KPI là gì? Làm thế nào để có một KPI hiệu quả? Các loại KPI, công cụ xây dựng KPIs. Làm sao để xây dựng thang đo KPI hiệu quả và phù hợp nhất? Lafactoriaweb xin mời bạn cùng theo dõi chi tiết bài viết dưới đây.
KPI là gì? – Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc
KPI là một chỉ số dùng để đo lường, đánh giá thực hiện công việc của mỗi nhân viên, cá nhân và toàn doanh nghiệp. KPI chính là viết tắt của Key Performance Indicator – chỉ số đánh giá thực hiện công việc.
Quy trình xây dựng và triển khai hệ thống KPI cho doanh nghiệp như thế nào?
Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs
Có 2 phương pháp chính:
– Các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó; trong đó đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPIs tuân thủ đúng các nguyên tắc trên.
Theo phương pháp này, người xây dựng KPIs thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Bộ phận/Phòng/Ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPIs cho các cấp dưới.
Ưu điểm: các chỉ số KPIs sẽ có tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
Nhược điểm của phương pháp này: nếu phòng ban tự đặt mục tiêu thì thường sẽ có tình trạng thiếu khách quan, đặt mục tiêu quá thấp. Lời khuyên là nếu sử dụng phương pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của đội ngũ nhân sự và đội ngũ quản lý cấp cao.
– Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho phòng/ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.
Bước 2: Xác định các chỉ số KPIs
Yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPIs là việc phải đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của phòng ban, doanh nghiệp. Việc này có thể được minh họa qua mô hình dưới đây:
Sau khi đã thống nhất được KPI với phần mục tiêu của phòng ban, doanh nghiệp, bước tiếp theo, bạn cần ứng dụng những tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc:
S – Specific: Mục tiêu cụ thể
M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
R – Relevant: Mục tiêu thực tế
T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể
Nếu các chỉ số KPIs xây dựng không đạt được tiêu chí SMART, nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá nói riêng mà còn gây hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị tổ chức nói chung.
Nếu mục tiêu không đạt được tiêu chí cụ thể (Specific) thì người lao động không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.
Các chỉ số không đo lường được (Measurable) thì kết quả thực hiện công việc sẽ không có ý nghĩa
Các chỉ số KPIs nếu không thể đạt được (Achievable) hay không thực tế (Realistic) thì mục tiêu xây dựng quá xa vời, nhân viên không thể đạt được dù đã cố gắng hết mình. Điều này ảnh hưởng đến tâm lý, gây mệt mỏi, chán nản và thiếu động lực làm việc.
Các chỉ số KPIs không có hạn định cụ thể (Time-bound) khiến người lao động không biết công việc này phải làm trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành; gây ra tình trạng khó kiểm soát chính việc họ đang làm.
Ngoài ra, lưu ý là các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPIs sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động cụ thể của nhân viên và KPIs chung của phòng ban. Ví dụ: KPIs có thể được sử dụng để đo các khu vực như: đơn vị bán hàng, lợi nhuận trên mỗi mặt hàng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, khách hàng giới thiệu, doanh thu nhân viên,…
Ngay cả những vai trò có vẻ như không đóng góp cho sự phát triển tài chính của doanh nghiệp cũng cần có KPI phù hợp với mục tiêu và tương lai của doanh nghiệp. Ví dụ: KPI cho bộ phận kỹ thuật là nâng cao chất lượng đường truyền internet.
Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI
Sau khi đã xác định được KPIs cho phòng ban và từng vị trí công việc trong doanh nghiệp, đã đến lúc áp dụng nó vào trong việc quản trị, cả nhân sự và năng suất.
Bởi các KPIs đã được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường, nên chắc chắn đã có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI. Nhìn chung, mọi đầu công việc, KPI đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau:
Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.
Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung HOẶC/VÀ tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.
Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng, chẳn hạn như: A: 50%; B: 30% và C: 20%
Để đánh giá mức độ hoàn thành của một nhân viên A có bộ 3 KPI bao gồm cả A, B và C; trong đó KPI C có 2 KPI con, thì ta có thể sử dụng bản công thức như dưới đây:
Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng
Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.
Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPIs hoặc do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau.
