HR là gì? Có thể với nhiều cá nhân hiện nay thì HR không còn lạ, bởi sự phát triển của công nghệ, sự phát triển của kinh tế, nhu cầu tuyển dụng, nhu cầu tìm kiếm việc làm đã giúp những cụm từ viết tắt này được lan rộng hơn. HR là một ngành đang có sức thu hút lớn với giới trẻ hiện nay, có thể nói là nó nằm trong Top những công việc hấp dẫn nhất trong nền kinh tế hiện đại đang phát triển mạnh như hiện nay.
HR là bộ phận có tầm quan trọng, không đơn giản mà bộ phận hay những người chịu trách nhiệm trong công tác nhân sự này luôn được đề cao, tất cả đều dựa vào những lợi ích và trách nhiệm mà bộ phận có vai trò chủ chốt này tạo ra. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về HR một trong những ngành “hot” hiện nay.
HR là gì? HR department là gì?
HR là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Human Resource dịch ra là nguồn nhân lực của một tổ chức hoặc công ty, đóng vai trò là yếu tố quyết định tất cả. Trong hệ thống tổ chức người ta HR là bộ phận phòng nhân sự, hay chính xác hơn chính là ngành quản trị nhân sự.
HR được dùng để nói về ngành quản trị nhân sự, công việc của HR liên quan đến các hoạt động tuyển dụng, lên kế hoạch triển khai các chính sách phù hợp để duy trì nguồn nhân lực cho công ty, xây dựng các kế hoạch bồi dưỡng phát triển năng lực các cá nhân, phòng ban để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
HR department là phòng nhân sự, bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, giám sát, thực hiện những công việc liên quan đến nhân sự trong mỗi công ty, doanh nghiệp. Bộ phận này sẽ bao gồm nhiều công việc như: tuyển dụng việc làm, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, thanh toán lương, đảm bảo lợi ích lao động cho tất cả thành viên trong công ty cũng như giải đáp mọi thắc mắc khi sa thải nhân viên, chấm dứt hợp đồng lao động, góp phần nâng cao văn hóa công ty, gắn kết các thành viên trong công ty với nhau, và quản lý tất cả hoạt động trong công ty.
HR còn được biết đến với tên gọi Human Capital Management tức là Quản lý vốn con người, Quản lý nguồn nhân lực.
HR Manager là gì?
HR Manager là tên gọi tiếng Anh của vị trí Trưởng phòng Nhân sự là người đứng đầu bộ phận nhân sự, chịu trách nhiệm phát triển và triển khai các chiến lược nhân sự phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể, giúp giải quyết các yêu cầu, khiếu nại hoặc các vấn đề khác liên quan tới bộ phận Nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, chính sách, quyền lợi của từng cá thể trong công ty. Đồng thời là những người giúp những cá thể trong công ty, tổ chức xích lại gần nhau, gắn kết thành một thể thống nhất, cùng giúp đỡ làm việc vì mục tiêu chung, chăm sóc quan tâm đến từng cá nhân trong công ty một cách kỹ càng.
Các công việc chính của một HR Manager là:
– Quản lý tuyển dụng trong công ty
Xây dựng và quản lý quy trình tuyển dụng, giám sát tuyển chọn ứng viên.
– Quản lý đào tạo nhân sự
Đánh giá nhu cầu đào tạo để triển khai và giám sát các chương trình đào tạo.
Hỗ trợ các nhu cầu kinh doanh thông qua việc tham gia phát triển và giữ chân lao động.
– Quản lý chính sách
Giám sát và quản lý hệ thống đánh giá, thưởng phạt cho nhân viên.
Xây dựng và quản lý kế hoạch lương thưởng, chế độ đãi ngộ và phúc lợi cho nhân viên.
Quản lý và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Báo cáo tới ban lãnh đạo và hỗ trợ quá trình ra quyết định thông qua các số liệu về nhân sự.
Đảm bảo tuân thủ pháp luật trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực.
– Đưa ra định hướng nhân sự
Xây dựng và thực hiện chiến lược nhân sự phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể trong từng giai đoạn phát triển của công ty.
Vai trò và Trách nhiệm của HR trong mỗi doanh nghiệp
– Quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự trong doanh nghiệp
Bộ phận nhân sự sẽ thực hiện lưu hồ sơ công nhân viên (CNV). Lập danh sách CNV Công ty theo biểu mẫu, cập nhật bảng theo định kỳ hàng tháng.
– Phụ trách tuyển dụng và đào tạo
Tuyển dụng là vai trò, chức năng chính của bộ phận nhân sự trong một doanh nghiệp. Vai trò của phòng nhân sự là chịu trách nhiệm tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng của công ty, lập và triển khai thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân tài:
+ Lập thông báo tuyển dụng, liên hệ các trung tâm việc làm để thông báo tuyển dụng.
+ Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ không đạt, lên danh sách trình cấp trên.
+ Lập – gửi thư mời test theo yêu cầu, điện thoại báo ứng viên ngày giờ test, chuẩn bị bài test – phòng test, chuyển bài test cho TP, lên danh sách kết quả test, thông báo ứng viên không đạt bằng thư.
