Proposal là một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với quá trình hợp tác của các doanh nghiệp với nhau. Những dự án liên kết không thể thiếu đi proposal. Một bản proposal sẽ mang lại cho doanh nghiệp của bạn những kết quả vô cùng bất ngờ. Vậy proposal là gì? Tại sao nó lại quan trọng đến thế? Và cả cách viết một bản proposal đúng chuẩn thì như thế nào? Cùng La Factoria Web tìm hiểu những thông tin sau.
Proposal là gì?
Proposal được hiểu là bản đề xuất. Đây là bản tài liệu ghi chép được sử dụng trong marketing để truyền đạt những thông tin về dự án tới khách hàng, như những ý tưởng chiến lược, hình ảnh, ngân sách, thời gian thực hiện, ghi chú, các điều khoản hợp đồng, và một số những thông tin có liên quan khác liên quan đến dự án, công trình mong muốn thực hiện.
Proposal được ra đời và được thiết kế nhằm đáp ứng hiệu quả chiến lược kinh doanh của khách hàng, thuyết phục đối tượng khách hàng tiềm năng sẽ sử dụng dịch vụ marketing của doanh nghiệp, agency. Chính vì những yếu tố này mà proposal đóng một vai trò vô cùng quan trọng, là cầu nối giữa agency và khách hàng, giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp… quyết định việc hợp tác lâu dài giữa hai bên.
Một chút thông tin khác, proposal trong tiếng Anh còn có nghĩa là cầu hôn, đính hôn nên bạn cần chú ý. Bài viết này chúng ta nói về proposal là đề xuất.
Cấu trúc của Proposal
Để có thể viết nên một bản Proposal hoàn chỉnh thì điều đầu tiên bạn cần phải biết đó chính là nắm được cấu trúc. Cấu trúc proposal là cái sườn để bạn phát triển ý tưởng cũng như xây dựng nên một bản proposal đúng mục đích, đi đúng hướng. Cấu trúc của Proposal như sau:
Giới thiệu
- Tên dự án/chương trình và hình thức của nó (Ví dụ: Ra mắt sản phẩm, hội chợ, hội thảo, triển lãm, họp báo…)
- Giới thiệu bạn ai và tại sao bạn gửi proposal này, thành viên tham gia dự án, người chịu trách nhiệm chính…
- Nêu rõ những gì bạn muốn người đọc làm tiếp theo.
- Khung nội dung chương trình.
- Cung cấp đầy thông tin liên hệ.
- Trên cùng của proposal bạn nên tạo một cái Title page ngắn gọn về tên của cái proposal.
Đặt khách hàng là trung tâm
Đây chính là phần tạo sự khác biệt giữa hàng trăm hàng nghìn bản proposal, là điều tạo nên sự thành công của Proposal. Trong phần này, mục tiêu của bạn là chứng minh công ty bạn hiểu những gì khách hàng tiềm năng cần và muốn.
- Nêu lý do tại sao thực hiện chương trình.
- Lợi ích của các bên tham gia.
- Thời gian và địa điểm.
- Liệt kê khung thời gian chương trình diễn ra và địa điểm tổ chức.
Đề xuất của bạn với khách hàng
Khi đã mô tả về nhu cầu và những gì khách hàng quan tâm, phần tiếp theo là mô tả về sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn. Phần này bạn mô tả chính xác những gì bạn đề xuất làm cho dự án. Đây được xem là phần quan trọng nhất của Proposal.
Bạn phải đưa ra 1 ý tưởng (concept) dựa trên phần customer insight sao cho chính xác và phù hợp với nhãn hàng và triển khai nó thành các đề xuất cụ thể.
- Concept: Chính là linh hồn dành cho tất cả các hoạt động sẽ được diễn ra trong chương trình. Vì mọi thứ từ hình ảnh, nội dung chương trình, các hoạt động đều sẽ hướng về concept mà bạn đặt ra.