Thông thường, sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc định kỳ cuối mỗi kỳ đánh giá. Việc đánh giá nên được khách quan và toàn diện bằng cách kết hợp ý kiến của cả sếp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân nhân viên.
Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI
KPIs có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian.
Ban đầu, hãy xem xét các KPIs vừa được lập để đảm bảo rằng các số liệu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.
Xây dựng KPI – tự xây dựng hay thuê tư vấn?
KPI là Hệ thống Chỉ số Kết quả Trọng yếu – để giúp doanh nghiệp triển khai chiến lược thông qua Bảng điểm cân bằng và quản lý hiệu suất doanh nghiệp, nhân viên. Rất nhiều doanh nghiệp triển khai chỉ số KPI trong những năm qua, kể cả tự làm hay thuê tư vấn.
Ưu, nhược điểm của tự xây dựng KPI
Ưu điểm
Không tốn thêm chi phí
Hiểu rõ vấn đề của doanh nghiệp
Đỡ bị phản đối khi áp dụng
Nhược điểm
Phương pháp luận có thể không chuẩn xác, dẫn đến quá trình làm không bài bản
Dễ bị ảnh hưởng bởi kinh nghiệm hoặc góc nhìn cá nhân
Thiếu kinh nghiệm triển khai
Thiếu công cụ theo dõi, đánh giá
Ưu, nhược điểm của thuê tư vấn xây dựng KPI
Ưu điểm
Tư vấn tốt có cách tiếp cận về mô hình doanh nghiệp bài bản, đỡ thiên lệch
Kinh nghiệm triển khai ở nhiều doanh nghiệp khác nhau
Phương pháp quản lý dự án và quản lý thay đổi
Có thể đi kèm phần mềm quản lý KPI, dễ theo dõi và triển khai
Nhược điểm
Tốn chi phí
Cần thời gian tìm hiểu doanh nghiệp
Dễ bị phản đối do đến từ bên ngoài
Các chỉ số KPI có thể thuộc nhiều loại khác nhau.
KPI tập trung đầu vào đầu ra – Output
Đối với những nhân viên nhân sự hay quản lý nhân viên trong công ty, đây là chỉ số KPI khá quen thuộc và quan trọng. KPI này giúp đánh giá kết quả làm việc của nhân viên một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, nhược điểm của loại KPI này lại là không hiểu rõ quá trình làm việc của nhân viên, nên không thể biết được điểm mạnh, yếu của nhân viên để có thể có những biện pháp khắc phục cũng như phát triển.
KPI hành vi – Behavior
Không như KPI output, KPI hành vi sẽ thích hợp hơn để đánh giá đối với các vị trí mà đầu ra khó lượng hóa. Thay vì đánh giá bằng kết quả cuối cùng, KPI hành vi tập trung vào những biểu hiện, thái độ trong quá trình làm việc như: Tích cực, tỉ mỉ, cẩn thận… Đây sẽ là những tiêu chuẩn trong hệ thống KPI hành vi nhằm đảm bảo đầu ra tại vị trí làm việc.
KPI năng lực – Competencies
Đây là một hệ thống KPI khá hiệu quả để đánh giá nhân viên. KPI này sẽ tập trung vào những gì họ tạo ra trong suốt quá trình làm việc, những gì họ chưa đạt được, những ưu, nhược điểm của từng nhân viên là gì… Từ đó, nhà quản lý, cấp trên có thể theo dõi và đưa ra giải pháp, cũng như biện pháp cải thiện để gia tăng năng suất lao động, làm việc của nhân viên.
Ưu điểm & nhược điểm chung của chỉ số KPI là gì?
Ưu điểm của KPI là gì?
KPI mang lại cái nhìn nhanh chóng về một mục tiêu cụ thể trong một dự án hay hoạt động của doanh nghiệp;
KPI thường dưới định dạng con số cụ thể, định lượng, đi kèm dữ liệu, do đó giúp nhà quản lý dễ dàng đọc hiểu và quyết định định hướng hành động;
KPI giúp thành tích của cá nhân hoặc tập thể trở nên trực quan. Theo đó, bộ phận nhân sự sẽ dễ dàng triển khai những chương trình khen ngợi, thưởng, tuyên dương, để động viên, nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên
KPI trở thành những mục tiêu SMART, giúp tập thể có các “đích đến” chung để có thể phấn đấu, tránh các mâu thuẫn và sự thiếu nhất quán trong quá trình triển khai công việc.