+ Lên danh sách phỏng vấn, liên hệ phỏng vấn bằng điện thoại và thư, tổ chức phỏng vấn (phòng họp, nhắc lại lịch), lên danh sách kết quả phỏng vấn, thông báo ứng viên không đạt yêu cầu, thông báo ứng viên đạt yêu cầu và lịch nhận việc, lập mail thông báo nhận việc.
Sau khi tuyển dụng được nhân sự thì bộ phận nhân sự sẽ phụ trách đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới làm quen với công việc. Khi cần thiết nếu có yêu cầu từ cấp trên, bộ phận nhân sự sẽ đảm nhận nhiệm vụ tổ chức các khóa đào tạo để nâng cao – bồi dưỡng nghiệp vụ, tay nghề cho lao động của doanh nghiệp mình.
– Đánh giá hiệu quả công việc nhân sự
Thông thường, mỗi doanh nghiệp sẽ có những tiêu chuẩn riêng để đánh giá hiệu quả của người lao động và bộ phận chịu trách nhiệm thiết lập, vận hành, quản lý hệ thống tiêu chuẩn này chính là bộ phận nhân sự. Định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm, nhân viên nhân sự sẽ tiến hành đánh giá hiệu quả công việc của các bộ phận, cá nhân để thực hiện công tác khen thưởng, khích lệ tinh thần nhân viên để họ là tốt hơn.
Năng suất làm việc của người lao động phụ thuộc phần nhiều vào môi trường làm việc cho nên một môi trường làm việc tốt là điều cần thiết. Để tạo ra một môi trường làm việc đó nó là một nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự. Nhân viên bộ phận này sẽ tiến hành tìm hiểu điều kiện làm việc của nhân viên các bộ phận để đề xuất những giải pháp thay đổi nhằm đem lại môi trường làm việc tốt và thoải mái để nhân viên được phát huy hết khả năng của mình.
– Xử lý các tranh chấp trong doanh nghiệp
Trong một doanh nghiệp với hàng nghìn lao động cùng làm việc với nhau, rất khó tránh khỏi những phát sinh mâu thuẫn, tranh chấp. Nếu có tranh chấp xảy ra bộ phận nhân sự sẽ đứng ra đóng vai trò hòa giải, giải quyết các tranh chấp.
Điều này buộc nhân viên nhân sự cần phải lắng nghe sự việc từ nhiều phía, tìm hiểu kỹ nguyên nhân để đưa ra những giải pháp phù hợp nhất. Khi phát sinh các vấn đề tranh chấp, nhân viên nhân sự cần phải nhanh chóng tìm hiểu tình hình và có hành động xử lý kịp thời để tránh sự việc trở nên quá nghiêm trọng.
– Quan hệ công chúng
Bộ phận nhân sự cũng đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động quan hệ công chúng của doanh nghiệp, bộ phận nhân sự thực hiện vai trò này thông qua việc sẽ chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc gặp mặt với đối tác, các buổi hội thảo, họp báo với báo chí – truyền thông. Đôi khi, nhân viên bộ phận nhân sự còn phối hợp với các bộ phận khác hỗ trợ hoạt động lập kế hoạch kinh doanh và Marketing cho doanh nghiệp.
Các vị trí công việc trong ngành HR
Giám đốc nhân sự (Chief Human Resources Officer)
Giám đốc nhân sự có tên gọi tiếng Anh là Chief Human Resources Officer.
Vị trí đứng đầu trong các vị trí thuộc ngành HR, với nhiệm vụ quản lý, giám sát mọi khía cạnh về nguồn nhân lực của toàn bộ doanh nghiệp. Giám đốc nhân sự cũng là vị trí sẽ cùng nhà quản lý xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực, phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp. Người đảm nhận vị trí đồi hỏi cần có năng lực nhất định và tầm nhìn rộng với chiến lược dài hạn.
Trưởng phòng nhân sự (HR manager)
Trưởng phòng nhân sự hay gọi là HR manager
Vị trí trưởng phòng nhân sự sẽ đảm nhiệm vai trò điều phối, lên kế hoạch, giám sát trực tiếp các hoạt động của phòng nhân sự, đảm bảo công việc được thực hiện một cách thuận lợi và chuyên nghiệp nhất. Ngoài ra trưởng phòng nhân sự cũng có nhiệm vụ giám sát, hỗ trợ cấp dưới của mình hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Vị trí trưởng phòng nhân sự trong ngành HR này cũng là một vị trí yêu cầu kiến thức chuyên sâu, nhiều kỹ năng mềm lẫn kỹ năng chuyên môn liên quan và kinh nghiệm làm việc tương đối.
Quản trị hành chính – nhân sự (HR admin)
Vị trí quản trị hành chính – nhân sự, vị trí này trong doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm tất cả các hoạt động liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp bao gồm sự quan tâm đến đời sống của toàn bộ nhân viên, gắn kết họ với nhau, triển khai các chương trình truyền thông trong nội bộ, các hoạt động nâng cao đời sống tinh thần cho toàn doanh nghiệp.