- Kịch bản chương trình: Ở phần này sẽ liệt kê chi tiết trong chương trình gồm những phần nào và thời gian bắt đầu cho đến khi kết thúc của mỗi phần có trong đó. Ngoài ra, những nhân sự sẽ phụ trách phần nào trong chương trình cũng sẽ được liệt kê ở phần này.
- Kế hoạch truyền thông, bao gồm: Sử dụng các loại ấn phẩm truyền thông nào và chúng sẽ được đặt ở đâu, khoảng thời gian nào…
Với những proposal đơn giản, bạn chỉ cần trình bày gọn trong một trang về các giải pháp và một list tóm tắt về bảng giá. Tuy nhiên, với proposal dài hơn, bạn có thể để các nội dung riêng như là : Options, Packages, Research, Subcontractors, Teamwork, Venues, Sales Plan, Marketing Plan, Promotion, Advertising, Demographics, Publicity, Packaging, Branding development..tất cả tùy vào dự án.
Kinh nghiệm chuyên môn của công ty bạn
Phần này bao gồm tất cả các thông tin mà bạn có sẽ thuyết phục khách hàng tiềm năng rằng bạn là lựa chọn tốt nhất để thực hiện dự án của họ. Nội dung thường bao gồm:
- Giới thiệu lịch sử Công ty, quá trình hoạt động và phát triển như thế nào, thời điểm phát triển mạnh mẽ nhất…
- Các thành viên, Nhân sự, hoặc các Team…
- Mô tả kinh nghiệm liên quan hoặc danh sách khách hàng bạn đã thực hiện công việc tương tự.
- Danh sách các dự án thành công mà công ty bạn đã thực hiện, liệt kê những dự án nổi bật nhất. Chú ý là hãy chọn một yếu tố chính, nổi bật nhất để đánh mạnh vào, gây ân tượng với khách hàng.
- Phản hồi tích cực từ những khách hàng cũ
- Cái giải thưởng, đặc biệt Chứng chỉ đào tạo, hoặc các chứng thực từ khách hàng hài lòng.
Vai trò của proposal
– Proposal là 1 sợi dây liên kết giữa chúng ta với khách hàng. Proposal thể hiện được khả năng của bản thân, còn khách hàng sẽ hình dùng được con đường đi đến sự thành công.
– Tạo một nền tảng dựa trên niềm tin. Định vị bản thân như một chuyên gia tạo sự tin tưởng vào mối quan hệ khách hàng – marketers.
– Làm cho mình nổi bật so với các đối thủ cạnh tranh. Đề xuất nêu chi tiết những gì độc đáo về doanh nghiệp của bạn khiến khách hàng chọn bạn thay vì đối thủ cạnh tranh.
– Truyền đạt sản phẩm và dịch vụ của bạn một cách rõ ràng. Mục đích công việc của bạn giới thiệu mọi thứ bạn có thể làm và cung cấp cho các khách hàng tiềm năng.
Có 3 sai lầm thường gặp trong proposal
Proposal không thu hút khách hàng
Nếu như bản đề xuất của bạn không thể giữ được sự quan tâm của khách hàng tiềm năng thì họ sẽ không dành thời gian để suy nghĩ thêm về bạn. Bất kỳ mối quan hệ kinh doanh tiềm năng nào đều dễ “chết yểu” trước khi nó thực sự bắt đầu.
Những khách hàng không có quá nhiều thời gian để chú ý những điều không liên quan cho nên bạn cần chọn lọc thông tin phù hợp, nhắm đúng mục tiêu mà khách hàng muốn hướng tới để viết trong proposal.
Thật không may, hầu hết các đề xuất tiếp thị thường tham lam nội dung dẫn đến các chi tiết thừa thãi. Điều này khiến khách hàng có xu hướng loại bỏ hẳn đề xuất của bạn. Khi gặp một proposal không thu hút sự chú ý của họ ngay lập tức họ sẽ nhanh chóng quên nó và chuyển sang đề xuất tiếp theo.
