Các doanh nghiệp hiện nay đa phần đều sử dụng những phần mềm, ứng dụng để quản lý thông tin, công việc hiệu quả. Một trong số đó phải nhắc tới Outlook. Outlook đang là lựa chọn top đầu đối với doanh nghiệp nước ngoài và doanh nghiệp trong nước. Vậy lý do gì khiến Outlook được ưu ái sử dụng như vậy? Trước hết thì Outlook là gì? Cùng tìm hiểu ngay sau đây.
Outlook là gì?
Outlook là một phần mềm quản lý thông tin cá nhân cung cấp các dịch vụ như email, lịch, công việc quản lý, quản lý liên lạc, ghi chú, tạp chí và duyệt web của nhà Microsoft.
Với phần mềm Outlook, bạn có thể dùng nó một ứng dụng độc lập hoặc kết hợp với các ứng dụng khác khi làm việc cho nhu cầu sử dụng nhiều người dùng trong một tổ chức, chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch trình cuộc họp…
Khi sở hữu một tài khoản, Outlook sẽ tự động kết nối với một loạt các ứng dụng và dịch vụ của Microsoft bao gồm OneDrive, Skype, Office Online, OneNote và những tiện ích khác nữa. Và Microsoft Outlook là một công cụ trả phí, điều này là tất nhiên thôi vì ứng dụng trong Outlook thì vô vàn, nhất là đối với các doanh nghiệp thì chi phí bỏ ra chẳng đáng là bao.
Sự ra đời của Microsoft Outlook
Phần mềm Outlook được Microsoft giới thiệu cho công chúng vào năm 1997 và đã được bao gồm trong Microsoft Office 97. Phiên bản Outlook Express có trong Windows XP, và đây cũng là phiên bản miễn phí duy nhất. Sau đó, Microsoft tiếp tục lên ý tưởng, phát triển thêm nhiều tính năng và phát hành thêm nhiều phiên bản cập nhật tốt hơn so với những phiên bản trước đó.
Microsoft Outlook được bao gồm trong nhiều bộ ứng dụng của Microsoft Office, bao gồm các phiên bản khác nhau: Microsoft Office 2010, 2013 và 2016 và Office 365. Một điều cần chú ý là không phải tất cả các phiên bản đều bao gồm Outlook.
Ví dụ: Microsoft Outlook có sẵn trong Office 365 Home nhưng không được bao gồm trong Office Home & Student 2016 cho PC.
Các phiên bản Microsoft Outlook
Trước Outlook 97 đã có một số đặt tên là Outlook Exchange. Nhưng chúng thì hoàn toàn khác nhau và không liên quan gì đến những phiên bản hiện tại. Một số trong đó là Outlook MS-DOS, Outlook cho Windows 3.x và Outlook cho MAC. Sau Microsoft Outlook 2001 cho người dùng MAC, đã có làn sóng ứng dụng email hoạt động với người dùng MAC như Entourage. Sau đó Microsoft đã cho ra đời nhiều bản phát hành khác nhau với số phiên bản khác nhau.
Outlook là một chương trình phần mềm email của Microsoft cho phép người dùng gửi và nhận email trên máy tính của họ. Hiện tại Outlook có những phiên bản là:
Outlook 97. Outlook 97 được phát hành vào ngày 16 tháng 1 năm 1997. Nó được bao gồm trong Office 97. Đây là phiên bản đầu tiên của Outlook với số phiên bản 8.0. Việc đánh số phiên bản của Outlook đã bỏ qua số 5 và 6. Điều này là do, sau Office 95, tất cả các ứng dụng của Office bắt đầu chia sẻ cùng một số phiên bản.
Outlook 98. Đây là phiên bản 8.5 và ban đầu có sẵn dưới dạng tải xuống miễn phí. Nó có sẵn với sách và tạp chí để phù hợp với tiêu chuẩn internet mới nhất của thư HTML. Sau đó, giới thiệu dưới dạng bản nâng cấp miễn phí cho Outlook 97. Đây là một phần của thiết lập hoạt động cũng đã cài đặt Internet Explorer 4.0.
