Quản trị là một khái niệm không còn xa lạ với nhiều người. Bất cứ tổ chức, doanh nghiệp, quốc gia,..dù lớn hay nhỏ cũng đều cần đến quản trị. Quản trị giữ vai trò vô cùng quan trọng, là đầu tàu tạo nên sự thành công. Vậy quản trị là gì? Chức năng của quản trị là gì? Hãy theo dõi bài viết sau đây để hiểu hơn về quản trị nhé!
Quản trị là gì?
Theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell: “Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả.”
Theo Robert Albanese: “Quản trị là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức.”
Theo James Stoner và Stephen Robbins: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.
Quản trị là phối hợp hiệu quả các hoạt động của người cùng chung trong tổ chức. Đây là quá trình nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra bằng việc phối hợp nguồn lực của tổ chức. Quản trị còn là quá trình các nhà quản trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
Bản chất của quản trị
Quản trị giúp tìm ra phương thức phù hợp để công việc hiệu quả cao nhất, chi phí ít nhất. Tuy có nhiều khái niệm khác nhau về quản trị là gì nhưng bản chất của quản trị chỉ có một.
Quản trị cần ba yếu tố điều kiện cơ bản sau. Phải có chủ thể quản trị. Đó là các nhân tố tạo ra các tác động quản trị, đối tượng quản trị tiếp. Đối tượng bị quản trị phải chịu tiếp nhận sự tác động đó. Tác động có thể diễn ra một hoặc nhiều lần liên tục. Phải có mục tiêu đặt ra cho chủ thể quản trị và đối tượng. Đây là căn cứ để chủ thể tạo ra các nhân tố tác động. Chủ thể quản trị gồm một hoặc nhiều người. Đối tượng là một tổ chức, một tập thể hoặc thiết bị, máy móc. Phải có một nguồn lực. Nguồn lực giúp chủ thể quản trị khai thác trong quá trình quản trị.
Chức năng của quản trị
Khi tìm hiểu quản trị là gì, bạn sẽ được biết đến 4 chức năng cơ bản bao gồm:
(1) Hoạch định: Hoạch định bao gồm: Xác định rõ mục tiêu, phương hướng Dự thảo chương trình hành động Tạo ra các lịch trình hành động Đề ra biện pháp kiểm soát Cải tiến, phát triển tổ chức Chức năng hoạch định giúp phối hợp hoạt động giữa các nhân viên, giúp tổ chức hoạt động hiệu quả.
(2) Tổ chức: Quản trị có vai trò tổ chức. Tổ chức bao gồm: Xác lập ra sơ đồ tổ chức Mô tả nhiệm vụ của các bộ phận Xây dựng tiêu chuẩn cho từng công việc Công việc này yêu cầu cần sự phân bổ và sắp xếp nguồn nhân lực một cách hợp lý. Ngoài nhân lực, quản trị còn sắp xếp máy móc, kinh phí cho tổ chức.
(3) Lãnh đạo: Quản trị bao gồm hoạt động lãnh đạo tổ chức. Đó là tác động của các nhà quản trị với cấp dưới của mình. Lãnh đạo bao gồm: Động viên các nhân viên Lãnh đạo và chỉ huy Thiết lập quan hệ giữa nhân viên và người quản trị Thiết lập quan hệ giữa người quản trị với các tổ chức khác Nhà quản trị giao việc cho nhân viên để đạt được mục đích chung. Bằng các phương pháp quản lý riêng, nhà quản trị giám sát, giúp nhân viên làm việc hiệu quả.
(4) Kiểm soát: Quản trị là hoạt động kiểm soát. Quản trị phải cố gắng đảm bảo tổ chức đang vận hành đúng theo mục tiêu, phương hướng đề ra. Quản trị cần đưa ra được điều chỉnh cần thiết ngay khi có sự cố, sai sót xảy ra. Kiểm soát gồm: Xác định được các tiêu chuẩn kiểm tra Lên lịch trình để đi kiểm tra Công cụ để kiểm tra Đánh giá tình hình, đề ra các biện pháp sửa chữa nếu có Quản trị giúp tạo ra một hệ thống, quy trình phối hợp ăn ý để tối đa hóa năng suất, cải thiện chất lượng lao động.