Không chú ý đến nhu cầu khách hàng mà chỉ tập trung vào công ty của bạn
Nói về các kỹ năng, giải thưởng của bạn, và những thành tựu trong quá khứ là một nỗ lực hấp dẫn để gây ấn tượng với khách hàng. Nhưng nó thường là thứ cuối cùng nên xuất hiện cho nhiều đề xuất tiếp thị.
Vậy nên hãy thừa nhận về nhu cầu riêng của khách hàng.Nếu các nhà tiếp thị thậm chí không thể truyền đạt cho khách hàng rằng họ hiểu tình hình của khách hàng trong đề xuất của họ, làm cách nào họ có thể làm điều đó cho khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp?
Các đề xuất tập trung hoàn toàn vào thông tin và chuyên môn của nhà cung cấp dịch vụ làm cho khách hàng cảm thấy như họ đang nhận được những nội dung thiếu xác thực và có vẻ chẳng liên quan tới họ. Những proposal thành công bao giờ cũng phải trả lời câu hỏi cơ bản về tâm trí của mọi khách hàng: Tôi được lợi gì với đề xuất này?
Cấu trúc đề xuất tiếp thị và trình bày các vấn đề
Ngay cả với tất cả các thông tin phù hợp, các đề xuất tiếp thị sẽ không thu hút và thuyết phục khách hàng chất lượng trừ khi thông tin đó được trình bày một cách rõ ràng, hợp lý.
Để có thể giúp khách hàng doanh nghiệp phát triển công việc kinh doanh của họ, các marketer cũng cần dành thời gian để trả lời các câu hỏi như:
- Tôi nên nói gì về đề xuất của mình?
- Tôi nên bỏ đi những gì?
- Làm thế nào để buộc tất cả mọi thứ lại với nhau theo cách có ý nghĩa?
Hiểu được câu trả lời cho những câu hỏi đó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và hạn chế sự thất vọng của đối tác. Nó sẽ giúp sắp xếp gọn ghẽ các đề xuất của bạn và cùng lúc làm cho chúng có sức thuyết phục hơn.
Lập kế hoạch viết proposal
Lên kế hoạch cho proposal quan trọng và cần thực hiện theo những bước sau:
Xác định đối tượng
Bạn cần chắc chắn rằng bạn nghĩ về khách hàng của bạn và những gì họ có thể đã biết hoặc chưa biết về chủ đề của bạn trước khi bạn bắt đầu viết. Điều này sẽ giúp bạn tập trung ý tưởng của bạn và trình bày chúng theo cách hiệu quả nhất.
Đó là một chiến lược tốt để chắc rằng khách hàng của bạn sẽ hứng thú tò mò khi đọc mà không đọc lướt một cách vội vàng và không có xu hướng đưa ra ý tưởng của bạn bất kỳ xem xét đặc biệt. Chìa khóa ở đây là tính hiệu quả và tính thuyết phục.
- Ai sẽ đọc đề xuất?
- Mức độ quen thuộc của chủ đề?
- Bạn phải xác định hoặc cung cấp thêm thông tin cơ bản nào?
- Bạn muốn khách hàng của bạn nhận được gì từ đề xuất của bạn?
- Bạn nên cung cấp thông tin nào khiến người đọc đưa ra quyết định mà bạn mong muốn?
- Tinh chỉnh giọng điệu của bạn để đáp ứng mong đợi và mong muốn của khách hàng.
- Họ muốn nghe gì?
- Làm thế nào bạn có thể giúp họ hiểu những gì bạn đang cố gắng nói?
Xác định vấn đề
Xác định được vấn đề mà bạn muốn khách hàng biết hoặc biết được vấn đề của khách hàng là gì? Người đọc của bạn liệu có tin vấn đề bạn đang nói? Bạn có thể sử dụng bằng chứng và giải thích đề tạo sự tin cậy. Bằng cách đặt vấn đề của bạn đúng cách, bạn bắt đầu thuyết phục người đọc rằng bạn là người phù hợp để đảm nhận công việc này.