Nhược điểm của KPI là gì?
Khi triển khai xây dựng, do nhiều lý do, các chỉ số KPI không đáp ứng tiêu chí SMART có thể sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình và hiệu quả quản lý nhân sự của doanh nghiệp;
KPI nếu được xác định rõ ràng, cụ thể và hợp lý sẽ gây ra ảnh hưởng tiêu cực, có thể là tâm lý hoang mang hoặc chán nản ở nhân viên. Tình trạng này dễ dàng dẫn đến hệ quả thiếu gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp;
KPI mơ hồ, không có tính đo lường sẽ khiến nhân viên lạc lối và mất ý chí phấn đấu trong quá trình thực hiện;
KPI xây dựng thiếu chính xác, quá “lạc quan” sẽ trở thành những chỉ số vượt vượt quá tầm với, thiếu thực tế. Theo đó, nhân viên sẽ rơi vào tình trạng chán nản và mất động lực vì sau thời gian nỗ lực thực hiện hết mình vẫn không thể đạt được KPI. Đây là một tình trạng nguy hiểm, dễ dàng dẫn tới nguy cơ đánh mất nguồn lực con người quý giá trong doanh nghiệp;
KPI không quy định thời hạn hoàn thành cũng dẫn tới các rủi ro. Khi không quy định thời hạn hoàn thành, đích đến thời gian sẽ bị để mở. Mơ hồ trong thời đoạn và đích đến thời gian cũng tạo ra tâm lý chán nản và giảm tinh thần làm việc của nhân viên;
KPI phải thay đổi linh hoạt theo những mục tiêu của doanh nghiệp. KPI không thể đứng im qua những thời đoạn phát triển khác nhau của doanh nghiệp. Điều này có thể dẫn đến hiệu suất kém, có xu hướng suy giảm hoặc vượt khỏi tầm tay của nguồn lực nhân sự.
Các loại Chỉ số KPI
KPI chiến lược
KPI chiến lược là các chỉ tiêu KPI được gắn với các mục tiêu chiến lược như lợi nhuận, doanh thu, thị phần, thương hiệu. Những chỉ tiêu này tác động trực tiếp đến sự sống còn và hỗ trợ thực hiện chiến lược của công ty.
Ví dụ:
Chỉ tiêu KPI chiến lược – Doanh thu với số kế hoạch (mục tiêu) = 100 tỷ/năm.
KPI chiến lược đảm bảo công ty có doanh thu để có lợi nhuận và thị phần tốt. Nếu không đạt được chỉ tiêu này, công ty không đảm bảo được lợi nhuận, có thể mất thị phần vào tay đối thủ khác và lâu dài sẽ không đạt được mục tiêu trở thành công ty top 10 của thị trường.
KPI chiến thuật
KPI chiến thuật là các chỉ tiêu gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật, tức là những hoạt động cụ thể nhằm đạt đến mục tiêu chiến lược.
Ví dụ:
Để có được doanh thu 100 tỷ/năm, công ty cần có 500 khách hàng ký hợp đồng với giá trị hợp đồng trung bình 200 triệu/năm. Để có 500 khách hàng ký hợp đồng, công ty cần có khoảng 10.000 khách hàng tiếp cận. Như vậy, Phòng Marketing cần đảm bảo tạo ra 10.000 khách hàng tiếp cận qua các kênh Website, Fanpage.
KPI chiến thuật – Số lượng khách hàng tiếp cận với số kế hoạch (mục tiêu) = 10.000 khách hàng/năm. Chỉ tiêu này được giao cho Phòng Marketing.
Chỉ tiêu này có thể lại được tách nhỏ hơn thành những chỉ tiêu cụ thể để giao cho các thành viên phụ trách chức năng/công việc tương ứng. Ví dụ, 6000 khách hàng tiếp cận qua website, 4000 khách hàng tiếp cận qua Fanpage.
