JD là gì? Và những từ khác như JP, JS, CV,… là gì? Rất nhiều cụm từ viết tắt kiểu như vậy được sử dụng trong cuộc sống cũng như lĩnh vực kinh doanh hiện nay. Đôi khi việc không hiểu về những cụm từ này cũng gây không ít khó khăn cho bạn. Trong đó JD là một khái niệm rất cần thiết cho bạn trong công việc.
Vậy JD là gì? Cách xây dựng cũng như ý nghĩa của bảng JD bạn đã biết hay chưa? Nếu đang là người muốn đến ứng tuyển vào một vị trí nào trong tổ chức hay đang là một nhà quản lý thì các thông tin về JD thật sự sẽ có ích đối với cả hai.
JD là gì?
JD viết tắt của từ Job Description là bảng mô tả công việc, nó thể hiện công việc, chức năng, nhiệm vụ của một vị trí tuyển dụng do nhà tuyển dụng đề ra, vị trí này nằm trong dây chuyền sản xuất, trong tổ chức kinh doanh của nhà tuyển dụng.
JD thường sẽ được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, cụ thể, rõ ràng để ứng viên dễ dàng nắm bắt được thông tin tuyển dụng để có thể xem xét ứng tuyển vào vị trí này.
Bản mô tả công việc JD được coi là bản cam kết công việc giữa nhà tuyển dụng và nhân viên, nhằm đảm bảo mục tiêu của Doanh nghiệp.
Vai trò của JD
Vai trò JD đối với nhà quản lý
JD mô tả chân thật, cụ thể nhất về công việc của các vị trí khác nhau trong tổ chức để nhà tuyển dụng quảng bá về công ty của mình, gây ấn tượng với ứng viên xin ứng tuyển.
Dựa vào bảng mô tả đó mà nhà quản lí biết được nhân viên ở vị trí nào, đảm nhiệm công việc gì và đã hoàn thành tốt hay chưa, có cần điều chỉnh gì không?
Và quan trọng nhất là thông qua bảng JD bên quản lý nhân sự sẽ biết khối lượng công việc mà mỗi người ở vị trí khác nhau nhiều hay ít, nguy hiểm hay không để có những chính sách đãi ngộ xứng đáng, từ đó hình thành chính sách tiền lương hợp lí.
Ban quản lí nhìn vào đó để đánh giá quá trình làm việc của một nhóm bao gồm công việc của nhóm đó hoạt động như thế nào? Tiến độ có đúng thời hạn hay không? Cần thay đổi chỗ nào, sớm đưa ra quyết định. Căn cứ để giải quyết tranh chấp giữa nhân viên về tiền lương hay chế độ đãi ngộ nếu xảy ra, vì trong bảng mô tả đã có thể hiện những quy định, trách nhiệm, chế độ riêng với từng công việc trước đó rồi.
Vai trò JD đối với ứng viên và nhân viên
JD sẽ giúp ứng viên thấy được sự chuyên nghiệp của công ty và mặt thoáng hay ưu đãi, đãi ngộ đối với nhân viên ra sao.
Người làm việc tại vị trí đó hay người ứng tuyển sẽ nhìn tổng quan công việc của mình và hình dung trong đầu của mình là trách nhiệm mình ở đâu, mình có phù hợp với công việc đó hay không, ở công việc nào cần phải cố gắng như nào để hoàn thành, kết quả sau cùng nếu hoàn thành tốt công việc, để từ đó xác định định hướng cho bản thân khi bắt đầu công việc.
JD chứa thông tin mà nhìn vào ứng viên biết vị trí mà công ty tuyển dụng buộc mình phải có kinh nghiệm gì, phải làm những công việc gì, trách nhiệm quyền hạn, lương bổng, thời gian ra sao.
Người ứng viên dựa vào JD để lựa chọn vị trí công việc phù hợp với mình để không bỏ qua một cơ hội nghề nghiệp tốt nào.
Tại sao cần phải xây dựng JD (Job Description) chuẩn?