Một gợi ý mà chúng tôi mách bạn nên sử dụng đó là hãy dùng tóm tắt của bạn để cho thấy rằng bạn đã tiến hành nghiên cứu chuyên sâu để đánh giá và hiểu rõ vấn đề.
Xác định giải pháp
Khi bạn đặt vấn đề bạn đang giải quyết, bạn muốn giải quyết nó như thế nào?
Đề xuất của bạn cần xác định vấn đề và đưa ra giải pháp thuyết phục những khách hàng còn nghi ngờ. Giải pháp bạn cung cấp hợp lý và khả thi? Thời gian thực hiện?
Xem xét suy nghĩ về giải pháp của bạn về các mục tiêu. Mục tiêu chính của bạn là mục tiêu mà bạn phải đạt được cho dự án của mình. Mục tiêu phụ là những mục tiêu khác mà bạn hy vọng dự án của bạn đạt được.
Làm bản phác thảo
Sau đó hãy làm một bản phác thảo để cho thấy những ý tưởng cũng như sắp xếp ý tưởng, nội dung theo đúng mạch lạc, mục đích. Bên cạnh đó còn cho bạn cái nhìn trực quan nhất, để bạn thấy được cái nào dư thừa, cái nào còn thiếu trong proposal. Hãy chắc chắn rằng bạn có đủ thông tin các chi tiết có liên quan.
Phác thảo của bạn nên bao gồm: vấn đề, giải pháp, cách bạn giải quyết, tại sao giải pháp của bạn là tốt nhất và kết luận.
Cách viết proposal
Giới thiệu ấn tượng
Mở đầu luôn là cái cần phải ấn tượng nhất vì nó lôi kéo người đọc đến những thông tin tiếp theo. Bạn có muốn độc giả của bạn mê mẩn ngay những câu giới thiệu đầu? Hãy làm cho proposal của bạn là có mục đích và hữu ích nhất. Sử dụng một số thông tin cơ bản để có thu hút tập trung vào bạn. Sau đó nêu mục đích đề xuất của bạn.
Hãy chắc chắn rằng những gì bạn bắt đầu là có cơ sở lập luận chứ không phải là ý kiến cá nhân.
Nếu vấn đề
Sau phần giới thiệu, bạn sẽ nêu thẳng vào vấn đề của bạn. Vấn đề là gì? Cái gì là nguyên nhân của vấn đề? Vấn đề này có ảnh hưởng gì?
Nhấn mạnh lý do tại sao vấn đề của bạn cần được giải quyết và cần được giải quyết ngay bây giờ. Nó sẽ ảnh hưởng đến khách hàng như thế nào nếu để không hành động? Hãy chắc chắn để trả lời tất cả các câu hỏi bạn phải nghiên cứu, sử dụng các nguồn thông tin đáng tin cậy.
Gợi ý cho bạn là hãy làm cho vấn đề có liên quan đến người đọc. Buộc vấn đề ảnh hưởng trực tiếp vào lợi ích hoặc mục tiêu.
Đề xuất giải pháp
Đây được cho là phần quan trọng nhất trong proposal của bạn. Phần giải pháp là nơi bạn giải quyết những câu hỏi như “bạn giải quyết vấn đề như thế nào? Tại sao bạn lại dùng cách giải quyết như vậy? Kết quả nhận được khi sử dụng cách giải quyết này?”…
Thảo luận về những tác động ảnh hưởng đến vấn đề và đưa ra giải pháp.
Lý do bạn đưa ra giải pháp đó và đưa ra những hành động cụ thể mà bạn sẽ làm. Giả sử rằng độc giả của bạn nghi ngờ hãy giải thích lý do điều đó tốt hơn những thứ khác? Dự đoán và giải quyết những câu hỏi này sẽ cho thấy rằng bạn đã xem xét ý tưởng của mình từ mọi góc độ.
