và các danh mục về thuộc tính (màu sắc, kích cỡ…).
- Định nghĩa các loại giá bán hàng hóa.
- Định giá bán theo các loại giá định nghĩa, theo từng mặt hàng cụ thể.
- Thiết lập bảng báo giá tới khách hàng theo các loại giá khác nhau.
- Quản lý các đơn hàng của từng khách hàng có thể kế thừa từ bảng báo giá.
- Quản lý theo dõi tình trạng đơn hàng.
- Lập hóa đơn bán hàng (kiêm phiếu xuất kho), có thể kế thừa thông tin từ đơn đặt hàng của khách.
- Phân công nhân viên giao hàng, theo dõi quá trình giao hàng của từng hóa đơn.
- Theo dõi công nợ vượt giới hạn về số tiền của từng khách hàng, theo nhân viên quản lý khách hàng.
- Theo dõi các hóa đơn đến hạn thanh toán và quá trình thanh toán của từng hóa đơn.
- Bảng kê đơn đặt hàng theo từng thời điểm, theo từng khách hàng.
- Bảng kê hóa đơn bán hàng theo từng thời điểm, theo từng khách hàng, theo từng nhân viên bán hàng.
- Bảng kê các hóa đơn có chiết khấu.
- Ghi nhận và xử lý các hóa đơn hàng trả lại của khách hàng.
- Theo dõi hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đầu ra.
- Các nghiệp vụ quản lý và báo cáo khác.
Module Quản lý kho
- Quản lý danh mục kho (Kho nguyên liệu nhập khẩu, nội địa…)
- Nhập kho vật tư hàng hóa (có theo dõi theo số seri).
- Phân bổ chi phí mua hàng tự động theo các tiêu chí (Số lượng hàng hóa, trị giá hàng hóa) hoặc người dùng tự phân bổ (các chi phí như: bốc xếp, vận chuyển, nhập khẩu…).
- Xuất kho nội bộ, nhập xuất điều chỉnh.
- Xuất chuyển kho.
- Theo dõi nhập/ xuất/ tồn kho theo từng thời điểm, từng kho, theo từng mặt hàng và từng số seri.
- In thẻ kho theo từng mặt hàng, từng kho.
- Báo cáo mặt hàng tồn dưới hoặc bằng mức tồn kho tối thiểu.
- Báo cáo kiểm kê kho.
- Theo dõi định mức từng kho.
- Các nghiệp vụ quản lý và báo cáo khác.
Module Quản lý quá trình bảo hành, bảo trì sản phẩm
- Quản lý danh mục phụ tùng thay thế, bảo hành.
- Quản lý danh mục thiết bị đã bán.
- Quản lý nhân viên ở trung tâm bảo hành.
- Quản lý danh mục phiếu bảo hành.
- Quản lý danh mục thiết bị đã hết hạn bảo hành.
- Quản lý danh mục thiết bị đến lịch hẹn bảo trì.
- Thống kê sản phẩm hư hao.
- Các báo cáo khác.
Module hệ thống
- Quản lý danh mục bộ phận.
- Quản lý danh mục nhân viên.
- Danh mục sản phẩm.
- Danh mục hợp đồng.
- Danh mục loại hóa đơn.
- Danh mục khu vực.
- Danh mục hãng sản xuất.
- Danh mục ngành hàng.
- Danh mục loại chi phí.
- Danh mục tiền tệ.
- Quản lý danh mục người dùng.
- Phân quyền sử dụng hệ thống.
- Backup – Restore dữ liệu, tạo dữ liệu mới.
- Đồng bộ hóa dữ liệu giữa các đơn vị với trung tâm.
Ứng dụng phần mềm SAP ERP vào quản trị chuỗi cung ứng
Nắm bắt thông tin theo thời gian thực
Giải pháp SAP ERP giúp liên kết khách hàng với người dùng, hỗ trợ lên kế hoạch dựa trên nhu cầu thực tế thay vì những dự báo quá lạc quan. Những công ty bán lẻ hàng đầu đã sử dụng hệ thống ERP từ lâu và nó đã ngày càng trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp.