Chuyên viên tuyển dụng (Recruitment Specialist)
Chuyên viên tuyển dụng có tên gọi Recruitment Specialist, vị trí này được nhiều người lựa chọn hơn vì nó ít yêu cầu cao cấp so với 3 vị trí đã nếu trên, nó phù hợp hơn với nhiều người nhưng nó vẫn đòi hỏi nhiều kỹ năng liên quan đến giao tiếp, kết nối với ứng viên, nhà tuyển dụng, các kỹ năng phỏng vấn, đánh giá năng lực ứng viên. Nhiệm vụ quan trọng nhất là tìm kiếm các nhân sự phù hợp cho các vị trí trong doanh nghiệp, xây dựng mô tả, yêu cầu công việc cho nhân sự trong công ty.
Chuyên viên đào tạo và phát triển (Training and Development Specialist)
Chuyên viên đào tạo và phát triển với tên tiếng Anh là Training and Development Specialist.
Người đảm nhiệm vị trí này sẽ chịu trách nhiệm cho việc lên kế hoạch, xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo nhân sự nhằm hướng đến kết quả của quá trình là nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
Vị trí này trong doanh nghiệp hiện tại đang được quan tâm bởi tầm quan trọng của quá trình đào tạo nguồn nhân lực, quá trình quan trọng quyết định đến chất lượng nguồn nhân lực, lượng chất xám, sự sống còn của doanh nghiệp trong thời đại này.
Để đảm nhận vị trí trong ngành này cá nhân phải có đầy đủ các kỹ năng, kiến thức sự cập nhật liên tục trong xu thế đào tạo hiện nay.
Chuyên viên tiền lương và phúc lợi
Chuyên viên tiền lương và phúc lợi hay gọi là Chuyên viên C&B – Compensations and Benefits Specialist.
Vị trí này cũng có vai trò quan trọng trong ngành HR với trách nhiệm quan sát, quản lý phối hợp cùng nhà quản lý xây dựng mức lương thưởng cho toàn bộ nhân viên và xây dựng phát triển chế độ phúc lợi cho nhân viên của nhân sự.
Headhunter – ‘’Săn đầu người’’
Headhunter – thợ săn đầu người, đội ngũ Headhunter chuyên nghiệp là nơi được các doanh nghiệp tin tưởng để tuyển dụng được các vị trí cấp cao như trưởng phòng, giám đốc, CEO hoặc những nhân sự đặc thù.
Họ là những người chuyên tìm ra các ứng viên tài giỏi, các nhân sự cấp cao cho các tập đoàn, doanh nghiệp. Headhunter thường xuất thân từ các nhóm ngành Kinh tế và Xã hội. Họ sẽ liên hệ với các ứng viên, tư vấn không thu phí và giúp ứng viên tìm được công việc phù hợp nhất, một nguồn nhân lực chất lượng là mong muốn của tất cả các doanh nghiệp, nên việc cạnh tranh để thu hút ứng viên giỏi là rất cần thiết.
Tại sao mỗi doanh nghiệp đều có bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự nhưng lại cần đến Headhunter, vì có những nguyên nhân sau:
+ Bộ phận Nhân sự gặp khó khăn trong việc tuyển dụng ứng viên cấp cao hoặc yêu cầu cao theo chỉ tiêu của cấp trên.
+ Những người có đủ năng lực, kinh nghiệm thường khá kín tiếng, hầu như không công khai thông tin của mình trên các website tìm việc.
+ Các Headhunter thường tìm được cách tiếp cận những nhân tài này qua mạng lưới quan hệ rộng lớn của mình
HR và các vị trí trong ngành HR là bộ phận quan trọng bậc nhất đối với mỗi doanh nghiệp vì vậy đầu tư sự quan tâm, xây dựng cơ cấu và bồi dưỡng năng lực cho bộ phận HR chính là đầu tư cho năng lực của đội ngũ toàn nhân lực của công ty.
Công việc của nhân viên nhân sự
Bộ phận nhân sự là tập hợp những người đảm nhiệm vai trò là một nhân viên nhân sự, mỗi nhân viên sẽ là đại diện cho bộ phận này, nên họ sẽ đảm nhiệm tất cả những gì liên quan đến nhân sự của Doanh nghiệp, trong đó có công việc cụ thể như sau:
Công việc bộ phận tuyển dụng
Tuyển dụng dường như là quá trình lúc nào cũng được quan tâm và giám sát chặt chẽ bởi rõ ràng đây là đầu vào của một nguồn nhân lực có chất lượng hay không. Đây là quá trình thu hút, sàng lọc, lựa chọn và quyết định tuyển dụng ứng viên phù hợp cho vị trí công việc đang cần tuyển của doanh nghiệp.
Thành công của mỗi đợt tuyển dụng được đánh giá bằng số lượng vị trí trống được lấp đầy và thời gian cần thiết để tuyển dụng, củng cố lực lượng lao động chất lượng của công ty.
Nhân viên tuyển dụng trong phòng nhân sự sẽ phải thực hiện các công việc:
+ Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng đáp ứng nhu cầu hoạt động, phát triển của doanh nghiệp.
+ Đăng thông tin tuyển dụng trên các kênh, cung cấp đầy đủ thông tin về vị trí cần tuyển cho ứng viên, tiếp cận với ứng viên tiềm năng.
