Lead time là gì? Nếu bạn là một người có sự yêu thích và đam mê kinh doanh thì khái niệm này có lẽ không còn quá lạ. Lead time là một khái niệm có ý nghĩa lớn ở thời đại kinh doanh công nghệ với sự cạnh tranh gay gắt của vô số đối thủ với nhau.
Kinh doanh luôn phải tạo ra lợi nhuận cao mới có thể duy trì sự hoạt động của công ty. Mà một trong những điều quan trọng để làm được điều đó là giảm thời gian sản xuất (Lead time) xuống mức thấp nhất có thể nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm, đáp ứng số lượng nhu cầu của khách hàng. Vậy Lead time là gì? Vai trò cũng như những yếu tố ảnh hưởng đến Lead time là gì? Chúng ta cùng tìm hiểu về điều đó, để bạn có chút kinh nghiệm nào đó cho đam mê kinh doanh của mình sau này.
Lead time là gì? Hay production lead time là gì?
Lead time trong tiếng Anh là thời gian sản xuất, thường chúng ta cũng gọi là Production lead time.
Thời gian sản xuất là khoảng thời gian trôi qua kể từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc một quy trình.
Trong kinh doanh lead time có thể hiểu là: Thời gian từ khi đơn hàng được lên thành công đến khi được chuyển giao cho khách hàng.
Là thời gian chờ hàng, thời gian từ lúc thiết kế đến khi sản xuất thực tế, thời gian thu gom hàng, thời gian đưa vào sản xuất, thời gian thực hiện giao hàng.
Tóm lại thời gian sản xuất là thời gian để hoàn tất đơn hàng kể từ khi nhận đơn đặt hàng từ khách.
Các hình thức của Lead time
– Order Lead time: khoảng thời gian tính từ lúc khách đặt hàng cho đến khi khách nhận được sản phẩm hoàn thiện.
– Shipping Lead time và manufacturing lead time: là khoảng thời gian được tính từ lúc khách đặt hàng cho đến khi sản phẩm được hoàn thiện và sẵn sàng vận chuyển.
– Delivery Lead time: thời gian cần để thiết kế sản phẩm hoàn thiện cho đến khi nó được hoàn thành giao cho khách hàng.
– Procurement Lead time: khoảng thời gian để tìm kiếm được nguồn nguyên liệu thô hoặc các mặt hàng cơ bản để sẵn sàng tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh.
Vai trò của Lead time trong kinh doanh
Thời gian sản xuất (Lead time) là căn cứ để mỗi doanh nghiệp xem xét, nghiên cứu để kiểm soát được chuỗi cung ứng sản phẩm trên thị trường hợp lí.
Thời gian sản xuất ảnh hưởng đến quá trình bán hàng và sản xuất nên căn cứ vào đó để có những cách giảm thời gian sản xuất xuống để tăng năng xuất và doanh thu.
Các công ty xem xét thời gian sản xuất trong việc sản xuất, quản lí chuỗi cung ứng và quản lí dự án trong các giai đoạn. Bằng cách so sánh kết quả với mục tiêu, điểm chuẩn được thiết lập trước đó, để họ có thể xác định bộ phận, từng khâu hay nơi thiếu hiệu quả.
Dựa vào lead time nhanh hay chậm khi làm một sản phẩm của đơn hàng nào đó để dự trù thử việc đạt được mục tiêu như yêu cầu, hay dự định ban đầu hay không, để từ đó điều chỉnh hợp lí.
Dựa vào lead time nhanh hay chậm người ta sẽ xem xét lại cả quy trình sản xuất xem ở đâu làm cho thời gian sản xuất chậm, cần cải tiến chỗ nào, cần những biện pháp nào để rút gọn thời gian sản xuất.
Những yếu tố tác động đến thời gian sản xuất (lead time)
– Quản lý hàng tồn kho: việc quản lý hàng tồn kho sẽ giúp căn cứ vào đó mà sắp xếp lên lịch duy trì lịch sản xuất đều đặn của một đơn hàng về một hay nhiều sản phẩm nào đó để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
Với mục đích là tránh được việc hết hàng tồn, hàng dự trữ trong kho, không có sẵn để phòng ngừa khi nhu cầu của khách tăng thêm. Hay có trường hợp là việc sản xuất bị dừng lại nếu có xảy ra việc sản phẩm bị đánh giá thấp trong lượng hàng tồn kho cần thiết hoặc tình trạng dư ra khi không có đặt hàng bổ sung hay các nhà cung cấp không thể bổ sung nguyên liệu ngay lập tức.
