Lập ngân sách để chi tiêu là một việc quan trọng để kiểm soát tài chính cũng như tránh những rủi ro khi sử dụng nguồn vốn chi tiêu trong doanh nghiệp. Nhắc đến thiết lập ngân sách thì xuất hiện từ người ta tìm kiếm nhiều nhất là Budget. Thực sự Budget là gì? Budget và ngân sách có mối quan hệ gì với nhau?
Budget là gì?
Budget là từ chuyên dùng trong tài chính, kinh doanh, được dịch sang tiếng Việt là Ngân sách.
Budget – ngân sách là một bản kế hoạch tài chính cho các hoạt động hoạch định trong tương lai. Nó có thể là hoạch định cá nhân hoặc cũng có thể là tầm nhìn tương lai của doanh nghiệp. Thiết lập ngân sách theo hoạch định chi tiêu có thể giúp bạn tìm hiểu rõ nét chi phí đầu vào đầu ra cá nhân, từ đó đưa ra những giải pháp hoàn thiện cho cuộc sống.
Budget cho phép bạn tìm hiểu rõ nét về chi phí của cá nhân từ đó đưa ra những giải pháp cho cuộc sống. Ngân sách được sử dụng trong kinh doanh thường có trong bảng cân đối kế toán, danh sách doanh thu chi tiết, ngân sách đầu ra, đầu vào, ngân sách sản xuất, ngân sách cho từng bộ phận trong công ty và các ngân sách chi tiêu vốn và các khoản khác. Sự kết hợp của tất cả ngân sách được gọi là ngân sách tổng thể hoặc kế hoạch lợi nhuận của công ty.
Budget – ngân sách giúp quản lý quyết định hoạt động nào sẽ thực hiện và cách thức sử dụng nguồn tài chính của công ty một cách hiệu quả. Nếu báo cáo thu nhập ngân sách và bảng cân đối kế toán từ ngân sách tổng thể không được chấp nhận, quản lý có thể thực hiện các thay đổi cần thiết trước khi thực sự bắt đầu.
Mục đích của việc xây dựng Budget
Mục đích của việc xây dựng bản kế hoạch ngân sách là để dự tính các khoản thu và chi cho một dự án của doanh nghiệp. Từ đó sử dụng nguồn tài chính hiệu quả, cân đối việc sử dụng đồng tiền để mang lại lợi nhuận cũng như phát triển doanh nghiệp. Thông thường, budget sẽ được sử dụng với mục đích.
- Quản lý thu chi trong khoảng thời gian cụ thể của dự án.
- Xác định và điều chỉnh những thứ cần thiết trong dự án đó.
- Tạo cơ sở minh bạch trong việc quản lý trách nhiệm của người có liên quan
- Budget đối với các nhà tài trợ thì sử dụng với mục đích khác một chút, budget sẽ giúp bạn hiểu công việc của doanh nghiệp hơn và có căn cứ để tài trợ.
Mặt khác, qua bản kế hoạch ngân sách bạn cũng cần xem xét một số vấn đề đó là:
- Doanh nghiệp lập kế hoạch sử dụng vốn thế nào?
- Nguồn thu khác hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp.
- Chi tiêu của doanh nghiệp có tương ứng với hoạt động không?
- Budget có tuân thủ quy định sử dụng vốn không?
- Chi phí vận hành chiếm tỉ lệ bao nhiêu trong dự toán?
- Yếu tố nào sẽ tác động trực tiếp và gián tiếp tới ngân sách doanh nghiệp.
Yếu tố tác động tới Budget
Việc tổ chức, lập bản kế hoạch budget (ngân sách) là cần thiết trước khi sử dụng nguồn tài chính đầu tư cho những dự án và kế hoạch trong tương lai.
Đây là khoảng thời gian giúp bạn trả lời được các câu hỏi liên quan đến bản dự thảo ngân sách, từ đó trình lên ban điều hành xét duyệt. Có nhiều yếu tố khách quan và chủ quan tác động đến ngân sách, cụ thể là:
– Thể chế và chính sách của nhà nước.
