Làm thế nào để thao tác nhanh chóng trên excel? Hiểu được vấn đề khi sử dụng của người dùng, Excel đã thiết lập sẵn những phím tắt. Vậy những phím tắt này là những phím tắt nào? Chức năng của các phím tắt thông dụng trong excel là gì? Bạn cần một tờ giấy để note những phím tắt ngay sau đây.
Các phím tắt kết hợp chức năng trong Excel
Phím tắt sao chép
Những phím tắt sao chép này rất thông dụng kể cả trong word và excel. Đây gần như là các phím tắt mà ai cũng nên biết khi sử dụng máy tính.
| Phím tắt | Công dụng |
| CTRL + C | Sao chép dữ liệu |
| CTRL + D | Chép giá trị từ ô ở trên ô hiện hành vào ô hiện hành |
| CTRL + R | Chép dữ liệu từ bên trái qua phải |
| CTRL + V | Dán |
| CTRL + X | Cắt |
| CTRL + Z | Quay lại thao tác vừa thực hiện |
| CTRL + DELETE | Xoá tất cả chữ trong một dòng |
| ALT + ENTER | Xuống dòng trong ô |
Phím tắt điều hướng
Phím tắt điều hướng là phím tắt chuyển đổi vị trí của con trỏ chuột ở vị trí hiện tại đến một vị trí mới trong excel. Khi thao tác trên excel, giữa nhiều tab, nhiều ô và công thức quá dài, bạn thường sử dụng đến các phím tắt này.
| Phím tắt | Công dụng |
| ALT + TAB | Chuyển đổi giữa các chương trình |
| CTRL + TAB | Chuyển đổi giữa các file Excel đang mở |
| CTRL + PAGE UP | Sang sheet bên trái |
| CTRL + PAGE DOWN | Sang sheet bên phải |
| HOME | Di chuyển về đầu dòng |
| CTRL + HOME | Di chuyển về dòng và cột đầu tiên trong sheet |
| CTRL + END | Di chuyển về dòng và cột cuối cùng trong sheet |
Phím tắt thao tác
Nhóm phím tắt thao tác cũng được sử dụng khá nhiều trong word và excel để thực hiện thao tác đối với trang excel hiện mở. Có các phím tắt tạo file mới, lưu file, đóng file…
| Phím tắt | Công dụng |
| CTRL + N | Tạo file mới |
| CTRL + O | Mở file đã lưu |
| CTRL + P | In tài liệu |
| CTRL + S | Lưu trang |
| CTRL + W | Đóng trang hiện tại |
| ALT + = | Sử dụng chức năng Auto Sum |
| CTRL + SHIFT + A | Chèn ngoặc ( ) và các đối số sau khi nhập tên hàm |
Phím chức năng
Phím tắt chức năng là nhóm phím tắt dãy F ở hàng trên cùng của bàn phím. Những phím tắt này không có nhiều người biết đến, nhưng công dụng của nó là quan trọng nên bạn hãy note vào nhé.
| Phím tắt | Công dụng |
| F2 | Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô |
| F3 | Dán một tên đã đặt trong công thức |
| F4 hoặc CTRL + Y | Lặp lại lựa chọn định dạng cuối cùng |
| F5 | Đi đến vị trí xác định theo tham chiếu |
Phím tắt định dạng
Nhóm phím tắt định dạng này rất rất hay được sử dụng, bởi vì dữ liệu của bạn thường xuyên phải chỉnh sửa, điều chỉnh lại định dạng văn bản, dữ liệu trong ô như gạch chân, in nghiêng, in đậm, định dạng số… Các phím tắt gồm có những loại nào và chức năng của nó ra sao? Cùng xem bảng dưới đây.
| Phím tắt | Công dụng |
| CTRL + – | Xóa dòng, cột |
| CTRL + ; | Cập nhật ngày tháng |
| CTRL + 0 | Ẩn các cột đang chọn |
| CTRL + 1 | Gọi hộp thoại Format Cells |
| CTRL + 5 | Bật/tắt chế độ gạch giữa không gạch giữa |
| CTRL + 9 | Ẩn các dòng đang chọn |
| CTRL + B | Bật/tắt in đậm |
| CTRL + I | Bật/tắt in nghiêng |
| CTRL + U | Bật/tắt gạch chân |
| CTRL + SHIFT + – | Xóa đường viền (Border) cho các ô đang chọn |
| CTRL + SHIFT + # | Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm |
| CTRL + SHIFT + $ | Định dạng số kiểu Curency ($) với hai chữ số thập phân |
| CTRL + SHIFT + % | Định dạng số kiểu Percentage (%) (không có chữ số thập phân) |
| CTRL + SHIFT + & | Thêm đường viền ngoài |
| CTRL + SHIFT + ( | Hiển thị dòng ẩn |
| CTRL + SHIFT + : | Nhập thời gian |
| CTRL + SHIFT + ? | Định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập phân |
| CTRL + SHIFT + ^ | Định dạng số kiểu Exponential với hai chữ số thập phân |
| CTRL + SHIFT + ~ | Định dạng số kiểu General |
| CTRL + SHIFT + ” | Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành |
| CTRL + SHIFT + = | Chèn ô trống hoặc dòng trống |
| CTRL + SHIFT + 0 | Hiện các cột đang chọn |
| CTRL + SHIFT + 5 | Định dạng format là phần trăm |
| CTRL + SHIFT + 9 | Hiện các dòng đang chọn |
Chọn vùng dữ liệu
Phím tắt chọn vùng dữ liệu hữu dụng khi bảng excel của bạn quá dài, nhiều thông tin. Thay vì phải kéo chuột chọn hàng, chọn cột thì bạn có thể áp dụng phím tắt để lựa chọn nhanh chóng. Rút ngắn được thời gian khi thao tác trên excel.