Từ đó, KPI chiến lược có thể coi là các chỉ tiêu ở cấp công ty, và có thể được phân bổ cho các thành viên Ban giám đốc hoặc xuống các phòng ban. Các trưởng phòng, ban sẽ phân tích các chỉ tiêu này thành các chỉ tiêu cụ thể hơn ở cấp chiến thuật – hay cấp phòng ban và giao cho các thành viên có trách nhiệm tương ứng.
Tại sao không thể đạt KPI hoặc đạt KPI nhưng việc kinh doanh không cải thiện?
Vậy nếu có lúc nào bạn thấy trong tổ chức của mình có tình trạng là các KPIs chiến thuật đều được đạt được nhưng các KPIs chiến lược lại không thì nó có thể đến từ một số lý do:
– KPI chiến thuật hiện tại được thiết lập không có đóng góp vào việc đạt được các KPI chiến lược. Ví dụ: đặt KPI là chỉ số bounce rate của website, trong khi đó chỉ số này vốn không nói lên được gì và cũng không gắn kết được nó với KPI chiến lược là tạo ra đơn hàng. Lý do thì nhiều: bounce rate là chỉ số hay bị sai bởi các công cụ đo lường, bounce rate là một vanity metric không nói lên được vấn đề gì hay đơn thuần việc người dùng mua hàng hay không không liên quan gì bounce rate.
– KPI chiến thuật nếu đặt không đúng đôi lúc không những không có đóng góp gì cho việc đạt được KPI chiến lược mà thậm chí còn gây khó khăn cản trở. Ví dụ: đặt KPI là số like page quá cao sẽ khiến các bạn social executive làm nhiều biện pháp để đạt được mục tiêu đó như clickbait, câu like với nội dung không phù hợp nhằm tăng số lượng like cho đủ chỉ tiêu. Nhưng những người like fanpage lại là những người không có hứng thú với các nội dung khác của page và do đó vô hình chung làm giảm lượng tương tác và ảnh hưởng tới hoạt động social chung về sau.
– KPI chiến thuật đặt ra mà đạt được hết (mà còn vượt xa hạn mức) thì cái đó chưa chắc đã là tốt, mà có thể là bạn đặt mục tiêu quá dễ dàng và đánh giá mục tiêu không chính xác và do đó không đủ để giúp đạt được KPI chiến lược.
Còn nếu KPI chiến thuật bạn đặt ra mà không đạt được và kém quá xa thì có thể bạn đang đối đầu với các vấn đề:
– KPI chiến thuật được đặt ra quá tham vọng xa rời thực tế nên không thể đạt được. KPI ngoài mục đích để đo lường hiệu quả nó còn có thể hoạt động như một tác nhân có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến tâm lý nhân viên của bạn. Bạn sẽ không muốn họ cảm thấy quanh nắm suốt tháng không đạt được chỉ tiêu và làm việc kém hiệu quả?
– Đội ngũ nhân viên của bạn yếu, không đủ khả năng đạt được KPI chiến thuật bạn đặt ra. Lúc này bạn cần coi lại cấu trúc team, các công việc mà họ đang thực hiện cũng như quy trình tuyển người từ đầu vào.
Vậy quan trọng nhất chính là KPI chiến thuật được đặt ra cho người thực thi phải thực sự phù hợp và bám sát với KPI chiến lược. Các KPI này khi hoàn thành và đạt được phải tác động một cách tích cực và giúp doanh nghiệp, tổ chức đến gần hơn mục tiêu kinh doanh được đề ra.
Làm thế nào để tạo được các KPI phù hợp nhất?
Chọn KPI liên quan trực tiếp đến mục tiêu doanh nghiệp
Ví dụ, KPI có thể liên quan đến mục tiêu gia tăng doanh số bán hàng, cải thiện ROI (return on investment) cho các hoạt động marketing hay cải thiện hoạt động chăm sóc khách hàng.