Quản lí sẽ cho biết mặc hàng nào còn ít, còn nhiều có đáp ứng đủ cho người tiêu dùng hay không, cần phải tăng tốc sản xuất hay không, ảnh hưởng rất lớn đến lead time.
– Quy trình sản xuất: là một yếu tố tác động trực tiếp đến thời gian hoàn thành sản phẩm lead time. Bởi lẽ nếu trong quy trình sản xuất đó có vấn đề ví dụ như về nguồn nhân lực, làm chậm một trong các bước nằm trong quy trình sản xuất sẽ làm cho thời gian sản xuất chậm và ngược lại. Quy trình quá rườm rà cần bớt khâu nào đó để thời gian hoàn thành sớm hơn.
– Các vấn đề vận chuyển cũng có thể trì hoãn việc giao hàng ở các bộ phận cần thiết, tạm dừng hoặc làm chậm sản xuất và giảm sản lượng và lợi tức đầu tư.
Sử dụng, tận dụng các bộ phận nguồn và lao động địa phương để có thể rút ngắn thời gian sản xuất và tốc độ sản xuất, hoặc các tổ hợp phụ bên ngoài có thể tiết kiệm thêm thời gian.
Giảm thời gian sản xuất cho phép các công ty, doanh nghiệp tăng sản lượng trong thời gian có nhu cầu cao (nguy cơ cháy hàng). Sản xuất nhanh hơn sẽ tăng doanh số, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách sẽ tạo sự hài lòng với khách hàng tất nhiên là tăng lợi nhuận của công ty.
Phân biệt Lead time và Cycle time
Lead time là thước đo khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp. Là thời gian cần để hoàn thành đơn đặt hàng, nghĩa là thời gian từ khi bắt đầu nhận đơn hàng đến khi hàng được giao đến khách hàng.
Cycle time là năng lực của doanh nghiệp, chu kỳ sản xuất ở đây là khoảng thời gian khi bắt đầu sản xuất đến khi hoàn thành một sản phẩm sẵn sàng để giao.
Thời gian sản xuất (Lead time) và thời gian chu trình (Cycle time) có ảnh hưởng đến năng suất rất lớn, nếu hai yếu tố này được cải thiện, khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng về sản lượng sản phẩm cũng sẽ được cải thiện.
Cấu hình thời gian hoàn thành
Cấu hình thời gian hoàn thành (Lead times) là việc lên kế hoạch tính toán và giao hẹn với các đối tác hoặc khách hàng khác nhau về thời gian sẽ hoàn thành việc giao hàng đó.
Cấu hình thời gian hoàn thành (Lead time) như sau:
Đối với sản phẩm
Thời gian hoàn thành đối với nhà cung cấp là thời gian cần thiết để nhà cung cấp giao sản phẩm cho khách.
Bạn có thể chọn sản phẩm, thêm nhiều nhà cung cấp khác nhau, thời gian hoàn thành việc giao hàng cũng sẽ khác nhau tùy thuộc vào mỗi nhà cung cấp.
Ở đây lịch trình ngày giao hàng sẽ được tính từ Ngày đặt mua hàng cộng với Thời gian hoàn thành giao hàng (Delivery Lead Time).
Đối với khách hàng
Thời gian hoàn thành đối với khách hàng là thời gian cần thiết để hàng được chuyển từ kho đến tay khách hàng.
Thời gian hoàn thành này có thể được thiết lập cho từng sản phẩm. Việc này rất đơn giản chỉ cần chọn sản phẩm, doanh nghiệp vào trang bán hàng của họ chọn thời gian mà thôi.
Thời gian hoàn thành của việc sản xuất
Thời gian hoàn thành của việc sản xuất (Lead time) là thời gian cần thiết để sản xuất sản phẩm.
Đối với công ty
Ở cấp độ công ty, cấu hình Ngày dự phòng (Security days) để ứng phó với sự chậm trễ. Nhằm để đảm bảo cho công ty chắc chắn thực hiện được các cam kết với khách hàng.
Số ngày dự phòng đối với việc bán hàng
Số ngày dự phòng đối với việc bán hàng là số ngày dự phòng để đảm bảo bạn có thể giao hàng cho khách hàng đúng hạn theo cam kết.