Một JD là cần thiết cho việc tuyển dụng nhân sự, bản JD chuẩn lại cần thiết hơn rất nhiều. Một bản JD chuẩn thể hiện được tính chuyên nghiệp của tổ chức, thể hiện được tầm quan trọng của vị trí tuyển dụng với công ty, tổ chức.
JD chuẩn tập hợp được rõ ràng những yêu cầu, kinh nghiệm hay kỹ năng bên Doanh nghiệp đưa ra nên người tuyển dụng không cần mất nhiều thời gian để lựa chọn, sàng lọc những CV không phù hợp hay kém chất lượng.
JD chuẩn giúp ứng viên hiểu rõ những công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm phải làm khi được tuyển vào vị trí này, từ đó có cái lựa chọn nên hay không nên nộp vào vị trí này tránh mất thời gian.
JD chuẩn cho biết rõ ràng tất cả chi tiết những yêu cầu về năng lực, kỹ năng của ứng viên cần có, mức đãi ngộ ra sao rõ ràng nên sẽ nhận được những CV chất lượng nhất, vì ứng viên đã dễ dàng nhìn vào các yêu cầu trên của JD mà họ đã đối chiếu và cảm thấy hợp.
Lợi ích của bản mô tả công việc (Job description – JD)
Bản mô tả công việc JD làm rõ trách nhiệm, công việc của một cá nhân nào đó trong tổ chức, đáp ứng mục tiêu nào đó trong công tác tuyển dụng nhân sự. Có ý nghĩa quan trọng trong việc quản trị tổ chức, chúng ta sẽ cùng xem lợi ích mà JD mang lại:
– Đối với nhân viên
+ Có được cái nhìn từ tổng quan đến cụ thể rõ nét nhất về công việc mình phải làm, vị trí và tầm quan trọng của công việc đó như thế nào.
+ Biết được ngay từ đầu yêu cầu của Doanh nghiệp đối với kết quả công việc đó phải ra sao.
+ Nắm và biết được mức đãi ngộ, chính sách được hưởng tương ứng với kết quả công việc của mình.
+ JD đã định hướng mục tiêu, tiêu chuẩn sẵn cho cá nhân ở vị trí đó nên cá nhân có mục tiêu rõ ràng để phấn đấu và cố gắng đạt được.
+ Có cơ sơ để thấy an toàn đảm bảo công việc vì nó đã được văn bản hoá trên giấy rõ ràng.
– Đối với Doanh nghiệp
+ Thể hiện và khẳng định tính chuyên nghiệp của Doanh nghiệp.
+ Hình dung và khái quát được nhân viên đó phù hợp với vị trí công việc đó.
+ Đánh giá giữa các ứng viên tham gia ứng tuyển.
+ Cơ sở để giải quyết những tranh chấp giữa nhân viên nếu nó xảy ra.
+ Đánh giá kết quả công việc của nhân viên.
+ Giúp hỗ trợ xây dựng hệ thống lương, thưởng phù hợp với từng nhân viên.
Nội dung của một JD gồm những nội dung gì?
– Tên của vị trí công việc: là tên gọi công việc để phân biệt với những công việc khác, nhìn vào đó để biết nó thuộc bộ phận nào.
– Địa điểm làm việc: là một công việc văn phòng hay công việc di chuyển. Việc biết địa điểm công việc sẽ là căn cứ để những ứng viên chọn, thường chúng ta sẽ chọn những việc gần nhà để thuận tiện hơn. Nhà tuyển dụng cũng như người ứng tuyển không mất thời gian của nhau.
– Mô tả công việc: có nghĩa là trình bày cụ thể công việc đó như thế nào? Làm những gì, thời gian ra sao, yêu cầu mức độ hoàn thành tới đâu.
– Yêu cầu kinh nghiệm: là phải ghi rõ công việc này cần những kiến thức, đáp ứng quy định ra sao, là một phần khá quan trọng để người tuyển dụng cũng như người quản lý xác định bản thân đã đủ khả năng đáp ứng hoàn thành công việc mình sẽ đảm nhận hay không.