Ngoài 4 chức năng trên, quản trị còn có chức năng tư duy. Bởi vì các kế hoạch và chính sách được quyết định dựa theo các tư duy này. Từ xa xưa, quản trị đã có vai trò quan trọng với toàn thể xã hội. Dù ở các cái tên khác nhau nhưng chức năng của quản trị là không thể phủ nhận. Ví dụ như công trình vĩ đại Kim Tự Tháp ở Ai Cập. Dù đã trải qua ngàn đời nhưng nó vẫn tồn tại đến tận ngày nay. Để xây dựng nên công trình mang tầm vóc thế giới này thì hẳn cần đến hoạt động quản trị. Đó là các hoạch định, các bản dự kiến công việc cần làm. Ngoài ra còn cần đến tổ chức, điều động nhân sự, vật liệu xây dựng. Dĩ nhiên không thể thiếu những người điều khiển, kiểm soát để hoàn thành đúng tiến độ công việc.
Phân biệt quản trị và quản lý
Hầu hết mọi người đều hiểu quản trị và quản lý theo nghĩa gần giống nhau. Hiện vẫn chưa có sự thống nhất hoàn toàn nào để phân biệt hai thuật ngữ trên, tuy nhiên, mỗi chức năng trên đều đóng vai trò quan trọng cho sự phát triển của một tổ chức.
Quản trị chức năng là thành lập các mục tiêu, chính sách quan trọng của các tổ chức. Còn Quản lý được hiểu là hành động hoặc chức năng của việc đưa vào thực hành các chính sách, kế hoạch đã được quyết định thực hiện bởi người quản trị.
Về đối tượng: Quản lý là quản lý công việc. Quản trị là quản trị con người.
Về bản chất: Chức năng của quản trị là đưa ra quyết định. Quản trị thành lập ra mục tiêu, chính sách cho tổ chức. Chức năng của quản lý là thi hành. Quản lý là hành động để thực hành chính sách đã được quyết định bởi quản trị.
Về quá trình: Quản lý quyết định ai, như thế nào? Quản trị quyết định trả lời cho câu hỏi cái gì và bao giờ?
Về cấp bậc: Quản trị là cấp cao nhất, Quản lý là hoạt động cấp trung
Về chức năng: Quản lý có chức năng thi hành. Người quản lý hoàn thành công việc của mình dưới sự giám sát nhất định. Chức năng quan trọng nhất của quản lý là thúc đẩy và kiểm soát nhân viên. Quản trị có chức năng tư duy.Các kế hoạch và chính sách được quyết định dựa theo các tư duy. Chức năng quan trọng nhất của quản trị là lập kế hoạch.
Về mức độ ảnh hưởng: Các quyết định quản lý đưa ra bị ảnh hưởng bởi quyết định, quan điểm của nhà quản lý Quản trị đưa ra quyết định bị ảnh hưởng bởi cộng đồng, chính phủ, phong tục…
Về tổ chức: Quản trị thường thấy ở các cơ quan chính phủ, quân sự, tôn giáo, giáo dục, doanh nghiệp Quản lý thường thấy ở các doanh nghiệp.
Về các vấn đề xử lý: Quản trị thường xử lý các khía cạnh kinh doanh, chẳng hạn như tài chính. Nó là một hệ thống các tổ chức có hiệu quả để quản trị con người và nguồn lực.
Quản trị giúp cho nhân viên nỗ lực đạt được các mục tiêu chung. Quản trị phải kết hợp cả lãnh đạo và tầm nhìn.