Hiện nay, SAP ERP đã có thể hỗ trợ chi tiết đến mức mà khi ai đó mua một chiếc áo thun tại một siêu thị Wal-mart bất kỳ trên thế giới thì đơn mua hàng đã sẵn sàng được gửi tới nhà sản xuất chiếc áo này và thậm chí cả các nhà cung cấp vải ngay lập tức.
Cải thiện sự minh bạch
Nếu như hôm nay bạn buộc phải chờ một email thông báo để chạy báo cáo thời gian từ lúc có hàng đến ngày hẹn (available-to-promise report), vậy nên ngày mai bạn mới có thể cho khách hàng chạy một báo cáo tương tự. Tại sao bạn lại phải tốn nhiều thời gian như thế ?
Khả năng báo cáo minh bạch của hệ thống ERP có thể giúp cung cấp cho khách hàng những thông tin về thời gian có hàng hiện tại hoặc trong tương lai. Nhờ vậy khách hàng có thể lên kế hoạch cho sản phẩm mới của họ dựa trên khả năng cung cấp hàng của công ty bạn.
Hợp tác hóa quy trình
Một trong những chức năng quan trọng không kém chức năng phân quyền trong hệ thống ERP là chức năng hợp tác trong các quy trình và dự án giữa các bộ phận với nhau cũng đang ngày trở nên đặc biệt quan trọng.
Trong chuỗi cung ứng, quá trình này có thể chuyển thành sự cộng tác giữa doanh nghiệp và khách hàng trong các dự án lâu dài hoặc với các nhà cung cấp trong các hợp đồng ngắn hạn
Quản lý theo vòng đời sản phẩm
Một số sản phẩm có vòng đời rất ngắn và thay đổi theo từng ngày. Một số sản phẩm thì lại phát triển và trở nên tốt hơn. Chúng ta có thể sử dụng dữ liệu lớn (big data) để phát triển sản phẩm phù hợp với nhu cầu thực của khách hàng.
Nếu như hệ thống ERP chuỗi cung ứng của bạn có thể quản lý vòng đời sản phẩm thì bạn có phải đẩy thêm dữ liệu bên ngoài vào để thêm điều kiện cho dữ liệu sẵn có bên trong của bạn không? Các biến thứ cấp nào có liên quan tới dữ liệu vòng đời của sản phẩm? Yếu tố mùa vụ hay là điều kiện thời tiết? Có thể thấy rằng những thông tin này giúp việc ra quyết định của bạn chính xác hơn.
Phản hồi theo thời gian thực
Hiện nay chúng ta đã có thể kết nối điện thoại thông minh với hệ thống ERP chuỗi cung ứng thông qua các ứng dụng trên điện thoại. Liệu rằng chúng ta có thể tăng cường kết nối này khiến nó trở nên rõ rệt hơn nữa cho tất cả các nhân viên thông qua cài đặt một chương trình BYOD (Bring your own device – sử dụng thiết bị cá nhân giải quyết công việc) cho từng nhân viên của bạn.
Dữ liệu nào họ có thể truy cập tức thời? Địa điểm giao hàng chính xác và thời gian có thể bắt đầu sản xuất. Khi nào kỹ thuật viên có thể đến gặp khách hàng mà không phải theo khung giờ chuẩn? Khách hàng chỉ sử dụng phần cuối cùng trước thời hạn. Liệu rằng chúng ta có phải chờ đợi một cuộc gọi trong lo lắng hay có thể tái sản xuất sản phẩm ngay?