– Trách nhiệm: ở đây là những quy định buộc bản thân người đảm nhận công việc phải luôn để tâm, làm việc một cách trách nhiệm là đề cao trách nhiệm với tổ chức, luôn biết rằng việc làm của mình có ảnh hưởng đến người khác, từ đó không có sinh ra lười biếng, trì trệ công việc. Có tinh thần nhận sai khi phạm lỗi và sửa sai.
– Thời gian quy định: là thời gian đảm bảo đúng tiến trình cả quá trình, làm viêc theo chế độ như thế nào, ngày làm bao nhiêu tiếng.
– Mô tả về công ty: sơ lược về những thành tích và khẳng định vị trí của công ty, tổ chức trên thương trường, những quyền lợi gì khi là nhân viên của công ty.
– Quyền hạn ở vị trí: người ta có quyền tham gia hay góp ý như thế nào, trong phạm vi cho phép nào, làm và không được làm gì?
– Thu nhập: là điều mà người có nhu cầu làm vị trí đó quan tâm nhất để xem và quyết định có ứng tuyển hay không, bao gồm lương, tiền thưởng chế độ nghỉ lễ, bảo hiểm ra sao khi hoàn thành công việc tốt nhất.
Những thông tin liên quan nào đi kèm, giải thích hay làm rõ hơn các vấn đề nào đó trong các mục trên để người xem tham khảo.
04 Bước xây dựng bản mô tả công việc JD hiệu quả?
Để lập nên một bản mô tả công việc (JD) chuẩn đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết, giúp ứng viên dễ dàng tiếp nhận thông tin và còn thu hút ứng viên, tạo cơ hội thu hút nhân tài cho Doanh nghiệp, hay làm tốt công tác tuyển dụng nhân sự bạn cần có một quy trình chuẩn bị tạo nên một JD thật sự lôi cuốn.
Bước 1: Chuẩn bị, Lập kế hoạch
Trước tiên phải xác nhận mục tiêu chiến lược, bất cứ một việc gì cũng cần có mục tiêu.
Dựa vào mục tiêu đó ta tiến hành chuẩn bị có nghĩa là hình dung khái quát những việc cần làm bao gồm: xem xét công việc đó sẽ được mô tả như thế nào, cần ra điều kiện gì để hoàn thành tốt công việc, mong muốn của Doanh nghiệp với kết quả công việc này ra sao,… chuẩn bị tất cả những thông tin cần làm cho ứng viên dễ hiểu và dễ tiếp nhận nhất.
Bước 2: Thu thập thông tin
Sau bước chuẩn bị để JD thoả mãn trả lời các câu hỏi trên thì tiếp đến là thu thập thông tin chi tiết.
Thông tin đầy đủ về công việc ngay tại thời điểm hiện tại trong tổ chức, công việc đó nó có liên quan gì với công việc khác trong bộ phận nói riêng và tổ chức nói chung. Điều khác biệt của công việc đó là gì? Hay nói cách khác là ý nghĩa, vị trí của công việc đó như thế nào trong tổ chức? Vì trải qua từng giai đoạn phát triển của một tổ chức thì yêu cầu công việc sẽ khác.
Bước 3: Soạn thảo
Kế tiếp là soạn bản thảo mô tả công việc: Lúc này tất cả sự chuẩn bị cũng như thu thập thông tin sẽ dừng lại và đến lúc lấy những kết quả của hai bước trên được thể hiện chính thức.
Công việc sẽ dựa trên những thông tin thu được mà lập thành các nội dung cần thiết trên bảng mô tả. Nhìn vào các mục đó người dùng cũng như nhà quản lý biết được công việc đó ra sao? Khái quát tổng thể nhất, nhưng cũng đầy đủ và chi tiết nhất cho ứng viên.
Bước 4: Duyệt bản thảo
Kiểm duyệt bản thảo, bước cuối cùng này nhà quản lý cùng với người có kinh nghiệm sẽ thỏa thuận và xem xét tất cả các phương diện để lọc những thông tin chồng chất, dư thừa, có được một bảng mô tả hoàn chỉnh để đưa ra.
Cách viết JD đúng chuẩn
Để tạo nên một JD đúng chuẩn bạn phải đảm bảo rằng vị trí công việc cần tuyển dụng trên thực tế phải trung với mô tả trên JD.