Mark Hayes, giám đốc truyền thông của Shopify trong cuốn sách “32 Key Performance Indicators of Ecommerce” (tạm dịch: 32 KPIs cho thương mại điện tử) đã đưa ra một số ví dụ cho việc gắn KPI với mục tiêu thương mại điện tử thường thấy:
Mục tiêu 1: Tăng 10% sale trong quý tiếp theo. Các KPIs bao gồm số lượng bán ra hàng ngày, tỷ lệ chuyển đổi, lượng truy cập vào website
Mục tiêu 2: Tăng tỷ lệ chuyển đổi 2% trong năm tới. KPIs bao gồm tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ hủy bỏ giỏ hàng, xu hướng tỷ lệ liên kết giao hàng, xu hướng cạnh tranh giá.
Mục tiêu 3: Tăng lượng truy cập site thêm 20% trong năm tới. KPI bao gồm lượng truy cập website, nguồn truy cập, lượng chia sẻ trên mạng xã hội, tỷ lệ thoát trang.
Mục tiêu 4: Giảm một nửa các cuộc gọi mang tính tiêu cực đến bộ phận chăm sóc khách hàng. KPIs bao gồm: thỏa mãn dịch vụ gọi, nhận diện ra trang mà khách hàng vừa ghé thăm trước khi thực hiện cuộc gọi, sự kiện gây ra cuộc gọi.
Chỉ nên tập trung vào các chỉ tiêu chính
Bạn nên biết rằng so với việc chọn cả tá chỉ tiêu để đo lường và báo cáo, bạn chỉ nên tập trung vào một vài chỉ tiêu chính. Vậy bao nhiêu là đủ?
Mọi công ty, nền công nghiệp hay mô hình kinh doanh đều khác nhau, vì vậy rất khó để chỉ ra được một số lượng chính xác KPI doanh nghiệp nên có. Mặc dù dựa trên một vài câu chuyện từ các doanh nghiệp bạn nên đưa ra từ 4 đến 10 KPI cho doanh nghiệp của mình.
Xem xét giai đoạn tăng trưởng của công ty
Ở những giai đoạn đầu của công ty, các công ty thường chú trọng vào những chỉ tiêu giúp thẩm định lại tính đúng đắn của mô hình kinh doanh phải kể đến các feedbacks chất lượng, sự nhận thức thương hiệu của khách hàng, hoạt động lắng nghe khách hàng …, trong khi đó, các công ty đã và đang trong giai đoạn mở rộng lại chú trọng nhiều hơn vào các chỉ số như giá trị trọn đời của khách hàng (CLV – Customer Lifetime Value) hay số lượng khách hàng được chúng ta nỗ lực kéo về …
Xác định cả chỉ số trong quá khứ và chỉ số ước đoán
Trong khi các chỉ số trong quá khứ đo lường những kết quả đã hoàn thành như tổng số lượt bán hàng tháng trước, hay số lượng cuộc gọi chăm sóc khách hàng đã thực hiện trong quý vừa rồi đều là các ví dụ cho những chỉ số quá khứ, thì chỉ số ước đoán đo lường đầu vào, tiến trình hoặc một mục tiêu được phỏng đoán sẽ đạt được trong tương lai.
Thường thì các doanh nghiệp sẽ tập trung nhiều vào các chỉ số trong quá khứ, lí do rất dễ hiểu vì các chỉ số này có sẵn trên hệ thống, khiến cho họ dễ dàng hơn trong việc yêu cầu những số liệu này. Thế nhưng có một sự thật rằng chỉ số trong tương lai được biết đến như một trong những nhân tố lèo lái doanh nghiệp của bạn vì chúng thường xuất hiện trước cả các xu hướng.
Vì vậy để xác định KPI ( Chỉ tiêu đo lường hiệu suất) doanh nghiệp cần xác định được cả các chỉ số trong quá khứ và chỉ số ước đoán để hiểu rõ hơn về doanh nghiệp của mình.
Cuối cùng
Người làm chỉ tiêu phải hiểu được rằng KPI của từng ngành, từng mô hình kinh doanh đều có sự khác biệt. Vì vậy, người điều hành doanh nghiệp và các đơn vị xây dựng bộ KPI cho doanh nghiệp cần đặt ra những chỉ tiêu phù hợp với tình trạng hiện tại của doanh nghiệp mình cũng như hiểu về công ty và ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp mình.