Quản lý là một tập hợp con của chính quyền. Quản lý xử lý các vấn đề về hoạt động, vận hành của một tổ chức. Dù là quản lý hay quản trị thì đều cần tuân thủ theo nguyên tắc, quy định, phương pháp, luật lệ và các quy chế nhất định. Đây đều là công việc mang tính khoa học.
Những nội dung cần có trong công tác quản trị
Chủ thể quản trị
Chủ thể quản trị là những nhân tố tạo ra tác động đến quản trị và đối tượng quản trị. Đối tượng bị quản trị sẽ phải chịu tác động đến từ chủ thể quản trị, có thể diễn ra một lần hoặc nhiều lần liên tục.
Mục tiêu đặt ra
Cần phải có mục tiêu đặt ra cho cả chủ thể quản trị và đối tượng quản trị. Đây sẽ được coi là căn cứ để chủ thể đưa ra những tác động đến đối tượng bị quản trị. Đối tượng bị quản trị ở đây có thể là tổ chức hoặc tập thể cấp thấp hay các thiết bị máy móc.
Có nguồn lực
Nguồn lực quản trị ở đây có thể là nhân lực, vật lực hoặc các yếu tố khác. Việc chuẩn bị đầy đủ nguồn lực sẽ giúp chủ thể quản trị khai thác hiệu quả hơn trong công tác quản trị.
Chức năng của quản trị
Chức năng hoạch định
Chức năng hoạch định bao gồm các nội dung về:
Xác định mục tiêu và phương hướng hoạt động
Đưa ra dự thảo các chương trình hành động dựa trên mục tiêu đã đề ra
Tạo ra lịch trình hành động cụ thể
Đề ra những biện pháp kiểm soát
Cải thiện và nâng cao hoạt động tổ chức
Chức năng hoạch định giúp cho các thành viên trong tổ chức phối hợp nhịp nhàng với nhau theo các phần việc đã được phân công, từ đó giúp công tác quản trị đạt hiệu quả cao.
Chức năng tổ chức
Thiết lập sơ đồ tổ chức
Mô tả nhiệm vụ của từng bộ phận
Xây dựng tiêu chuẩn cho từng công việc
Nhà quản trị cần phải phân bổ và sắp xếp nguồn nhân lực hợp lý để đảm bảo công việc. Bên cạnh đó còn phải biết tính toán sắp xếp vận hành máy móc và kinh phí khi thực hiện công tác quản trị này.
Chức năng lãnh đạo
Động viên tinh thần nhân viên trong tổ chức
Thực hiện công việc lãnh đạo và chỉ huy các bộ phận
Thiết lập mối quan hệ hòa hợp giữa nhân viên và người quản trị
Thiết lập mối quan hệ giữa nhà quản trị và các tổ chức khác trong doanh nghiệp
Để đạt được mục tiêu chung, nhà quản trị cần phải có chính sách dùng nguồn nhân lực hợp lý, thông qua việc sử dụng những phương pháp quản lý riêng, cách quan sát và phân công nhiệm vụ riêng. Đây là điều kiện cơ bản để nhận biết một nhà quản trị có tầm nhìn.
Chức năng kiểm soát
Đề ra các tiêu chuẩn kiểm tra
Lên lịch trình và công cụ kiểm tra công việc
Đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ và đề ra các biện pháp sửa chữa nếu có.
Công tác quản trị nhằm cố gắng đảm bảo sự vận hành của tổ chức theo đúng mục tiêu và phương hướng đã đề ra. Trong trường hợp phát hiện ra sai sót cần đưa ra những biện pháp điều chỉnh cần thiết.
Vai trò của quản trị
Vai trò đại diện
Với quyền hạn của mình, nhà quản trị là người đại diện cho tổ chức và thực hiện nhiều chức năng để phát huy vai trò đại diện của mình. Vai trò này bao gồm cả tính hành chính cũng như mang tính khuyến khích, cổ vũ lòng người, nhưng nhìn chung đều liên quan đến mối quan hệ giữa người với người.