Bạn phải liệt kê tất cả những nội dung liên quan mà bạn cần cho vị trí công việc bạn tuyển để ứng viên có thể dễ dàng nắm một cách chắc chắn những yêu cầu để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng.
Cách viết JD cho ngành Nhà hàng – Khách sạn đúng chuẩn
Nhà hàng – Khách sạn được coi là một ngành khá thu hút lực lượng lao động hiện nay, ngành cũng cần những lao động có chất lượng nhất hiện nay để phát triển ngành dịch vụ tạo thu nhập khá cao trong xã hội này.
Một JD đúng chuẩn sẽ tạo ra khác biệt cho Doanh nghiệp với những đối thủ khác. Cụ thể JD cho ngành Nhà hàng – Khách sạn cần:
– JD Name: Chức danh, tên công việc. Ở đây là phân loại vị trí, phòng ban cụ thể để thuận tiện cho ứng viên tìm kiếm, cũng như việc duyệt hồ sơ cho nhà tuyển dụng.
– JD Reason: Lý do tuyển dụng, mục đích là để cho nhân viên thấy được tầm quan trọng, vai trò vị trí của công việc này đối với tổ chức, doanh nghiệp hay lí do mà vị trí này tồn tại. Từ đó cá nhân ứng viên sẽ thấy được giá trị bản thân đóng góp nếu ở phòng ban này.
– Table of organistion: Vị trí có liên quan, ứng viên hiểu được mối liên hệ trong một tổ chức, ứng viên cảm thấy được sự kết nối trong môi trường làm việc như thế nào, mối liên hệ với đồng nghiệp ra sao.
– Duties: Trách nhiệm công việc, dựa vào đó ứng viên hiểu và biết được trách nhiệm, nghĩa vụ của mình tại vị trí đó.
– Task: Trách nhiệm chính, trả lời cho câu hỏi: Ứng viên cần làm gì để hoàn thành công việc đó? Phần này có thể thêm nhiệm vụ chi tiết vào để ứng viên dễ hình dung hơn.
– Rules: Quyền lợi, tất cả những chính sách đãi ngộ, phúc lợi, bảo hiểm, khả năng thăng tiến,… tạo nên sự hấp dẫn, thu hút ứng viên vào nộp hồ sơ.
Bí quyết để viết một bản mô tả công việc chuyên nghiệp?
Đúng, rõ ràng
Một bản JD cần đúng và rõ ràng bởi vì nó mang thông tin tuyển dụng, liên quan đến việc làm, công việc của một cá nhân hay sự phát triển của Doanh nghiệp.
Đúng ở đây là mô tả đúng công việc với thực tế, tránh mô tả khác mà bắt đầu làm công việc khác gây hoang mang cho ứng viên.
Rõ ràng là cần liệt kê càng chi tiết cụ thể càng tốt để làm cơ sở cho những tranh chấp nếu xảy ra. Và cũng là để nhân viên thực hiện một cách tốt nhất những công việc mình cần hoàn thành mà chuẩn bị.
Thể hiện được mong đợi của nhà tuyển dụng đối với ứng viên
JD chứa những yêu cầu về kinh nghiệm, kỹ năng hay yêu cầu đối với kết quả của công việc đó hay yêu cầu với người sẽ đảm nhiệm công việc đó.
Nó phải thể hiện hết ý muốn của người tuyển dụng với vị trí đó, để người ứng tuyển biết và xem xét mình có thoả mãn được mong đợi đó hay không.
Nổi bật và khác biệt
JD nó thể hiện tính chuyên nghiệp của Doanh nghiệp, một Doanh nghiệp tốt sẽ có JD nổi bật khác với những đối thủ khác để tạo hấp dẫn, thu hút ứng viên có cơ hội tuyển dụng được nguồn nhân lực có chất lượng và tốt nhất.