Các loại KPI
Tùy thuộc vào mục đích và mục tiêu của công ty, bạn có thể đề ra và theo dõi KPI theo những cách khác nhau, lựa chọn đúng KPI ngay từ thời điểm ban đầu là điều rất cần thiết để có được thông tin hữu ích và là bàn đạp hiệu quả cho hoạt động của công ty bạn, mỗi bộ phận kinh doanh nên có cho riêng mình thước đo KPI khác nhau vì tất cả đều có các nhiệm vụ và mục đích khác nhau.
Có năm loại KPI chính:
KPI kinh doanh
KPI tài chính
KPI bán hàng
KPI tiếp thị
KPI quản lý dự án
KPI kinh doanh
KPI kinh doanh giúp đo lường sự thành công của các mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi các chỉ số kinh doanh các công ty có thể điều hướng giữa các quy trình kinh doanh quan trọng và xác định các lĩnh vực tăng trưởng chậm.
Ví dụ phổ biến về KPI kinh doanh:
Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu
Tỷ lệ tăng tỷ lệ mua lại thị phần tương đối
Chia sẻ lợi nhuận trên vốn cổ phần
KPI tài chính
KPI tài chính thường được giám sát bởi lãnh đạo của tổ chức và bộ phận tài chính, chỉ số tài chính cho thấy công ty đang hoạt động tốt như thế nào về phương diện tạo ra doanh thu và lợi nhuận.
Ví dụ về KPI tài chính:
MRR (Doanh thu định kỳ hàng tháng)
Biên độ lợi nhuận
Dòng tiền hoạt động (OCF)
Vốn lưu động
Tỉ lệ hiện tại
Biến động ngân sách
KPI bán hàng
KPI bán hàng là các giá trị đo lường được sử dụng bởi đội ngũ bán hàng để theo dõi sự khả năng đạt được mục tiêu và mục đích chính từ việc bán hàng, số liệu bán hàng giúp theo dõi kết quả hàng tháng và đạt được tăng trưởng doanh thu bền vững.
Một vài KPI doanh thu phổ biến:
Bán hàng hàng tháng
Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng
Chi phí mỗi lần mua
Chào hàng đủ điều kiện kinh doanh (SQL)
Giá trị tuổi thọ của khách hàng (LTV)
KPI bán hàng có thể được theo dõi trên một bảng điều khiển bán hàng.
KPI tiếp thị
Các KPI tiếp thị giúp các đội ngũ tiếp thị theo dõi khả năng thành công của họ trên tất cả các kênh tiếp thị, cho phép họ có được một cái nhìn tổng quan nhanh về số liệu tiếp thị từ đó cho thấy đội ngũ tiếp thị hoạt động tốt như thế nào trong việc giành được khách hàng tiềm năng mới.
Ví dụ về KPI tiếp thị:
Số lượt truy cập website
Chi phí mỗi lần mua
Điều kiện tiếp thị (MQL)
Điểm quảng cáo
Tỷ lệ chuyển đổi
KPI quản lý dự án
KPI quản lý dự án được các nhà quản lý dự án sử dụng để theo dõi tiến độ của dự án và phần trăm đạt được các mục tiêu đã đề ra, các công ty hay tổ chức sử dụng số liệu dự án này để xác định các dự án có khả thành công và khả năng đáp ứng yêu cầu vào những thời điểm quan trọng.
KPI quản lý dự án phổ biến:
Giá trị theo kế hoạch (PV)
Chi phí thực tế (AC)
Giá trị thu được (EV)
Biến động chi phí (CV)
Sự khác biệt lịch biểu (SV)
KPI cấp cao và KPI cấp thấp
KPI cấp cao chứng minh hiệu suất tổng thể của công ty, ví dụ về KPI cấp cao bao gồm: Tăng trưởng hàng năm, Doanh thu định kỳ hàng năm (ARR) và Thị phần phân bổ khách hàng. Các cá nhân đơn lẻ không ảnh hưởng đến các chỉ số hiệu suất này vì đây được coi là kết quả của việc làm việc theo nhóm trên nhiều phòng ban.
KPI cấp thấp cho thấy hiệu suất của các phòng ban hoặc cá nhân cụ thể, các chỉ số kinh doanh cấp thấp gắn liền với công việc hàng ngày của mọi người cho từng phòng ban.