+ Sàng lọc CV và lưu trữ hồ sơ ứng viên
+ Sắp xếp lịch phỏng vấn cho ứng viên
+ Thực hiện sơ tuyển ứng viên trực tiếp hoặc qua điện thoại
+ Kiểm tra đánh giá năng lực của ứng viên
+ Tổ chức các sự kiện nhằm thu hút nhân sự
+ Xây dựng mạng lưới ứng viên tiềm năng phục vụ nhu cầu tuyển dụng
+ Soạn văn bản, các loại thư từ: thư xác nhận, thư từ chối, báo cáo tuyển dụng
+ Liên kết với các nguồn cung ứng nhân lực chất lượng: Trường Đại học, Cao đẳng, Đơn vị đào tạo nghề phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của đơn vị.
+ Giải quyết các vấn đề liên quan tới pháp lý trong tuyển dụng
Công việc bộ phận tiền lương
Lương thưởng là khoản tiền công hoặc tiền lương trả cho nhân viên để đổi lấy sự hoàn thành công việc của nhân viên. Phúc lợi là những lợi ích có thể không bằng tiền mặt, để tạo động lực làm việc và giữ chân nhân viên.
Tiền lương và phúc lợi là những gì sẽ níu kéo, phát huy động viên đội ngũ nhiệt tình cống hiến cho Doanh nghiệp.
Nhân viên C&B sẽ phải xây dựng cấu trúc lương thưởng và đảm bảo cung cấp những lợi ích cạnh tranh nhằm thu hút và giữ chân nhân tài cho công ty.
+ Thực hiện công tác chấm công, quản lý việc nghỉ phép, đi trễ, nghỉ việc
+ Xây dựng bảng lương theo vị trí công việc và năng lực
+ Xây dựng chính sách phúc lợi, đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, chế độ bảo hiểm, đóng thuế,…
+ Xử lý những tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động
+ Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên
+ Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả cho mỗi vị trí công việc, cấp bậc
+ Quản lý hợp đồng lao động và hồ sơ nhân viên
+ Thực hiện các nghiệp vụ về Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
+ Tính lương và các chế độ chính sách phúc lợi có liên quan cho nhân viên công ty
Công việc của bộ phận hành chính
Bộ phận hành chính nhân sự sẽ chịu trách nhiệm quản lý trải nghiệm tổng thể, bao gồm quản lý hợp đồng của nhân viên tại nơi làm việc. Nhân viên làm việc liên hệ chặt chẽ với các nhà quản lý và nhân viên khác để giải quyết các vấn đề của nhân viên, xem xét đánh giá hiệu suất, thực thi các chính sách và quy trình của công ty, giám sát sự phát triển của tổ chức và điều tra nội bộ khi cần thiết.
+ Quản lý hợp đồng lao động nhân viên, hồ sơ nhân viên
+ Hướng dẫn nhân viên mới về hợp đồng lao động, làm rõ về mức lương, chính sách phúc lợi tại công ty.
+ Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định.
+ Lập báo cáo theo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo chỉ thị cấp trên.
+ Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn cho công ty và các phòng ban.
+ Quản lí công việc giấy tờ, thủ tục như hợp đồng lao động, bằng khen, thư từ , thủ tục nhận việc, nghỉ việc, hay chấm dứt hợp đồng.
- Mua sắm, theo dõi kiểm kê tài sản công ty, văn phòng phẩm.
- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện du lịch, teambuilding, teambonding trong công ty; xây dựng văn hóa công ty.
- Theo dõi nội quy, nề nếp, văn hóa công ty
Công việc bộ phận bảo hiểm
Công việc của bộ phận Bảo hiểm trong công ty sẽ là:
+ Phụ trách công việc đăng ký và trích nộp tiền các loại bảo hiểm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các loại bảo hiểm liên quan khác cho nhân viên
+ Thực hiện giải quyết các vấn đề liên quan đến ốm đau, thai sản cho nhân viên
+ Tiến hành rà soát để làm thẻ bảo hiểm y tế cho nhân viên theo quy định
+ Thực hiện báo cáo định kỳ cho cấp trên và các công việc khác theo yêu cầu
+ Quản lý rủi ro
+ Xây dựng và quản lý chương trình sức khỏe và an toàn
+ Lưu giữ hồ sơ tai nạn
Công việc bộ phận đào tạo
Doanh nghiệp luôn phải tạo điều kiện để nhân viên học hỏi, có cơ hội được phát huy năng lực tốt nhất, thông qua việc tổ chức cho nhân viên mới những khóa đào tạo định hướng sâu rộng để giúp họ nắm vững nghiệp vụ cũng như hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp.
Nhiều bộ phận nhân sự cũng cung cấp những buổi tập huấn kỹ năng lãnh đạo và phát triển chuyên môn.
Một số công việc thuộc nhóm này là:
+ Lên kế hoạch và triển khai các khóa, lớp đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc.
+ Xây dựng giáo án đào tạo, đảm bảo kế hoạch đào tạo diễn ra đúng kế hoạch
+ Theo dõi, đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo đã thực hiện
+ Hướng dẫn nội quy, đào tạo nghiệp vụ và phổ biến văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên mới.