Đưa ra ví dụ và sự kiện bạn có thể cung cấp cho khách hàng của mình. Càng nhiều ví dụ càng tốt – nó sẽ thuyết phục hơn nhiều.
Tránh nêu ý kiến chủ quan vào trong proposal. Proposal phải có thông tin xác thực, khách quan nhất.
Nếu đề xuất của bạn không chứng minh rằng giải pháp của bạn không khả thi, đó không phải là một giải pháp thích hợp. Hãy nghĩ về việc sửa lại giải pháp của bạn nếu cần.
Lịch trình và ngân sách cụ thể
Đề xuất của bạn đại diện cho một khoản đầu tư. Để thuyết phục độc giả của bạn rằng bạn là một khoản đầu tư tốt, hãy cung cấp càng nhiều thông tin cụ thể, chi tiết về dòng thời gian và ngân sách của bạn càng tốt.
- Khi nào dự án bắt đầu?
- Ở tốc độ nào nó sẽ tiến triển? Một số điều có thể được thực hiện đồng thời?
Trở nên tỉ mỉ nhất có thể sẽ giúp độc giả tin tưởng rằng bạn sẽ hoàn thành và sẽ không lãng phí tiền của họ.
Hãy chắc chắn rằng đề xuất của bạn có ý nghĩa về mặt tài chính. Nếu bạn đang đề xuất một ý tưởng cho một công ty hoặc một người, hãy xem xét ngân sách của họ. Nếu họ không đủ khả năng, thì đó không phải là một đề xuất phù hợp. Nếu nó phù hợp với ngân sách của họ, hãy chắc chắn bao gồm lý do tại sao nó đáng giá cho thời gian và tiền bạc của họ.
Gợi ý cho bạn là hãy tránh xa các mục tiêu mơ hồ hoặc không liên quan! Nên bao gồm các chi tiết cụ thể, trách nhiệm và cam kết về thời gian.
Chốt lại lợi ích
Thao tác chốt lại những thông tin quan trọng một lần nữa đề khách hàng biết rõ tầm quan trọng của vấn đề của họ từ đó tác động mạnh đến những đề xuất mà bạn đã gợi ý đưa ra. Điều này sẽ giúp gói gọn thông điệp chung của bạn. Tóm tắt những lợi ích của proposal và chỉ ra rằng lợi ích có giá trị lớn hơn chi phí phải bỏ ra. Và đừng quên cảm ơn khách hàng của bạn nhé.
Đọc lại proposal một lần nữa
Chỉnh sửa, tập trung vào nội dung liệu nó rõ ràng và súc tích như bạn muốn. Đảm bảo rằng nội dung của bạn không có lỗi. Tránh bất kỳ lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc dấu câu. Bất kỳ sai lầm nào của bạn sẽ khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp và kém tin cậy, làm giảm khả năng được chấp thuận.
Bí quyết để viết một bản Proposal thành công
Khảo sát khách hàng
Bước đầu tiên khi lên kế hoạch viết proposal chính là khảo sát khách hàng, đối tượng mà bạn sẽ truyền đạt những thông tin marketing tới. Hiểu rõ văn hóa, đặc tính, sở thích của khách hàng sẽ khiến bạn dễ dàng thiết lập lối hành văn, tone giọng phù hợp, kế hoạch cụ thể và các yếu tố khác phù hợp nhất với khách hàng.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc khảo sát khách hàng thì hãy trực tiếp nghiên cứu với đối tượng người tiêu dùng sản phẩm của khách hàng agency bạn đang chuẩn bị hợp tác, nghiên cứu tình hình thị trường, và các yếu tố ngoại vi khác có thể hữu ích cho bản proposal.