Tại sao KPI’s lại quan trọng?
1. Đo lường mục tiêu của bạn
Mặc dù KPI có thể dễ dàng bị nhầm lẫn là mục tiêu của công ty hoặc chính là mục tiêu chính, nhưng chúng chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu. Ví dụ, nếu mục tiêu của công ty của bạn là thu được một số tiền nhất định từ việc bán những mặt hàng đắt tiền mỗi tháng, KPI của bạn sẽ chỉ cho bạn cách nhanh nhất hay chậm nhất để bạn có thể đạt được những mục tiêu này.
Một hệ thống KPI trong trường hợp này có thể chỉ ra rằng đội ngũ bán hàng của bạn chỉ tạo ra 20% doanh số kỳ vọng mà công ty của bạn đã thiết lập như là một tiêu chuẩn. Với vai trò là một người quản lý trong tình huống này, bạn ngay lập tức phải giúp đội ngũ bán hàng của bạn nhận thức rõ về tiến triển và lý do không đạt được doanh số mong muốn.
Khi bạn có thể để đo lường các mục tiêu của bạn theo cách này, nó mang lại cho bạn cơ hội để nhìn thấy bạn đang sai ở đâu và sau đó đưa ra quyết định có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của bạn nhanh hơn.
Đây được cho là lý do quan trọng nhất tại sao KPIs nên được sử dụng và cách sử dụng quan trọng nhất của một KPI.
2. Tạo ra môi trường học hỏi
Bằng cách có thể đo lường các mục tiêu sử dụng KPI có thể tạo ra một bầu không khí học tập trong công ty của bạn. Theo nghiên cứu của Root Cause, các dữ liệu được tạo ra bằng cách đo lường các chỉ số của KPI có thể tạo ra nhiều cuộc hội thoại quan trọng ở nơi làm việc.
Khi bạn nhận thấy một điểm không thuận lợi trên KPI, bạn có cơ hội để nói chuyện với các cá nhân hoặc nhóm cụ thể liên quan tới KPI. Đây là một cơ hội tuyệt vời để bạn có thể giảng giải cho các nhân viên làm thế nào để làm những việc khác nhau và thực hiện tốt hơn để đạt được mục tiêu đề ra.
Ngoài ra, bạn có thể phân tích xem các thiết lập KPIs là một đo lường hiệu quả, và ngược lại, sửa đổi cần thiết nếu các nhân viên cảm thấy rằng các mục tiêu không thực tế để đáp ứng.
3. Tiếp nhận các thông tin quan trọng
KPI có thể cung cấp cung cấp bức ảnh tổng quan trực tiếp về hiệu suất tổng thể của công ty bạn. Khi bạn đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của bạn nhằm “đánh bại” đối thủ cạnh tranh của bạn.
Các dữ liệu thời gian thực mà KPIs cung cấp có thể cho phép bạn thực hiện điều chỉnh hệ thống để bạn không còn làm thay đổi rầm rộ vào cuối mỗi tháng để đạt được mục tiêu của bạn.
Một vài công ty sử dụng KPI để đo lường như thế nào họ đang đạt tiêu chuẩn nhất định có thể không tác động trực tiếp đến kinh doanh hoặc lợi nhuận của họ. Ví dụ, bảo vệ môi trường có thể là một ưu tiên cho doanh nghiệp của bạn và điều này có thể là một cái gì đó giúp nâng cao uy tín của công ty bạn trong thời buổi áp lực chính trị ngày càng gia tăng. Để cho thấy rằng bạn đang xem đây là vấn đề nghiêm trọng, bạn có thể công bố KPI lên trên trang web của bạn, giống như các công ty dược phẩm toàn cầu đang làm, như Pfizer.