Các lợi ích khi ứng dụng phần mềm SAP
Loại bỏ các sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu
Ví dụ nhân viên bán hàng A điền tay vào đơn đặt hàng và viết con số 15 thùng hàng rồi xuất cho khách hàng Thanh Thúy. Rồi khi chứng từ này đến tay thủ kho do chữ viết thấy lại nhìn ra thành “16” và xuất ra 16 thùng, hoặc khi chứng từ đến tay nhân viên kế toán lại bị gõ nhầm thành “Thanh Thùy”.
Những sai sót như vậy gây ra tình trạng nhân viên A có xu hướng tự đi theo dõi mọi khâu và có sổ theo dõi riêng cho các khách hàng liên quan đến mình, để đảm bảo rằng lỗi của người khác không gây ảnh hưởng tới công việc của anh ta, và vô tình hay hữu ý nhân viên A trở thành “lãnh chúa cát cứ” một mảng dữ liệu khách hàng nào đó của doanh nghiệp. Các cơ chế kiểm tra chéo thường rất khó khăn khi vấp phải những “lãnh địa” này và thử tưởng tượng một ngày nào đó nhân viên A nghỉ việc, người tiếp nhận sẽ khó khăn thế nào trong việc xác lập lại những giao dịch với mảng khách hàng này.
Tăng tốc độ dòng công việc
Rõ ràng là tốc độ của một nhân viên cầm chứng từ giấy chạy từ phòng này sang phòng khác không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử chạy trên mạng máy tính. ERP còn tăng tốc độ dòng công việc bằng cách giải quyết các “nút cổ chai”.
Giả sử một doanh nghiệp đã trang bị cục bộ được các hệ thống phần mềm cho bộ phận kế toán và bán hàng, nhưng bộ phận kho chưa được trang bị, thì bộ phận kho lúc này sẽ trở thành một “nút cổ chai” làm chậm lại năng suất làm việc chung và bắt các bộ phận khác phải chờ. Phần mềm SAP ERP với tính chất đồng bộ sẽ là công cụ để giải quyết các “nút cổ chai” này.
Mặt khác, nếu doanh nghiệp cần tính toán với dữ liệu, như từ đơn đặt hàng để tính ra khối lượng nguyên vật liệu cần mua hoặc đưa ra kế hoạch sản xuất tối ưu cho các đơn đặt hàng, thì sẽ không có cách nào làm tay cho kịp nếu những tính toán này không được tích hợp ngay trong hệ thống quản lý.
Dữ liệu được tập trung
Thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu cục bộ với dữ liệu phức tạp, không thống nhất thì với SAP ERP doanh nghiệp sẽ có một cơ sở dữ liệu thống nhất và tập trung. Một ví dụ dễ thấy của cơ sở dữ liệu tập trung là cho phép thường xuyên đưa ra các báo cáo chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, khắc phục tình trạng chung trong các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp lớn và phức tạp như các công ty sản xuất lớn, các tổng công ty, là chỉ có thể ra được báo cáo tài chính vài lần trong một năm và số liệu thường chậm so với thực tế nhiều tuần hoặc thậm chí nhiều tháng.
Dữ liệu tập trung còn là tiền đề đầu tiên cho việc phân tích các dữ liệu theo nhiều góc khác nhau (Data Mining), nhằm đưa ra những báo cáo mang tính trợ giúp quyết định kinh doanh.
Dễ dàng kiểm soát
Một cơ sở dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ tập trung sẽ giúp bạn lãnh đạo dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng “tìm vết” (Audit Track) của phần mềm SAP ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra, cũng như những nhân viên liên quan đến đường đi của bút toán đó.
Ứng dụng SAP hỗ trợ cho quá trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả, chính vì vậy và từ ngày ra đời đến giờ SAP vẫn có một chỗ đứng nhất định, hầu như các doanh nghiệp lớn đều sử dụng SAP. Với những thông tin mà chúng tôi cung cấp về SAP là gì, hy vọng đã góp chút ít kiến thức để bạn có cơ sở phát triển doanh nghiệp hiệu quả. Chúc bạn thành công trên con đường của mình.