Nhiệm vụ của bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp
Giải quyết các vấn đề về nhân sự hiện tại
– Hoạch định nguồn nhân lực bao gồm: Theo dõi và đánh giá tình hình nguồn nhân lực; Thống kê nhu cầu nhân sự; Dự báo nhu cầu nhân sự tương lai trong công ty (3 tháng/lần) trên cơ sở những quy trình sản xuất đã được lập kế hoạch, những thay đổi và những nhân tố khác; Xây dựng các chương trình và kế hoạch nguồn nhân lực cho công ty.
Đề xuất thực hiện các chính sách phát triển nguồn nhân lực; Kiểm soát các chiến lược, chính sách, kế hoạch đã đề ra.
Đào tạo
+ Đào tạo nội quy, quy chế cho nhân viên mới.
+ Hướng dẫn cách thức làm việc, nghiệp vụ cho nhân viên mới về công tác trong phòng Nhân sự.
+ Thực hiện, phối hợp với các Ban, Khối/ Khu vực và các đơn vị thành viên: Xác định nhu cầu và nội dung chương trình Đào tạo; Xây dựng kế hoạch Đào tạo; Chuẩn bị nguồn lực để đào tạo nhân viên; Tổ chức cho nhân viên đi Đào tạo.
+ Tham mưu cho Giám Đốc về các chương trình, dự án Đào tạo trong công ty.
+ Kiểm soát: Kiểm soát quy trình, các chương trình Đào tạo trong công ty; Đánh giá hiệu quả Đào tạo.
Tuyển dụng nhân sự mới
+ Dự báo nhu cầu tuyển dụng hàng năm.
+ Lên kế hoạch chuẩn bị nguồn lực (kinh phí, phòng ốc, các bài kiểm tra, trắc nghiệm ứng viên…) cho việc tuyển dụng nhân viên mới.
+ Xác định nguồn tuyển dụng.
+ Tiếp nhận sàng lọc và xử lý hồ sơ ứng viên.
+ Lập danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn và thông báo cho họ biết.
+ Tiến hành phỏng vấn ứng viên.
+ Lập chương trình hội nhập và- công ty cho nhân viên mới.
+ Tổng kết công tác tuyển dụng.
+ Theo dõi và đánh giá biến động nhân sự trong Công ty.
+ Cho nhân viên mới ký kết hợp đồng lao động.
+ Đăng ký lao động Theo các quy định của luật pháp và các cơ quan chức năng.
+ Phối hợp với các phòng chức năng để phỏng vấn, tuyển chọn ứng viên.
+ Trình kết quả phỏng vấn cho giám đốc phê duyệt
+ Thông báo kết quả ứng tuyển cho các ứng viên.
+ Đề xuất thực hiện các chính sách tuyển dụng nhân sự.
+ Thành lập hội đồng tuyển dụng.
+ Mô tả công việc các chức danh cần tuyển.
+ Tư vấn cho phòng ban, chi nhánh trong công ty về quy trình tuyển dụng, hướng dẫn áp dụng các chính sách tuyển dụng của Công ty.
+ Kiểm soát: Quản lý hồ sơ nhân viên; Kiểm soát việc quy trình tuyển dụng nhân sự trong công ty.
Đánh giá thành tích CBNV
+ Tổ chức đánh giá năng lực cán bộ công nhân viên.
+ Đánh giá tinh thần làm việc của nhân viên.
+ Tham gia xây dựng các chỉ tiêu thi đua định kỳ Theo kế hoạch hoặc đột xuất.
+ Đánh giá nhân viên mới sau thời gian thử việc.
+ Thực hiện, phối hợp với các phòng ban/phân xưởng/chi nhánh
+ Chấm công nhân viên.
+ Xây dựng các biểu mẫu, quy trình đánh giá thành tích nhân viên.
+ Xây dựng các chỉ tiêu đánh giá thành tích nhân viên.
+ Đôn đốc cán bộ công nhân viên trong toàn công ty thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
+ Triển khai áp dụng hệ thống thang bảng lương trong toàn Công ty.
+ Thực hiện báo cáo- thống kê lao động và tiền lương Theo quy định.
+ Phối hợp với các phòng ban xây dựng và cập nhật điều chỉnh, bổ sung các chế độ chính sách, nội quy, quy chế phù hợp từng thời điểm, giai đoạn.
+ Cấp phát thẻ BHXH, BHYT.
+ Triển khai thực hiện các chế độ chính sách của Nhà Nước liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của nhân viên.
+ Tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của anh chị em trong công ty để có những giải pháp giải tỏa kịp thời những vướng mắc cho họ.
+ Tham mưu cho Giám Đốc về quy trình đánh giá thành tích nhân viên.
+ Hướng dẫn các phòng ban cách thức triển khai thực hiện quy trình đánh giá CBNV ở từng bộ phận.
Kiểm sát
+ Kiểm soát biểu mẫu, việc thực hiện đánh giá CBNV trong công ty.
+ Kiểm soát các chỉ tiêu đánh giá thành tích nhân viên ở từng phòng ban.