Trên trang web chính thức của mình, Pfizer tuyên bố rằng họ cam kết tăng cường an toàn và bảo vệ môi trường, cũng như là minh bạch thông qua các báo cáo. Pfizer nói rằng nó sẽ thực hiện điều này bằng cách đo hiệu quả của nó, thiết lập các mục tiêu tiến độ, và công khai tiết lộ những nỗ lực của mình. Họ kết luận rằng:
“Chúng tôi sử dụng các KPI để đo lường và báo cáo tính hiệu quả toàn cầu của chúng tôi ra bên ngoài. Sự tập trung mạnh mẽ của chúng tôi về dữ liệu đo lường và giám sát EHS (môi trường, sức khỏe và an toàn) hiệu suất cho phép chúng tôi để làm nổi bật những thành công và xác định các chương trình cải tiến liên tục.”
Ở đây bạn thấy rằng việc giám sát các KPIs giúp cho Pfizer có được những thông tin quan trọng giúp họ đánh giá sự tiến bộ nội bộ.
4. Khuyến khích tinh thần trách nhiệm
Nếu không sự tiết lộ từ số liệu thống kê quan trọng hiệu suất của KPI, bạn có thể gặp phải các nguy cơ từ việc ra quyết định không chính xác về các nhân viên trong quá trình đánh giá. Bạn có thể giả định rằng một nhân viên hoạt động kém vì anh ta/cô ấy có vấn đề đúng giờ hoặc cảm thấy có sự thiếu gắn bó với công ty, nhưng bạn không có bằng chứng định lượng. Một KPI có thể cho thấy rằng đánh giá của bạn là không chính xác và cảm nhận “hiệu năng kém” có thể cho ra những kết quả thống kê thuận lợi và mang lại kết quả tốt.
Ngược lại, nhân viên hiệu năng kém khó có thể chối cãi trường hợp của họ, nếu thống kê KPI của họ cho thấy không thuận lợi.
Về cơ bản, KPIs khuyến khích tinh thần trách nhiệm cho cả người lao động (nếu họ không thực hiện) và người sử dụng lao động (nếu KPIs được coi là không thể truy cập).
5. Nâng cao nhuệ khí
Động lực làm việc của nhân viên và sự hài lòng công việc cực kỳ quan trọng để nâng cao hiệu suất và văn hóa công ty. Nó thường có thể khó khăn để thúc đẩy nhóm của bạn khi mà mục tiêu đề ra chỉ có thể đạt được một lần một quý hoặc một năm một lần.
Nhân viên của bạn có thể cảm thấy khá bổ ích và có động lực khi nhận được báo cáo tích cực mà đáp ứng được các tiêu chí nhất định của KPI theo từng thời điểm. Các kết quả thường mang tính thời điểm. Nó tạo ra một cảm giác về kiên định và khiến họ tập trung vào việc đạt đượccác mục tiêu của KPI.
Hãng phát triển phần mềm Viewpoint Construction Software củng cố thêm quan điểm này bằng cách nhấn mạnh tầm quan trọng của một chiến lược hiệu quả KPI hướng về phía sự hài lòng của nhân viên. Họ nói rằng nếu bạn đã có một cuộc khảo sát một cách chuyên nghiệp ngành và phù hợp với tiêu chuẩn ngành cho các nhân viên của công ty bạn, bạn có thể sẽ thấy rằng hầu hết các quản lý chỉ sử dụng khoảng 60% khả năng của nhóm. Đó là số liệu chỉ trích nặng nè đối với các nhà lãnh đạo có tính tạo động lực nhất.
Một hệ thống KPI tốt sẽ cải thiện kết quả thống kê bằng cân bằng vai trò lãnh đạo của bạn với hiệu suất của nhóm mình. Họ có thể sử dụng thông tin này để theo dõi công việc và tiến bộ của nhân viên, thảo luận để tìm ra, cung cấp thông tin phản hồi, và cuối cùng là tăng sự hài lòng của công việc là mục tiêu sắp tới cần được đáp ứng.
Template mẫu để lên KPI
Dưới đây là chia sẻ một mẫu template để giúp việc suy nghĩ và định hướng lên chiến lược và chiến thuật + các KPI dễ dàng hơn. Bonus thêm 75 KPI chuẩn mực hay được dùng bởi các tập đoàn từ đánh giá hiệu quả tài chính, nhân lực, marketing cho đến hoạt động.
Xem tại đây
Trên đây là toàn bộ tổng hợp kiến thức chi tiết nhất về KPI là gì? Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi.