Số ngày dự phòng đối với việc mua hàng
Số ngày dự phòng đối với việc mua hàng là sai số cho thời gian hoàn thành của các nhà cung cấp. Khi hệ thống tạo ra các đơn mua hàng để yêu cầu cung ứng mua sản phẩm, các đơn này sẽ được lên lịch trình sớm hơn nhiều ngày trước đó để đối phó với sự chậm trễ nếu có của các nhà cung cấp.
Đối với lộ trình
Việc vận chuyển nội bộ sản phẩm xuất phát từ yêu cầu điều chuyển hàng tồn kho ảnh hưởng đến việc tính lịch trình.
Đối với đơn đặt hàng
Ngày yêu cầu (Requested date) là ngày khách hàng chọn để giao sản phẩm đến cho họ, cho phép khách hàng lựa chọn ngày yêu cầu rồi nhập ngày vào bảng thông tin khác của đơn đặt hàng.
Vì sao cần rút ngắn Lead time?
Chỉ cần rút ngắn được thời gian sản xuất (lead time) là năng suất sẽ tăng, kèm theo đó là doanh thu tăng vọt.
Rút ngắn thời gian sản xuất, tiết kiệm được chi phí, tạo ra sản phẩm chất lượng nhưng chi phí thấp sẽ đưa ra thị trường một sản phẩm có mức giá hợp lý. Đó là cách dễ dàng nhất để chúng ta cạnh tranh với những đối tác khác.
Lead time chính là thông số thể hiện khả năng đáp ứng của Doanh nghiệp với khách hàng.
Làm thế nào để bạn có thể rút ngắn lead time?
Để rút ngắn Lead time bạn sẽ phải tính toán cân nhắc từng yếu tố ảnh hưởng đến thời gian sản xuất: quy trình sản xuất thì xem xét rút ngắn thời gian bằng cách tận dụng các nguồn lực địa phương; quá trình vận chuyển thì chọn hình thức vận chuyển nhanh, uy tín; quá trình cung ứng nguyên liệu chọn nhà cung ứng,….
Thời gian sản xuất như là yếu tố tạo nên lợi nhuận cho Doanh nghiệp, vận dụng mọi điều kiện như sử dụng lao động sẵn có, đào tạo lao động chuyên nghiệp mọi khâu có thể dễ dàng điều chuyển lao động không cần mất thời gian tìm kiếm, kéo dài thời gian sản xuất. Hiệu quả là hướng tới một năng suất lớn, giá thành chi phí cho quá trình sản xuất phải ít đi, lợi nhuận cao hơn cho Doanh nghiệp. Sự cạnh tranh giá cả cũng một phần bắt nguồn từ đây.
Khi mà Lead time hay Cycle time đước rút gọn thì chắc chắn Doanh nghiệp đó sẽ không bao giờ bị cạnh tranh lại. Việc tìm cách giảm hay rút gọn lead time phải đảm bảo chất lượng sản phẩm không thay đổi. Không phải chỉ vì muốn có lợi nhuận cao mà vội vàng làm qua loa, đem tới cho khách hàng những gì không tốt nó chỉ sẽ làm phản tác dụng.
Lead time là quá trình, bao gồm nhiều giai đoạn và chu kỳ sản xuất ghép lại với nhau để hoàn thành đơn hàng, vì vậy Doanh nghiệp cần lường trước một mức thời gian để dư ra. Đảm bảo cho những hợp đồng kí kết hoàn thiện, không có tình trạng ko kịp giao hàng cho bên đối tác hay khách hàng. Lúc đó nếu có xảy ra trục trặc gì thì cũng nằm trong khoảng thời gian cho phép là vài ngày với hợp đồng nhỏ, hay vài tháng với hợp đồng lớn tất cả được thỏa thuận trước ở hai bên rồi. Lead time lúc này giúp cho nhà cung cấp cũng như bên khách hàng có nhu cầu dự đoán, tính toán khả năng cung cấp cũng như đáp ứng tốt nhất có thể.
Trong thời đại minh doanh với sự cạnh tranh rất lớn như thế này thì việc bạn cần biết và hiểu rõ những điểm sẽ giúp bạn tạo ưu thế cạnh tranh với đối thủ chính là tăng năng suất đồng nghĩa tiết kiệm thời gian, trong đó có Lead time. Với những ai chưa biết về khái niệm này thì giờ có thể dễ dàng có được cái thông tin tổng quan cần thiết rồi. Và nếu có ý định kinh doanh và đam mê kinh doanh thì tôi tin rằng bạn sẽ nhìn nhận được một điều gì mới mẻ cho con đường đi với sự ganh đua cùng đối thủ sau này tốt nhất.
