Scan là một thuật ngữ thông dụng được nhắc đến rất nhiều đặc biệt là ở giới văn phòng. Tuy vậy vẫn có rất nhiều người chưa biết được scan là gì và cách sử dụng máy scan như thế nào. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cụ thể những vấn đề trên.
Scan là gì?
Scan là một trong những cách phổ biến mà người dùng thông qua việc quét lại các giấy tờ bản cứng để lưu lại thành các file hình ảnh trên máy tính, điện thoại.
Scan là việc chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Scan có hoạt động trái ngược so với máy in và máy photocopy khi chuyển các giấy tờ bản cứng sang các file (tệp tin, tài liệu) “ảo” trên máy tính.
Bản Scan Là Gì?
Bản scan là bản in màu trên giấy có nội dung phù hợp với mục đích của người in. Nội dung được chỉnh sửa bằng các phần mềm chỉnh sửa ảnh. Ảnh dùng để chỉnh sửa thường là các văn bản của cá nhân, tổ chức và thường có dấu đỏ và chữ ký.
Giấy Scan Là Gì?
Giấy scan là một công cụ hỗ trợ việc tạo ra các bản in với yêu cầu độ chính xác và độ nét không quá cao. giấy scan thường được dùng cho các bản vẽ trong xây dựng, các tác phẩm nghệ thuật đặc sắc, phong bì cưới, thiệp và giấy mời.
Scan Ảnh Là Gì?
Scan ảnh là quét hình ảnh trên giấy bằng quang học của máy scan. Ánh sáng được phát ra sẽ ghi nhận hình ảnh rồi lưu trữ dưới dạng ảnh kỹ thuật số và được lưu trữ trong một thiết bị như máy vi tính, người ta gọi đó là scan ảnh.
Scan tài liệu là gì?
Để biến những văn bản, tài liệu trên giấy thành những file lưu vào máy tính cho gọn và dễ tìm, người ta sẽ thực hiện số hóa tài liệu này là quét thành những file PDF dễ dàng sử dụng, di chuyển. Từ đó bạn không còn lo lắng về việc mỗi lần di chuyển phải mang theo rất nhiều tài liệu bên người.
Máy scan là gì?
Máy scan (hay còn gọi là máy scanner, máy quét) là thiết bị ngoại vi của máy tính. Máy scan là một thiết bị “chụp ảnh” từ các bản in ảnh, áp phích, trang tạp chí,…để chuyển đổi thành dạng thông tin kỹ thuật số.
Máy scanner gồm nhiều loại như scan hình phẳng, cầm tay, nạp liệu, scan trắng đen hoặc scan màu…Máy scanner thường đi kèm với phần mềm, chẳng hạn như Photoshop của Adobe, cho phép thay đổi kích thước và sửa đổi hình ảnh đã được chụp.
Máy scan rất hữu ích để tạo hình ảnh kỹ thuật số có độ phân giải cao từ văn bản hoặc hình ảnh. Sau đó, bạn có thể gửi bản sao kỹ thuật số này cho người khác qua mạng.
Nguyên lý hoạt động
Ánh sáng từ nguồn sáng chiếu vào vật được quét, nội dung của vật được quét sẽ được phản xạ từ ánh sáng qua hệ thống quang tới phần tử ánh sáng, sau đó chuyển sang bộ chuyển đổi đặc biệt, chuyển thông tin thành kỹ thuật số.
Thông tin được truyền đến máy tính thông qua bộ điều khiển sau khi được chuyển đổi.
Lịch sử máy scan
Năm 1857, khi thiết bị có tên pantelohraf được phát minh. Nhà vật lý người Đức Arthur Korn đã nhận được bằng sáng chế về công nghệ quét quang điện, trở thành nền tảng của máy fax, Scan hiện đại.
Công dụng của Scan
Đến đây, bạn đã biết được máy scan là gì. Vậy tiếp theo hãy tìm hiểu về công dụng của nó nhé!
Tiết kiệm không gian văn phòng
Chiếc máy scan vô cùng tiện ích này có kích thước nhỏ gọn chỉ chiếm một góc bàn nhỏ, không làm hạn chế không gian văn phòng.
Ngoài ra, có một số máy in có chức năng Scan, copy giúp chúng ta chỉ cần một máy cho nhiều công việc.
Lưu trữ tài liệu quan trọng
Phương thức lưu trữ tài liệu truyền thống thường dễ thất lạc, đặc biệt là những tài liệu lâu năm. Thông qua máy scan các tài liệu đều được số hóa và lưu trữ dễ dàng trên máy và khi tìm kiếm lại rất tiết kiệm thời gian.
Độ bảo mật thông tin an toàn, tuyệt đối
Sau khi lưu trữ thông tin cần scan lên máy (dạng file PDF) bạn có thể cài đặt mã truy cập giúp tài liệu được bảo mật an toàn. Chỉ những người được cấp quyền truy cập mới có thể đọc được tài liệu. Việc tài liệu bị sao chép, đánh cấp cũng được hạn chế tối đa.
Dễ dàng tìm kiếm tài liệu
Việc chuyển tài liệu giấy sang những file lưu trữ trên máy sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp theo từng loại khác nhau, dựa vào công cụ lọc để có thể tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đơn giản.