Nó bao gồm tất cả các tính năng mới bao gồm tính năng nổi bật nhất như thêm hỗ trợ cho các tài khoản không phải Exchange. Tính khả dụng của nó đã được kéo ngay trước khi phát hành Office 2000. Vì chu kỳ phát hành của nó không phải là một phần của phiên bản Office Suite thông thường, nên Outlook 98 gần như tương tự như Outlook 97.
MS Outlook 2000. Đây là phiên bản Outlook 2000 số 9.0. Nó được phát hành vào ngày 27 tháng 6 năm 1999, được bao gồm trong Office 2000 và hoạt động với Exchange Server 2000. Outlook phiên bản 2000 đến 2003 sử dụng Internet Explorer làm công cụ kết xuất email văn bản và ảnh. Nó sử dụng phiên bản IE hiện được cài đặt trên hệ thống.
Microsoft Outlook 2002. Microsoft Outlook 2002 sử dụng phiên bản số 10.0. Nó được giới thiệu vào ngày 31 tháng 5 năm 2000, như một phần của bộ Office XP. Outlook 2002 cũng sử dụng IE làm công cụ kết xuất chủ yếu là IE 7. Các phiên bản trước đó của Outlook, cụ thể là 2000 đến 2003 có ít điểm khác biệt khi so sánh với sự hỗ trợ không nhất quán của HTML/CSS trong IE. Microsoft Outlook 2002 có thể hiển thị văn bản thay thế và GIF động nhưng không thể hiển thị biểu mẫu, video html5, hình ảnh và biểu tượng trong dòng chủ đề.
Office Outlook 2003. Đây là phiên bản thứ 11 của Outlook. Office Outlook 2003 được đưa ra vào ngày 20 tháng 11 năm 2003. Nó chủ yếu được bao gồm trong một phiên bản tiêu chuẩn cho sinh viên và giáo viên của Office 2003. Hơn nữa, nó được bao gồm với Exchange Server 2003.
Office Outlook 2007. Đây là phiên bản thứ 12 của Outlook. Với phiên bản này, Outlook trở nên chuyên nghiệp hơn và sử dụng Microsoft Word để hiển thị email. Vì đây là lần đầu tiên bộ xử lý Word được sử dụng để cung cấp email. Điều này cho phép một trở ngại lớn đối với hỗ trợ CSS cho email trong word. Điều này cũng dẫn đến một số phản ứng dữ dội trong cộng đồng thiết kế email. Phiên bản Office Outlook này được bao gồm trong Office 2007.
Microsoft Outlook 2010. Phiên bản này đã được phát hành vào ngày 15 tháng 7 năm 2010 và là phiên bản thứ 14. Ứng dụng này được bao gồm trong Office 2010 gia đình, doanh nghiệp, chuyên nghiệp cộng và chuyên nghiệp. Kể từ khi Outlook 2007 là phiên bản đầu tiên được phát hành, hỗ trợ cho HTML và CSS vẫn không thay đổi bất chấp những nỗ lực của cộng đồng email để sửa Outlook. Người dùng có thể xem văn bản và ký hiệu ALT trong các dòng chủ đề nhưng không thể xem hình ảnh, biểu mẫu, GIF động và video HTML5.
Microsoft Outlook 2013. Ngay cả trong Outlook 2013, nó không cung cấp hỗ trợ cho hình nền trong các ô bảng và DIV, vị trí CSS hoặc nổi và bóng văn bản; ít hỗ trợ cho lề và đệm, chiều cao và chiều rộng CSS và có (trong đó) các vấn đề với màu nền của các phần tử lồng nhau. Outlook 2013 đã được khởi chạy vào ngày 29 tháng 1 năm 2013 và được bao gồm trong Office 2013.
Outlook 2016. Đây là phiên được phát hành cho Mac OS vào ngày 9 tháng 7 năm 2015 và cho nền tảng Windows Ngày phát hành Outlook 2016 là 22 tháng 9 năm 2015. Nó được bao gồm trong tất cả các phiên bản của Office 365. Phiên bản này bổ sung cho các bản cập nhật được thực hiện vào năm 2013 và hỗ trợ dạng bảng, tệp đính kèm từ đám mây và tìm kiếm cấp độ Exchange.
Mới đây thì có thêm 2 phiên bản nữa là:
Outlook 2019 phiên bản 16.0.
Microsoft 365 phiên bản 16.0.