Quản trị tiền lương – tiền thưởng và chế độ chính sách, BHYT, BHXH
+ Xây dựng và quản lý hệ thống thang bảng lương. Thực hiện công tác lập bảng thanh toán lương định kỳ hàng tháng.
+ Đề nghị và trực tiếp Soạn thảo, tham gia triển khai các văn bản hướng dẫn, thông báo,… liên quan đến công tác quản lý lao động, tiền lương, chế độ chính sách.
+ Quản lý và chịu trách nhiệm về hồ sơ lương.
+ Đảm bảo việc thực hiện thống nhất các quy định về tiền lương, thưởng do công ty ban hành.
+ Rà soát đề nghị và thực hiện việc nâng lương, nâng bậc cho người lao động Theo quy định: Theo dõi tiến độ, thông báo cho trưởng bộ phận,tiến hành các thủ tục cần thiết.
+ Chịu trách nhiệm trong việc cập nhật, Theo dõi, kiểm tra và thực hiện công tác chế độ chính sách lao động trong toàn công ty.
+ Hoàn tất các hồ sơ, biểu mẫu để mua BHYT, BHXH hằng tháng cho nhân viên.
+ Thực hiện bảng đối chiếu quý , nửa năm, một năm với cơ quan bảo hiểm về việc mua bảo hiểm.
+ Tổ chức xây dựng và Hoàn thiện các các chính sách lương bổng, khen thưởng, phúc lợi, phụ cấp cho CBNV.
+ Tham mưu cho Giám đốc trong công tác khen thưởng cuối năm, tăng lương đột xuất cho CBCNV trong công ty.
+ Đề xuất với giám đốc việc chuyển tiền cho cơ quan bảo hiểm Theo chế độ.
+ Giải đáp các thắc mắc về tiền lương, thưởng cho CBNV.
+ Kiểm soát việc chấm công và thực hiện thống nhất việc tính lương, chế độ phụ cấp, khen thưởng cho CBNV trong toàn công ty.
Duy trì không khí làm việc
Hiệu suất của nhân viên trong tổ chức phần lớn bị ảnh hưởng bởi không khí hoặc văn hóa làm việc chung và bộ phận hay chính những người làm nhân sự sẽ đảm nhiệm chức năng tạo ra một môi trường hòa đồng, gắn kết trong công ty.
Và điều kiện làm việc tốt là điều mà nhân viên có thể mong chờ từ một bộ phận quản lý nhân sự hiệu quả.
Quản lý quy trình nghỉ việc
HR Manager thực hiện xử lý quy trình nghỉ việc khi có nhân viên bị buộc thôi việc hoặc chủ động xin dừng hợp đồng. Công việc của họ lúc này là xử lý các vấn đề liên quan đến hợp đồng, bảo hiểm, các vật phẩm, thông tin và tài liệu cần bàn giao.
Nâng cao năng suất làm việc của nhân viên
Bộ phận HR Manager khuyến khích, xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao năng lực và năng suất làm việc cho công nhân viên. Và tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả, hướng đến sự hài lòng của tất cả các nhân viên.
Công việc của một HR
Công việc của một HR là bao gồm những công việc gì, nó diễn ra như thế nào? Đó là câu hỏi quan tâm hơn ai hết khi muốn bước vào với ngành nghề này.
Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Việc xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn đánh giá là việc đầu tiên trong quản trị nhân lực. Sự tìm hiểu, quan sát thực hiện công việc của mọi người trong tổ chức, sẽ giúp các HR phân tích, thiết kế công việc.
Bản mô tả công việc cũng như bản yêu cầu công việc với người thực hiện và Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc chính là tiêu chuẩn để đánh giá ứng viên và là công cụ đo lường việc hoàn thành công việc.
Tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng là hoạt động cơ bản của tổ chức, xuất phát từ tiêu chuẩn đã đặt ra, HR sẽ phải tìm nguồn ứng viên, đăng tin tuyển dụng, nhận hồ sơ, HR sẽ sàng lọc hồ sơ và liên hệ với ứng viên, mời tham gia phỏng vấn.
Đào tạo và phát triển
Thực hiện đánh giá năng lực nhân viên để làm cơ sở đưa ra các đề xuất thăng tiến, tăng lương, các chính sách đãi ngộ cho nhân viên ưu tú hay luân chuyển nhân sự khi cần thiết. Đảm bảo sự nỗ lực của mỗi người đều được công nhận.
Lên kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cho công ty au khi xác định được nhu cầu và đối tượng đào tạo. Quy trình đào tạo thường gồm các bước: xác định nhu cầu đào tạo, xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai và đánh giá hiệu quả.
Ngoài ra cũng cần xây dựng ngân sách cho đào tạo để lựa chọn phương pháp phù hợp.
Thù lao lao động
Bao gồm các việc chuẩn bị hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, thực hiện các chế độ đãi ngộ cho nhân viên mới.
Thù lao lao động là những giá trị vật chất và phi vật chất mà người lao động nhận được trong quá trình làm thuê, trong đó tiền lương là giá cả sức lao động trên thị trường lao động, được nhà nước điều chỉnh thông qua quy định về tiền lương tối thiểu, hệ số lương để đảm bảo quyền lợi của người lao động.