Tài liệu sau khi scan có thể chia sẻ qua email, đám mây hoặc các ứng dụng bên thứ ba điều đó giúp bạn dễ dàng truy cập tài liệu từ xa ở bất cứ nơi nào. Vì vậy dù bạn không có ở công ty vẫn có thể lấy được tài liệu mà không phiền bất kỳ ai.
Cải thiện hiệu suất làm việc
Với phương pháp lưu trữ truyền thống sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm tài liệu và khiến nhân viên mệt mỏi. Máy scan giúp tài liệu được lưu trữ linh hoạt hơn. Công việc tìm kiếm nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho nhân viên để có thể xử lý những công việc khác.
Khôi phục tài liệu bị mất
Trong những trường hợp bất cập khiến tài liệu của bạn bị mất, việc scan tài liệu và cẩn thận lưu trên những ứng dụng lưu trữ (đám mây, Google Drive,…) giúp bạn khôi phục lại những dữ liệu cần thiết một cách nhanh chóng.
Sự khác biệt của máy scan và máy photocopy
Máy scan và máy photocopy hoạt động theo cách tương tự nhau, nhưng sản phẩm tạo ra của chúng lại khác nhau. Máy photocopy chuyển tài liệu lên giấy và có thể sao chép số lượng lớn cùng lúc mà không phải đi qua máy tính. Máy scan tạo ra các phiên bản kỹ thuật số của tài liệu trên máy tính. Máy scan chuyển đổi tài liệu sang định dạng kỹ thuật số, chúng không có khay đầu ra, hệ thống mực in và khả năng in ấn.
Các bước scan giấy tờ bằng máy scan
Bước 1: Đặt tài liệu vào máy scan
Sau khi kết nối máy tính vào máy scan, bạn hãy úp tài liệu cần scan vào mặt kính theo đúng vị trí đánh dấu trên máy.
Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan
Bạn hãy mở phần mềm scan để điều chỉnh scan tài liệu theo mong muốn . Sau đó, nhấn nút scan trên phần mềm hoặc trực tiếp trên máy scan.
Sau khi tài liệu được scan xong trên phần mềm sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn chỉnh sửa khác như điều chỉnh xoay ảnh. Khi lưu bạn có thể lưu theo định dạng file mình mong muốn hoặc mặc định.
Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu
Sau khi tài liệu được scan xong, bạn có thể sử dụng một số chương trình chỉnh sửa (Adobe Acrobat) để chuyển đổi file dưới dạng PDF. Ngoài ra, bạn có thể khắc phục hình ảnh như độ sáng, độ nhòe, rõ nét,…
Hướng dẫn scan tài liệu ở máy đa năng HP, canon, Brother từ máy tính.
Đặt tài liệu vào mặt gương hoặc khay ADF: Đặt đúng chiều giấy cần scan, dọc hoặc ngang tùy mục đích lưu trữ thuận tiện. Góc giấy cần phải đặt vuông góc và sát với mặt kính ADF để đảm bảo chiều scan đúng và vuông vức, ngay ngắn.
Trên máy tính, chọn Control Panel -> Devices and Printers.
Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in đa năng, chọn Start scan.
Nếu tài liệu có nhiều hơn 1 mặt thì bạn cần: Chọn biểu tượng “dấu +” để thêm một bản scan vào file.
Các loại máy scan phổ biến nhất hiện nay
Máy scan hình phẳng (Flatbed)
Đây là loại máy thông dụng với cơ chế vận hành gần giống máy photocopy. Máy này mang đến hình ảnh có chất lượng cao nhất thêm cả tính năng quét phim. Tính năng này giúp chuyển hình ảnh từ phim sang dạng số.
Máy scan di động
Như tên gọi, máy được thiết kế nhỏ gọn thuận tiện mang đi công tác. Cấu tạo tương tự máy scan hình phẳng. Hạn chế của máy là phải scan từng tờ, không có hệ thống nạp giấy tự động.
Máy quét hình nạp giấy
Máy có khả năng tự động nạp giấy từng trang như máy in, phù hợp với nhu cầu quét nhiều trang tài liệu rời. Hạn chế lớn nhất là không thể quét được tài liệu đã đóng thành quyển.
Máy scan ADF
Đây là loại máy được yêu thích nhất hiện tại bởi sự tiện lợi và nhỏ gọn của nó.
Máy scan Book
Loại máy này cho hình ảnh rõ nét đến 2mm nhờ áp dụng công nghệ SEETM.
Máy quét hình 3 chiều
Loại máy này có khả năng quét vật thể 3 chiều nên thường để tạo các mô hình 3D. Máy thường dành để thiết kế đồ họa, in ấn, sản xuất phim,…
Máy quét hình đa chức năng
Máy được tích hợp khả năng quét/ in đa chức năng. Vừa có thể quét hình máy còn có stheer in trắng đen hoặc in màu.
Qua bài viết trên, chúng tôi hy vọng bạn có thể hiểu được scan là gì và nên chọn loại máy scan nào cho mình. Scan rất tiện lợi, bạn nên sở hữu một chiếc máy để phục vụ tốt cho công việc của mình nhé!