Các tính năng nổi bật của Outlook Mail
Outlook là một phần mềm chuyên dụng dùng để quản lý cá nhân, đặc biệt là để giúp quản lý email hiệu quả trong môi trường làm việc doanh nghiệp. Outlook Mail có những tính năng nổi bật là:
- Outlook có tốc độ truy cập nhanh.
- Outlook có tính năng sắp xếp email theo dung lượng, thời gian nhận, thời gian gửi. Như vậy người dùng sẽ dễ dàng tìm thấy email lẫn tập tin cần tìm kiếm.
- Outlook hỗ trợ việc gửi email đính kèm tập tin có dung lượng lớn kết hợp với Onedrive, Skydrive.
- Outlook có khả năng chống spam cao khi mà nó chặn email theo địa chỉ hoặc tên miền cụ thể.
- Khởi tạo địa chỉ email chỉ dùng một lần (dùng cho các hoạt động gửi mail một lần hoặc Email Marketing) giúp bạn tránh khỏi các bộ máy spam mail. Với Outlook, bạn có thể tạo, xóa và thay đổi các địa chỉ này một cách dễ dàng.
- Không giới hạn không gian lưu trữ.
- Outlook cho phép sử dụng HTML và CSS. Cụ thể, người dùng có thể thỏa sức sáng tạo để làm cho bức thư của mình thêm sinh động hơn khi có thể soạn thảo theo chế độ HTML.
- Outlook cho phép đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời.
- Outlook tích hợp với các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter hay LinkedIn… giúp người dùng email có thể dễ dàng vừa check mail vừa sử dụng được các kênh mạng xã hội này.
- Outlook cho phép phân nhóm thư đến, lọc thư riêng của cá nhân/doanh nghiệp
- Outlook gắn pin các loại thư quan trọng trong hộp thư đến.
- Outlook tích hợp với Skype để trò chuyện.
- Outlook hỗ trợ khôi phục email đã xóa (trong phạm vi và thời gian cho phép) ngay cả khi bạn đã hoàn tất thao tác xóa email trong thùng rác.
Và rất nhiều tính năng khác nữa…
Cách cài đặt và sử dụng outlook
Trước khi bắt đầu cài đặt Outlook, bạn phải truy cập vào tài khoản Gmail trên Google. Sau đó, vào phần Cài đặt chọn Chuyển tiếp và Pop/iMap. Tiếp đó chọn Bật Pop cho thư đến từ bây giờ. Chúng ta cần điều chỉnh các thông số này trước khi cài đặt Outlook vì Outlook chủ yếu nhận và gửi thư dựa trên Pop và iMap. Nếu không, bạn sẽ không thể cài đặt tài khoản Gmail của mình trên Outlook.
Và hãy tắt chế độ đăng nhập 2 lớp nếu như tài khoản của bạn có sử dụng. Những tính năng vô cùng hữu ích đó nhưng vô tình lại là trở ngại cho quá trình cài đặt tài khoản email trên Outlook của bạn.
Hướng dẫn cài đặt outlook
Sau khi đã chỉnh sửa các thông số kỹ thuật trên Gmail, thực hiện các bước cài đặt Outlook như sau:
Sau khi đã chỉnh sửa các thông số kỹ thuật trên Gmail, bây giờ chúng ta sẽ tiến hành các bước cài đặt Outlook.
Bước 1. Mở ứng dụng Outlook lên rồi vào phần file >> account settings chọn add account.
Bước 2. Trong cửa sổ Add new account hãy chọn Manually configure server settings or additional server types.
Bước 3. Nhấn nút Next rồi chọn Internet E-mail và tiếp tục bấm Next. Lúc này, một màn hình mới sẽ hiện ra với các thông tin như sau:
Your Name: Tên tài khoản.
Email Address: Địa chỉ tài khoản Gmail.
Account type: Loại tài khoản.
Incoming mail server: Server của tài khoản email nhận.
Outgoing mail server(SMTP): Server của tài khoản mail đi.
User Name: Tài khoản gmail.
Password: Password đăng nhập gmail.
Bước 4. Điền tất cả các thông tin vào.
Lưu ý: phần in đậm là phần mặc định, bạn không nên thay đổi những phần này.
Bước 5. Mở phần More Settings chọn My outgoing server (SMTP) requires authentication.
Bước 6. Chuyển sang tab Advanced và điền vào các thông số như sau:
Incoming server POP3 – 995.