Quan hệ lao động
Tạo ra các hoạt động gắn kết giữa các nhân viên, giữa các phòng ban, hướng đến xây dựng văn hóa doanh nghiệp, quy tắc ứng xử giữa các thành viên trong công ty.
Việc tạo ra sự hòa hợp giữa nhân viên với nhau là điều cực kỳ khó, vì nó là một vấn đề nhạy cảm.
Để làm tốt HR phải am hiểu về luật lao động cũng như các luật khác liên quan để đảm bảo quyền lợi của tổ chức và người lao động.
Quan hệ lao động bắt đầu từ khi người lao động ký hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể.
Thực hiện các nội quy, quy chế của doanh nghiệp cho đến xử lý kỷ luật, giải quyết tranh chấp lao động và cho người lao động nghỉ việc.
Lập kế hoạch và tổ chức sự kiện.
HR phải lập kế hoạch làm việc cho bản thân để kiểm soát công việc vì ngoài các hoạt động chuyên môn chính, HR còn kết nối mọi người trong tổ chức thông qua các hoạt động, sự kiện, đảm nhận rất nhiều công việc thuộc các bộ phận hay vị trí khác nhau của các phòng ban trong công ty. Sự sắp xếp một cách chỉnh chu là điều rất cần thiết để hoàn thành mục tiêu một cách tốt nhất.
Những kỹ năng không thể thiếu để thành công trong ngành nhân sự
Kỹ năng chuyên môn
Các kỹ năng chuyên môn về quản lý nhân sự là không thể thiếu thiếu với người làm quản trị nhân sự, bao gồm: dự báo nhu cầu nhân sự, hoạch định nguồn nhân lực, hình dung một ứng viên tốt chứa các nhân tố làm nên thành công của công việc, sắp xếp cuộc phỏng vấn ấn tượng và thành công, biết nhận diện được bản chất bên trong cyar ứng viên, xây dựng hệ thống thông tin nội bộ hai chiều, hướng dẫn nhân viên mới hội nhập công ty.
Việc nâng cao kỹ năng chuyên môn là điều vô cùng quan trọng và luôn liên tục. Một người có năng lực chuyên môn cao thì bất cứ môi trường, điều kiện công việc nào nói chung và quản lý nhân sự nói riêng đều không gây khó khăn cho bạn.
Kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả.
Bạn phải giỏi về các kỹ năng nhân sự, bao gồm: giỏi trong việc xây dựng chiến lược và quản lý nhân sự, Kế hoạch về nguồn nhân lực và phát triển nhân lực, Thiết kế bộ máy tổ chức, Tuyển dụng, Đào tạo, Phương pháp nâng cao hiệu quả công việc, Lương bổng và các khoản phúc lợi, hỗ trợ nhân viên.
Kỹ năng làm việc
Kỹ năng làm việc ở đây chính là việc người đó sẽ thực hiện công việc của mình ra sao, sự sắp xếp của họ cho xứng với công tác nhân sự, một công việc có thể gọi là chăm lo cho hàng ngàn người khác trong tổ chức, trong đó có tuyển dụng, đào tạo, đảm bảo nguồn lực được duy trì chất lượng và phát triển lâu dài.
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm cần thiết nhất không chỉ trong nghề quản lý nhân sự mà tất cả các công việc khác đều cần.
Nghề nhân sự đòi hỏi người nhân viên phải có kỹ năng về giao tiếp và làm việc với tập thể vì đặc thù của ngành là công việc chăm sóc cho những nhân viên khác, phải nhạy bén, khéo léo trong cách ứng xử với các nhân viên trong công ty, hiểu rõ tính cách và tính chất công việc của từng người, luôn sẵn sàng giúp đỡ và đưa ra những lời khuyên thích hợp khi cần thiết .
+ Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình
+ Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục
+ Có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh
+ Tinh ý, thông minh, tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống
+ Học cách ăn nói lưu loát và biết lắng nghe, phải rèn luyện khả năng truyền đạt tốt mệnh lệnh cho mọi người.
Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
– Kỹ năng thuyết phục ở đây là khả năng thuyết phục, một trong những yêu cầu cần thiết khi tuyển dụng nhân viên nhân sự.
Kỹ năng thuyết phục bao gồm sẽ là thuyết phục người lao động và thuyết phục cả người sử dụng lao động trong quá trình hóa giải các mâu thuẫn nội tại, hay trong quá trình thuyết phục cấp trên chấp thuận kế hoạch do mình đề xuất.
– Kỹ năng thương thuyết, đàm phán
Phải thương lượng mức lương cho nhân viên mới để họ nhìn thấy điểm mạnh ở công ty bạn họ sẽ được những gì, vì để giữ được nguồn nhân tài trước sự cạnh tranh của nhiều doanh nghiệp là khó khăn, hay khi thuyết phục cả nhân viên lẫn ban Giám đốc để giải quyết tranh chấp và xung đột lao động.
Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống
– Kỹ năng giải quyết vấn đề: ở đây là khả năng phát hiện, giải quyết vấn đề và chất lượng ra quyết định thể hiện trình độ năng lực của một người quản lý, giúp vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh.