– Thiên tai hoặc dịch bệnh.
– Điều kiện chính trị trong nước.
– Yếu tố kinh tế – xã hội tại địa phương.
– Khả năng được các nhà tài trợ/quỹ tài trợ khác hỗ trợ các khoản tài chính.
– Thời điểm xây dựng budget.
Các loại Budget
Trước khi thiết lập một bản kế hoạch ngân sách bạn cần biết rõ loại ngân sách mình phải làm là loại nào để xác định những yếu tố quan trọng nhất trong bản ngân sách cùng với phân bố các khoản chi, nguồn thu cân đối.
Ngân sách gia đình
Ngân sách gia đình là kế hoạch thu chi của hộ gia đình. Số liệu về ngân sách gia đình được thu thập thông qua các cuộc điều tra ngân sách gia đình do cơ quan thống kê nhà nước thực hiện.
Ngân sách doanh nghiệp
Là kế hoạch thu chi của doanh nghiệp được biểu thị bằng hiện vật hoặc tài chính cho một thời kỳ nhất định trong tương lai (tuần, tháng, quý, năm). Trong bản kế hoạch thu ngân sách, người ta sẽ dự kiến doanh thu bán hàng (được phân loại theo nhóm sản phẩm, khu vực bán hàng và loại khách hàng) dựa trên các kết quả dự báo nhu cầu.
Phần chi ngân sách chỉ ra các chi phí dự kiến cho việc bán hàng và quảng cáo, chi phí phân phối (đóng gói, bảo quản, chuyên chở). Kế hoạch ngân sách này được dùng làm cơ sở để lập các kế hoạch khác của doanh nghiệp, ví dụ kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, quảng cáo phân phối. Kế hoạch đầu tư cũng nằm trong ngân sách của doanh nghiệp, vì nó biểu thị các khoản chi tiêu cần thiết để mua sắm tài sản cố định hoặc tăng thêm vốn luân chuyển.
Ngân sách nhà nước
Còn gọi là nguồn tài chính nhà nước. Đây là bản dự toán tài chính của chính phủ trong đó ghi rõ các nguồn thu và khoản chi dự kiến trong một năm tài chính hay năm tài khóa. Ví dụ ngân sách tài khóa năm 1997.
Nguồn thu chủ yếu của ngân sách nhà nước có từ nguồn thuế của chính phủ nhưng cũng có thể bao gồm các nguồn thu khác như các khoản lệ phí không phải thuế, bảo hiểm bắt buộc, viện trợ, lợi nhuận và các khoản giao nộp khác của các xí nghiệp quốc doanh.
Phần chi của ngân sách nhà nước có thể chia thành chi thường xuyên, tức chi tiêu để vận hành bộ máy nhà nước, chi trả lãi suất và chi cho đầu tư công cộng (ở các nước đang phát triển gọi là chi cho đầu tư phát triển, bao gồm cả đầu tư cơ sở hạ tầng và nhà máy mới). Trong hệ thống phân cấp ngân sách nhà nước người ta tách ngân sách trung ương ra khỏi ngân sách địa phương cả về phương diện thu và chi.
Song ngân sách của chính phủ trung ương có thể tác động vào ngân sách địa phương thông qua việc quyết định về nguồn thu để lại cho địa phương và cấp phát ngân sách cho địa phương. Khi nói ngân sách nhà nước, chúng ta hiểu nó bao gồm cả ngân sách trung ương và ngân sách địa phương.
Các phương thức lập ngân sách
Trên thực tế việc lập ngân sách theo phương pháp truyền thống vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp. Nhưng để nỗ lực để cải thiện các phương thức quản lý tài chính cũng như mang lại hiệu quả cho nền tài chính doanh nghiệp, quốc gia thì có các phương thức lập ngân sách tốt nhất sau đây:
Phương thức lập ngân sách theo khoản mục
Trong phương thức này, các khoản thu, chi ngân sách đã được khoản mục hóa. Các khoản mục được phân định và chi tiết rõ số tiền cho mỗi cơ quan, đơn vị được hưởng là bao nhiêu hoặc đối với mỗi một tiểu mục cũng xác định rõ là tiểu mục đó được chi là bao nhiêu.