Chọn This server requires an encrypted connection (SSL).
Outgoing server SMTP – 587.
Use the following type of encrypted connection – TSL.
Bước 7. Nhấn Ok để hoàn tất.
Lúc này, bạn chỉ việc nhấn vào nút Next để Outlook kết nối và cập nhật tài khoản của bạn. Nếu như thành công thì trên Outlook sẽ xuất hiện tài khoản của bạn. Ngược lại, Outlook sẽ thông báo cho bạn biết lỗi gì đang xảy ra.
Bước 8. Sau khi đã cài đặt Outlook thành công, bạn hãy nhấn vào nút Send/Receive All Folders để Outlook cập nhật những email có trong tài khoản.
Cuối cùng cài đặt Outlook đã hoàn thành xong.
Cách sử dụng outlook
Như vậy, thiết lập tài khoản Outlook của bạn và sẵn sàng để bắt đầu nhận và gửi email, sử dụng lịch, tạo danh bạ và làm việc với các tác vụ Outlook.
Đăng nhập. Ban đầu, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp tên, địa chỉ email và mật khẩu. Bên cạnh đó Outlook sẽ yêu cầu cung cấp thêm một số thông tin, chẳng hạn như tên máy chủ thư của bạn. Nếu bạn không có thông tin đó, nhà cung cấp email của bạn có thể cho bạn biết những chi tiết này.
Lưu ý: Nếu bạn muốn thêm một tài khoản email khác về sau này, khi đã sẵn sàng, chọn Tệp > Thêm Tài khoản để khởi động Thiết lập Tài khoản Tự động.
Tạo thư email mới. Giống như sử dụng gmail, chọn Email mới.
– Để tạo một thông điệp email, hãy nhấn Ctrl + Shift + M.
– Chuyển tiếp hoặc trả lời thư email.
– Trên ruy-băng hoặc trong ngăn đọc, chọn Trả lời, Trả lời tất cả, hoặc Chuyển tiếp.
Chuyển tiếp, trả lời. Trong hộp Đến, Cc hoặc Bcc, thực hiện một trong các thao tác sau:
– Để thêm người nhận bạn bấm vào hộp thích hợp rồi nhập tên người nhận.
– Để loại bỏ người nhận bạn bấm vào hộp thích hợp rồi chọn tên người nhận rồi nhấn phím Delete.
Lên lịch cuộc họp. Trong thư mục Lịch, chọn Cuộc họp Mới.
– Để tạo một yêu cầu họp mới từ bất kỳ thư mục nào trong Outlook, nhấn Ctrl+Shift+Q.
Ưu điểm của Outlook
Tốc độ truy cập nhanh, không gian lưu trữ rộng mở
Mọi người sử dụng tính năng email trên Outlook vì phần mềm này có tốc độ truy cập nhanh, không giới hạn không gian lưu trữ, các danh sách email được sắp xếp theo dung lượng, thời gian nhận, thời gian gửi… nên rất thuận tiện cho việc tra cứu thông tin, kiểm tra email cũ.
Kết hợp với OneDrive, Skydrive để gửi những tập tin có dung lượng lớn và khôi phục email đã xóa (trong phạm vi và thời gian cho phép) ngay cả khi bạn đã hoàn tất thao tác xóa email trong thùng rác.
Tính bảo mật và khả năng chống spam cao
Outlook có khả năng chống spam cao với thao tác chặn email theo địa chỉ hoặc tên miền cụ thể. Khởi tạo địa chỉ email chỉ dùng một lần giúp bạn tránh khỏi các bộ máy spam mail.
Với Outlook bạn có thể tạo, xóa và thay đổi các địa chỉ email hay đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời một cách dễ dàng.