Trong một vài trường hợp, sự có mặt và tham gia của nhà quản trị là nguyên tắc bắt buộc để ký kết những văn bản quan trọng, đồng thời, nhà quản trị cũng chính là người chủ trì các cuộc họp, những sự kiện quan trọng trong doanh nghiệp để phát huy vai trò người đại diện của mình.
Nhà quản trị giữ vai trò là người lãnh đạo, là đầu tàu dẫn dắt nhân viên thực hiện các công việc, nhiệm vụ của doanh nghiệp. Phạm vi lãnh đạo của nhà quản trị rất rộng, bao gồm từ việc tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ, đánh giá, khen thưởng và cả việc cho dừng hợp đồng lao động.
Vai trò lãnh đạo của nhà quản trị
Nhà quản trị không nhất thiết phải trực tiếp tham gia vào những công việc cụ thể, nhưng phải là người biết nhìn người và giao việc cho đúng, phân công công việc và giám sát, theo dõi tiến độ, kết quả công việc để có chính sách điều chỉnh quản trị phù hợp. Bên cạnh đó, nhà quản trị còn là người động viên, khuyến khích nhân viên của mình để tiếp thêm động lực, ghi nhận sự cố gắng của nhân viên để họ tiếp tục cống hiến nhiều hơn cho doanh nghiệp.
Vai trò người kết nối
Không chỉ giữ vai trò lãnh đạo và là cầu nối giữa các nhân viên, bộ phận trong công ty, nhà quản trị còn là người thiết lập và duy trì mối quan hệ với các cá nhân, tập thể, cơ quan bên ngoài doanh nghiệp.
Vai trò kết nối của nhà quản trị
Vai trò kết nối, liên lạc cũng là một trong những vai trò quan trọng, then chốt của người đứng đầu. Kết nối và liên lạc với các cơ quan, tổ chức bên ngoài, duy trì những mối quan hệ hợp tác sẽ đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.
Vai trò quyết định
Mọi quyết định quan trọng của doanh nghiệp đều phải được nhà quản trị thông qua và phê duyệt. Việc quyết định những vấn đề quan trọng của doanh nghiệp sẽ tạo nên sự điều hành đồng nhất, liên tục đối với việc sử dụng và phân bổ nguồn lực.
Việc giữ vai trò quyết định trong tất cả các vấn đề quan trọng sẽ đảm bảo cho các quyết định đó không bị mâu thuẫn, trái ngược mà bổ sung, phối hợp cho nhau, đảm bảo phát huy hiệu quả và tính đúng đắn của các quyết định.Nếu vai trò này bị phân tán thì có thể dẫn đến những quyết định quản trị không ăn khớp và sự không thống nhất trong chiến lược.
Quản trị với doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, việc phân biệt áp dụng được hai khái niệm này càng trở nên quan trọng, nó liên quan trực tiếp đến “sức khỏe” doanh nghiệp. Quản trị doanh nghiệp tốt là nền tảng cho sự phát triển lâu dài của các doanh nghiệp lớn. Ngược lại, quản trị không tốt thường dẫn đến những hậu quả xấu, thậm chí phá sản công ty.
Quản trị doanh nghiệp là mô hình cân bằng và kiềm chế quyền lực giữa các bên liên quan của công ty, nhằm vào sự phát triển dài hạn của công ty.
Quản trị doanh nghiệp là mô hình cân bằng và kiềm chế quyền lực giữa các bên liên quan của công ty, nhằm vào sự phát triển dài hạn của công ty.
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khối doanh nghiệp cả về số lượng và quy mô, đặc biệt là sự hình thành các công ty lớn ở Việt Nam hiện nay, Quản trị doanh nghiệp, công cụ giúp tách biệt giữa sở hữu và quản lý, đang ngày càng thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp và các nhà xây dựng pháp luật về doanh nghiệp.