Một số lưu ý khi viết JD
JD cần chứa đầy đủ thông tin về số lượng công việc, từng công việc cụ thể, chế độ chính sách tiền lương, nghỉ ngơi, bảo hiểm như thế nào?…nhưng không nên dài quá, chỉ cần rút gọn, ngắn gọn súc tích, để tránh làm nhân viên có những tò mò, khúc mắt không đáng có, mất thời gian.
JD cần sử dụng các thuật ngữ cũng như từ ngữ một cách chính xác và khoa học, nhưng đơn giản và dễ hiểu, không mang ý nghĩa mơ hồ vì nó sau này sẽ là cơ sở để giải quyết tranh chấp. Giá trị của bảng JD sẽ được tăng lên rất nhiều, dùng đúng từ nó thể hiện đẳng cấp cũng như tính chuyên nghiệp, thu hút được nhiều ứng viên tốt hơn.
Ngôn ngữ cần tránh những từ tiêu cực, đòi hỏi quá cao không cần thiết vào vị trí, điều đó sẽ làm cho ứng viên cảm thấy không còn hứng thú, và cảm thấy ngại khi chọn.
Dùng đại từ xưng hô tránh ghi anh hoặc chị riêng biệt mà nên là anh/chị để ứng viên không bỏ lỡ cơ hội vì hiểu nhầm đó là chỉ tuyển nam, không phải nữ hay ngược lại.
JD cần chính xác, để dựa vào đó người ta lập nên hệ thống bảng lương tương xứng với từng vị trí để đảm bảo sự công bằng.
Bảng JD phải được liên kết, phối hợp giữa bên quản lý tuyển dụng và người trực tiếp tuyển dụng trong suốt quá trình để có những sự lựa chọn đúng ý.
Nguồn dữ liệu trong JD phải phù hợp với từng thời kì phát triển của công ty.
Sự khác nhau giữa các thuật ngữ JD, JP, JS, CV, KPA và KPI
JD (Job Description) là bản mô tả công việc, giúp mô tả chức năng, công việc, nhiệm vụ của vị trí tuyển dụng do nhà tuyển dụng đề ra.
JS (Job Specification) là bản tiêu chuẩn công việc, nó tập hợp bao gồm những thông tin cụ thể nhất về vị trí công việc mà Doanh nghiệp cần tuyển. Là những thông tin về: trình độ học vấn, kinh nghiệm, kĩ năng, yêu cầu ngoại ngữ, yêu cầu chuyên môn cho vị trí ứng tuyển được thể hiện một cách cụ thể và chi tiết.
JD và JP trong nhiều trường hợp có sự đồng nhất với nhau.
JP (Job Profile) là hồ sơ công việc, về nhiệm vụ và chức năng thì JP tương đương với JD. Nhưng chúng khác nhau ở chỗ: JD được lập ra để trả lời cho câu hỏi “Phải làm gì?”; còn JP trả lời cho câu hỏi “Chủ yếu là làm gì?” và “Làm tốt như thế nào?”
CV (Curriculum Vitae) là hồ sơ xin việc, một văn bản dùng để đi xin việc, đi kèm với các giấy tờ cá nhân như chứng chỉ, văn bằng,… trong một bộ hồ sơ mà ứng viên dùng để nộp vào vị trí ứng tuyển. Bao gồm: thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng làm việc.
KPA (Key Performance Area) một lĩnh vực công việc chính hay là một chức năng.
KPI (Key Performance Indicator) đây gọi là chỉ số đánh giá mức độ hoàn thiện công việc của cá nhân, cả team hay cả phòng ban đó.
JD là gì? Nó có ý nghĩa trong công tác tuyển dụng nhân sự như thế nào thì giờ bạn đã hiểu rõ rồi. JD thật sự cần thiết để cả người quản lý tuyển dụng cũng như người ứng tuyển không mất quá nhiều thời gian để giải thích cặn kẽ công việc, mà chỉ cần nhìn vào bảng JD là có thể hiểu được. Bạn mất quá nhiều thời gian để thử việc, lựa chọn cho mình công việc phù hợp thì bạn nên tích cực tìm cho mình những JD của các Doanh nghiệp bạn có thể tham khảo so sánh để chọn cho mình một môi trường làm việc tốt nhất.