– Kỹ năng xử lý tình huống: không chỉ một mà có rất nhiều tình huống có thể là mâu thuẫn, tranh chấp không chỉ là giữa nhân viên với nhau mà còn có cả giữa nhân viên và cấp trên. Buộc họ phải giải quyết bài toán khó này để không làm mất lòng hai bên, đòi hỏi sự tỉnh táo và thấu hiểu từ trái tim.
Khả năng chịu áp lực cao
Ở bất cứ vị trí quản lý nào, áp lực là điều phải có thậm chí là rất nhiều, áp lực công việc, áp lực năng suất, từ cấp trên,… trong khi quản lý nhân sự lại là việc liên quan đến con người, đến nguồn lực của cả một tổ chức, áp lực càng nhiều hơn. Nếu không có những kỹ năng trên thì áp lực sẽ đè nặng lên bạn rất nhiều.
Kỹ năng làm việc nhóm
Đối với những công ty lớn có chính sách nhân sự rõ ràng logic, khối lượng công việc rất lớn bạn không thể nào đảm nhận cùng lúc tất cả các công việc trong công ty mà chỉ có thể đảm nhận từng phần. Vì thế khi làm việc bạn luôn cần có sự hỗ trợ của các phòng ban khác và các bộ phận chức năng của phòng Nhân sự để hoàn thành công việc.
Với việc kết hợp cùng nhau làm nên những thành công thì thành công cá nhân chính là của tập thể và ngược lại, bởi vậy bạn luôn phải biết hòa nhập nhóm, có kỹ năng làm việc tốt nhất.
Khả năng lắng nghe
Lắng nghe để học hỏ, trau dồi các kiến thức cũng như nâng cao kỹ năng của mình, đi sâu đi sát với nhân viên và kịp thời phát hiện điều chỉnh những quan hệ lao động một cách nhanh kịp thời trong mọi tình huống, biến cố, một nhìn nhận phải được lắng nghe từ nhiều bên mới có thể tạo ra công công bằng.
Đọc tâm lý người đối diện
Nắm bắt tâm lý người khác tốt sẽ giúp bạn rất nhiều nhất là trong công tác tuyển dụng phỏng vấn ứng viên, nhận biết, đánh giá chính xác được tiềm năng của họ.
Đâu là những khó khăn và thuận lợi của nghề HR
Thuận lợi trong nghề HR Manager
Làm việc ở vị trí HR Manager, cơ hội tiếp xúc với rất nhiều người, mà mỗi người lại có những tính cách và định hướng nghề nghiệp khác nhau, làm bạn có những học hỏi quan trọng cho cá nhân.
Khi đảm nhiệm vị trí này, bạn sẽ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình tuyển chọn, đào tạo giúp nhân viên giúp công ty phát triển bền vững.
Trong tổ chức bạn sẽ nhận được nhiều tình cảm yêu quý của mọi người trong công ty, nếu những đề xuất và chính sách của bạn đưa ra có tác động tích cực giúp bảo vệ lợi ích của nhân viên, mà công ty lại hoạt động hiệu quả.
Khó khăn của trong nghề HR Manager
Khi làm HR Manager tức là bạn đang đảm nhiệm công việc liên quan đến lợi ích của hàng ngàn nhân viên, của lợi ích doanh nghiệp, bởi vì vậy phải luôn cân nhắc để cân bằng hài hòa giữa lợi ích người sử dụng lao động và người lao động.
Để làm được việc này đòi hỏi bạn phải có sự khéo léo, kiên nhẫn để đưa ra các đề xuất giải quyết vấn đề theo cách tốt nhất.
Bạn sẽ thường xuyên nghe phàn nàn về các chính sách lương bổng, phúc lợi, mức lương trung bình hay thậm chí cao hơn mặt bằng chung. Liên tục gặp các vấn đề như nhân viên nghỉ việc, đình công hoặc năng suất lao động kém phải liên tục tổ chức tìm kiếm sàng lọc, tuyển dụng các ứng viên phù hợp là những thách thức cho người làm nhân sự.
Phía người sử dụng lao động thường có khuynh hướng mong muốn nguồn nhân lực chất lượng được đào tạo trong thời gian ngắn để cắt giảm kinh phí và tăng lợi nhuận. Trong khi việc đào tạo con người rất cần thời gian và chiến lược cụ thể, không thể cho kết quả ngay trong một thời gian ngắn.
Qua tất cả những thông tin trên chúng ta đã có thể hiểu tại sao HR luôn là một vị trí quan trọng trong Doanh nghiệp. Người có thể đảm nhận những công việc liên quan đến ngành HR này là một người đòi hỏi kiến thức lẫn kỹ năng phải thật đa dạng bởi công việc của họ đặc thù là cân bằng giữa lợi ích của nhân viên và lợi ích của công ty, doanh nghiệp. Có thể nói quản trị nhân sự chính là một ngành “làm dâu trăm họ”, mâu thuẫn, tranh chấp luôn xảy ra hàng ngày đòi hỏi sự sắt đá trong lý trí, mềm mỏng ấm áp trong trái tim để có thể làm trọn vẹn nhiệm vụ của mình.