Quản trị doanh nghiệp là một hệ thống các thiết chế, chính sách, luật lệ nhằm định hướng, vận hành và kiểm soát công ty. Quản trị doanh nghiệp cũng bao hàm mối quan hệ giữa nhiều bên, không chỉ trong nội bộ công ty như các cổ đông (đối với Công ty cổ phần)/thành viên góp vốn (đối với Công ty TNHH), Ban giám đốc điều hành, Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên; mà còn những bên có lợi ích liên quan bên ngoài công ty: cơ quan quản lý nhà nước, các đối tác kinh doanh và cả môi trường, cộng đồng, xã hội.
Quản trị kinh doanh là điều hành quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp do ban giám đốc thực hiện. Quản trị doanh nghiệp là một quá trình giám sát và kiểm soát được thực hiện để bảo đảm cho việc thực thi quản trị kinh doanh phù hợp với lợi ích của các cổ đông/thành viên góp vốn.
Quản trị doanh nghiệp ở nghĩa rộng còn hướng đến đảm bảo quyền lợi của những người liên quan (stakeholders) không chỉ là cổ đông mà còn bao gồm cả các nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, môi trường và các cơ quan nhà nước. Việc thiếu cái nhìn dài hạn và thiếu minh bạch thông tin trong doanh nghiệp đều là những nguyên nhân khiến cho quản trị trở nên yếu kém tại các công ty.
Quản trị doanh nghiệp được đặt trên cơ sở của sự tách biệt giữa quản lý và sở hữu doanh nghiệp. Công ty/doanh nghiệp là của chủ sở hữu, nhưng để công ty tồn tại và phát triển phải có sự dẫn dắt của Hội đồng quản trị/thành viên góp vốn, sự điều hành của Ban giám đốc và sự đóng góp của người lao động, mà những người này không phải lúc nào cũng có chung ý chí và quyền lợi. Rõ ràng, cần phải có một cơ chế để điều hành và kiểm soát để nhà đầu tư, cổ đông có thể kiểm soát việc điều hành công ty nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
Quản trị doanh nghiệp tập trung xử lý các vấn đề thường phát sinh trong mối quan hệ ủy quyền (principal-agent) trong công ty, ngăn ngừa, hạn chế những người quản lý lạm dụng quyền và nhiệm vụ được giao sử dụng tài sản, cơ hội kinh doanh của công ty phục vụ cho lợi ích riêng của bản thân hoặc của người khác hoặc làm thất thoát nguồn lực do công ty kiểm soát.
Các quy định của quản trị doanh nghiệp chủ yếu liên quan đến Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên, các thành viên Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên và Ban giám đốc, chứ không liên quan đến việc điều hành công việc hàng ngày của công ty. Quản trị doanh nghiệp tốt sẽ có tác dụng làm cho các quyết định và hành động của Ban giám đốc thể hiện đúng ý chí và đảm bảo lợi ích của nhà đầu tư, cổ đông và những người có lợi ích liên quan.
Nói ngắn gọn: Quản trị doanh nghiệp là mô hình cân bằng và kiềm chế quyền lực giữa các bên liên quan của công ty, nhằm vào sự phát triển dài hạn của công ty. Bên cạnh đó, mặc dù về cơ bản chúng ta đã ban hành đầy đủ các văn bản pháp quy về quản trị doanh nghiệp, song khi triển khai, các văn bản dưới luật còn nhiều khái niệm chưa được cụ thể hóa, còn chung chung…
Bài viết trên đã giải đáp giúp bạn câu hỏi quản trị là gì và những vấn đề khác liên quan đến quản trị, hy vọng có thể giúp ích được cho bạn. Quản trị đóng vai trò hết sức quan trọng trong một tổ chức vì vậy đầu tư cho quản trị là một việc vô cùng cần thiết. Hy vọng bài viết trên có thể giúp ích được cho bạn trong công việc của mình.