| Phím tắt | Công dụng |
| ALT + DOWN ARROW | Hiển thị danh sách các giá trị trong cột hiện hành |
| CTRL + ARROW | Di chuyển đến ô cuối cùng có chứa dữ liệu trước ô trống |
| CTRL + SHIFT + END | Mở rộng vùng chọn đến ô có sử dụng cuối cùng |
| CTRL + SHIFT + HOME | Mở rộng vùng chọn về đầu worksheet |
| CTRL + SPACEBAR | Chọn cả cột |
| CTRL + K | Chèn một Hyperlink |
| CTRL + ’ | Chép giá trị ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện tại |
| ESC | Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi |
| TAB | Ghi dữ liệu vào ô vào di chuyển qua phải vùng chọn |
| SHIFT + ARROW | Chọn vùng |
| SHIFT + ENTER | Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn |
| SHIFT + HOME | Mở rộng vùng chọn về dòng đầu tiên |
| SHIFT + PAGE DOWN | Mở rộng vùng chọn xuống một màn hình |
| SHIFT + PAGE UP | Mở rộng vùng chọn lên một màn hình |
| SHIFT + SPACEBAR | Chọn cả dòng |
| SHIFT + F2 | Chèn comment |
| SHIFT + TAB | Ghi dữ liệu vào ô vào di chuyển qua trái vùng chọn |
Phím tắt căn ô
Phím tắt ô dùng để điều chỉnh dữ liệu bên trong ô, căn ô trong excel .
| Phím tắt | Công dụng |
| ALT + h, a, r | Căn ô sang phải |
| ALT + h , a, c | Căn giữa ô |
| ALT + h , a, l | Căn ô sang trái |
Phím tắt sử dụng cho công thức
Nhóm phím tắt công thức hỗ trợ trong quá trình nhập công thức và sử dụng công thức tính trong excel. Có những công thức bạn muốn áp dụng nhanh thì bạn phải cần đến các phím tắt hỗ trợ này thì công thức mới áp dụng được. Giải sử như với phím tắt F4 được sử dụng nhiều trong hàm VLOOkUP, HLOOKUP. MATCH..
| Phím tắt | Công dụng |
| F4 | Sau khi gõ tham chiếu ô (ví dụ: = E5:E11) làm tham chiếu tuyệt đối (= $E$5$E$11) |
| CTRL + SHIFT + ENTER | Nhập công thức là một công thức mảng |
| CTRL + SHIFT + U | Chuyển chế độ mở rộng hoặc thu gọn thanh công thức |
| SHIFT + F3 | Hiển thị hộp thoại Insert Function |
| SHIFT + F9 | Tính toán bảng tính hoạt động |
| Ctrl + A | Hiển thị cách thức nhập sau khi nhập tên của công thức |
Xem thêm: Các phím tắt thông dụng trong Excel
Những phím tắt kết hợp ALT và các chữ cái gạch dưới của menu
Các phím tắt thông dụng này có trong tất cả phiên bản excel từ 2003 cho đến 2007, 2010, 2013, 2016… để giúp cho người sử dụng có thể dễ dàng sử dụng excel. Nguyên tắc chung khi sử dụng các phím tắt sau đây là kết hợp phím ALT và Các ký tự gạch dưới trong các Menu của Excel 2003 như hình bên dưới. Lưu ý: chỉ cần bấm phím ALT một lần, không cần phải giữ phím ALT khi bấm các phím ký tự gạch dưới.
| Phím tắt | Công dụng |
| ALT + D P | Insert / PivotTable |
| ALT + A E | Data / Text to Column |
| ALT + D B | Data / Subtotal |
| ALT + O H U | Hiện sheet đã ẩn |
| ALT + O H H | Ẩn sheet |
| ALT + O C A | Tự canh chỉnh độ rộng cột |
| ALT + E S | Dán Special |
| ALT + D F F | Data / Filter |
| ALT + W F + ENTER | View / Freeze hoặc Unfreeze Panes |
| ALT + W S | View / Split |
| ALT + N + (Type of chart) | Chèn biểu đồ |
Trên đây là các phím trong excel. Khi biết các phím tắt bạn sẽ thao tác nhanh chóng trên ô, trên bảng và áp dụng các hàm tính, tìm kiếm nhanh chóng, thuận tiện hơn là nhấn thủ công. Những phím tắt thông dụng này sẽ hỗ trợ trực tiếp đến học tập và công việc của bạn. Thời gian là một thứ rất quan trọng, vậy nên hãy tận dụng những phím tắt để tiết kiệm thời gian nhất có thể, dành thời gian cho những công việc khác.