Để phục vụ cho quá trình khảo sát, bạn nên cân nhắc một số câu hỏi tới khách hàng như: Khó khăn họ đang gặp phải là gì? Họ đã có những nguồn lực nào để giải quyết khó khăn trên? Họ sẽ giải quyết những khó khăn trên trong khoảng thời gian như thế nào? Doanh nghiệp sẽ đo lường hiệu quả của những giải pháp bằng công cụ gì?
Khi mà bạn xác định được những điểm mạnh của khách hàng không chỉ giúp các Agency nắm bắt rõ cách tiếp thị cho sản phẩm của khách hàng, mà còn giúp họ nắm bắt vấn đề cốt lõi khách hàng đang gặp phải, tìm ra nguyên nhân và đề xuất phương án giải quyết tốt nhất.
Đề xuất những công việc sẽ phải thực hiện
Giống như bất kỳ công việc nào, các agency, doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch thật chi tiết những dịch vụ họ sẽ cung cấp tới khách hàng, vốn không có đủ nguồn lực và thời gian để triển khai một kế hoạch marketing cụ thể và hiệu quả.
Đối với một bản marketing proposal dành cho nền tảng mạng xã hội, agency cần xác định rõ kênh truyền thông sẽ được sử dụng để tiếp thị sản phẩm, lịch đăng bài content marketing, và các công cụ đo lường hiệu quả của chiến dịch marketing.
Cung cấp thời gian thực hiện các hoạt động
Thời gian là một trong những yếu tố quan trọng liên quan tới việc khách hàng có đi đến quyết định hợp tác với agency hay không. Vì thời gian đưa ra cho thấy sự chỉn chu trong quá trình làm việc và cho thấy bạn đã lên kế hoạch một cách chi tiết, có lộ trình rõ ràng.
Trong proposal, agency cần phải xác định rõ khoảng thời gian triển khai các công việc như: đăng tải content trên các kênh truyền thông, điều phối thời gian thực hiện các công việc trong dự án, và nhiều công việc khác hơn nữa. Thời gian xác định cần phải cân nhắc trên cơ sở nguồn lực sẵn có của khách hàng.
Xác định chi phí và các điều khoản trong hợp đồng
Kinh phí và các điều khoản có liên quan trong hợp đồng cũng là hai khía cạnh quan trọng trong proposal để khách hàng quyết định hợp tác dự án lâu dài cũng như chuẩn bị đủ nguồn vốn. Agency cần cân nhắc đề xuất những yếu tố sau trong proposal:
- Chi phí (theo đơn vị thời gian); hoặc chi phí trọn gói (tính theo dịch vụ).
- Các điều khoản liên quan tới việc chi trả (như chi phí sẽ được trả ngay lúc bắt đầu chiến dịch, hoặc được chi trả sau khi các dịch vụ được hoàn thành,…).
- Điều kiện làm việc (tại địa điểm cố định, hay được phép lựa chọn linh hoạt)
- Những điều khoản liên quan tới việc thanh lý hợp đồng.
- Các điều khoản khác.
Phương pháp đo lường hiệu quả
Trong proposal, agency nên nêu rõ các công cụ bổ trợ giúp doanh nghiệp có thể nắm bắt hiệu quả của các hoạt động trong dự án marketing như Google Adwords, Facebook Ads… Sử dụng những công cụ này giúp khách hàng nhận biết rõ sự thành công của dự án, nâng cao sự tin tưởng giữa hai bên, và thực hiện những điều chỉnh cần thiết nếu dự án phát sinh thêm vấn đề đột xuất.
Từ những trình bày trên thì bạn cũng đã thấy được tầm quan trọng của một bản proposal là gì. Tóm lại proposal như một bản trình bày những nội dung mà khách hàng muốn có được câu trả lời, vì vậy để dự án thành hiện thực trước tiên bạn phải cho khách hàng thấy được nó có khả thi trong proposal trước đã. Cuối cùng bạn hãy nhớ rằng đầu tư vào proposal hãy thật chu đáo vì nó quyết định dự án có thành công hay không.