Đa dạng kết nối
Outlook tích hợp với các trang mạng xã hội Facebook, Twitter hay LinkedIn nên rất thuận tiện để chia sẻ và lưu trữ thông tin. Và nó cũng tích hợp Skype để trò chuyện thông qua Skype…
Hơn nữa Outlook còn cho phép sử dụng HTML và CSS. Người dùng có thể thỏa sức sáng tạo khi có thể soạn thảo theo chế độ HTML. Phân nhóm thư đến, lọc thư riêng của cá nhân/doanh nghiệp…
So sánh Gmail với Outlook mail
Cùng xem bảng so sánh dưới đây để quyết định nên chọn cái nào để sử dụng nhé.
| Gmail | Outlook | |
| Lưu trữ | 15 GB. Giới hạn lưu trữ được chia sẻ giữa Google Drive, Gmail và Google hình ảnh. Nếu bạn đã đạt đến giới hạn, bạn có thể mua thêm lưu lượng. Tài khoản Google của bạn cũng có lưu trữ dựa trên nền tảng điện toán đám mây Google Drive. | Giới hạn thực tế lớn. Bắt đầu hiển thị bạn với 5GB dung lượng lưu trữ và số này tăng theo thời gian. Tài khoản Microsoft cũng có lưu trữ dựa trên đám mây là OneDrive. |
| Khả năng tìm kiếm | Tìm kiếm bất kỳ sự kết hợp của các yếu tố sau đây bằng cách sử dụng tìm kiếm nâng cao:
| Tùy chọn tìm kiếm thư hoặc người cho phép bạn tìm kiếm kết hợp:
Có thể tìm danh sách liên lạc. Đây là một cách tìm kiếm riêng biệt cho Skype. |
| Bảo mật | Bao gồm xác thực 2 bước và phát hiện thư rác. Bạn có thể kích hoạt một biểu tượng xác minh cho email từ người gửi thông qua Google Labs. | Quy trình xác thực 2 bước. Sử dụng biểu tượng người gửi tin cậy cho email từ những người gửi đáng tin cậy. Những tin thư spam xuất hiện với màu đỏ hoặc màu vàng an toàn ở thanh trên cùng của thư. |
| Quản lý hộp thư | Mặc định Gmail quản lý dựa trên nhãn và tối đa 5 thẻ. Gán màu sắc cho nhãn và sử dụng các ngôi sao và các ký hiệu khác để gắn cờ thư quan trọng. Mặt khác, bạn có thể chuyển đổi hộp thư của bạn tới một hộp thư đến cổ điển hoặc một hộp thư đến ưu tiên. | Mặc định Outlook quản lý dựa trên danh mục, thư mục và thư mục con. Gắn cờ thư quan trọng hoặc pin chúng để lên phía trên cùng của thư mục. |
| Nhắn tin tức thời | Bạn có thể tìm thấy biểu tượng trò chuyện ở phía dưới cùng của hộp thư Gmail ở bên trái. | Bạn có thể tìm thấy biểu tượng Skype ở góc trên bên phải của hộp thư. |
| Quản lý liên hệ | Nhập liên hệ từ một loạt các nhà cung cấp email khác bao gồm: Yahoo, Outlook.com, AOL. Nhập một tệp CSV hoặc vCard. Nhập danh bạ từ tài khoản mạng xã hội Google+. | Nhập danh bạ từ các nguồn khác, bao gồm:Gmail, Outlook 2010, 2013 hoặc năm 2016, Yahoo! Mail, Windows Live Mail. |
| Quảng cáo | Quảng cáo xuất hiện dưới dạng email ở phía trên của tab hộp thư đến của bạn. Từ “Quảng cáo” xuất hiện trong một hộp màu vàng bên trái của dòng chủ đề. | Outlook.com sử dụng hiển thị các quảng cáo xuất hiện ở bên phải của hộp thư. Chúng mất khá nhiều không gian trên màn hình. |
| Tính năng bổ sung | Kết hợp các tác vụ, tùy chỉnh chủ đề, tính năng thử nghiệm Google Lab. | Kết hợp lịch, tác vụ, tùy chỉnh chủ đề. |
| Các công cụ liên quan | Google Drive office suite, bao gồm: Docs, Sheets, Slides, Photos, Forms, Drawings, Calendar | Microsoft cung cấp một phiên bản ảo là Microsoft office suite bao gồm: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Sway, Docs.com. |
Outlook là gì? Outlook thật sự là một phần mềm đáng để sử dụng với những tính năng ưu việt của nó. Thao tác thông tin, quản lý dữ liệu và gửi thư điện tử, lên lịch nhanh chóng… Và qua bảng so sánh giữa Gmail và Outlook thì bạn đánh giá cái nào nên sử dụng hơn. Hãy gửi phản hồi về cho La Factoria Web nhé.