Việc quy định cụ thể mức chi yêu cầu các đơn vị thụ hưởng ngân sách phải chi theo đúng khoản mục quy định và cần có cơ chế giải trình đối với những yếu tố đầu vào.
Phương thức lập ngân sách theo khoản mục có ưu điểm là đơn giản, dễ thực hiện và dễ kiểm soát được các khoản chi bằng cách so sánh với những năm trước đó thông qua việc so sánh các yếu tố đầu vào của các năm.
Nhưng phương thức này còn có nhiều hạn chế như quá nhấn mạnh nhiều đến khoản chi có tính chất tuân thủ mà Nhà nước đưa ra, chưa trả lời được câu hỏi tại sao lại cần có khoản chi đó, ngân sách lập trong thời gian ngắn hạn là một năm, chưa có cơ chế phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả, cứng nhắc trong phân bổ ngân sách cho các đơn vị thụ hưởng.
Phương thức lập ngân sách theo công việc thực hiện
Phân bổ nguồn lực theo khối lượng công việc hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị trên cơ sở gắn kết công việc thực hiện với chi phí đầu vào.
Lập ngân sách theo công việc dựa vào khối lượng công việc được tiên đoán bằng cách nhân chi phí đơn vị với khối lượng công việc được yêu cầu trong những năm tiếp theo.
Ưu điểm của phương thức này là liên kết được kết quả tạo ra với nguồn lực được yêu cầu trong chu trình ngân sách của từng năm. Nhưng nhược điểm là nó đã không chú trọng đúng đến mức tác động hay ảnh hưởng dài hạn của chính sách.
Phương thức lập ngân sách theo chương trình
Phương thức này tập trung vào sự lựa chọn của ngân sách trong số các chính sách, chương trình có tính cạnh tranh.
Lập ngân sách theo chương trình là thiết lập hệ thống phân phối nguồn lực, gắn kết được các kết quả của các chương trình với những chi phí cần bỏ ra để thực hiện chương trình đó.
Phương thức lập ngân sách theo chương trình thì ngân sách được phân loại theo các khoản mục chương trình hơn là theo những mối quan hệ có tính tổ chức, đòi hỏi các mục tiêu chương trình là phải dài hơn một năm ngân sách. Nó yêu cầu sự cần thiết phải đo lường tính hiệu lực, tác động của những yếu tố đầu ra tới mục tiêu.
Tuy nhiên phương thức này cũng bộc lộ những nhược điểm như khái niệm chương trình là khái niệm không hoàn hảo đối với ngân sách vì không thể tạo ra chương trình cho tất cả các cơ quan, tổ chức để thực hiện. Và không đảm bảo sự gắn kết chặt chẽ giữa phân phối ngành và những mục tiêu mang tính chiến lược cần phải ưu tiên.
Phương thức lập ngân sách theo kết quả đầu ra
Lập ngân sách theo kết quả đầu ra là hoạt động quản lý ngân sách dựa trên cơ sở tiếp cận các thông tin đầu ra giúp cho Nhà nước thực hiện phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả nhất.
Phương thức này gồm nhiều công đoạn như thiết lập mục tiêu, lựa chọn các chỉ số và kết quả hướng tới, giám sát công việc thực hiện, phân tích và báo cáo các kết quả so với mục tiêu đã đề ra.
Kế hoạch lập ngân sách gồm những phần nào?
Nguồn thu
Nguồn thu quan trọng nhất đối với doanh nghiệp và cũng là nguồn mà nhà đầu tư, tài trợ muốn thấy nhất ở doanh nghiệp. Đa dạng nguồn thu sẽ chứng tỏ được sự bền vững của doanh nghiệp và cho nhà tài trợ thấy doanh nghiệp không phụ thuộc vào duy nhất nguồn tài trợ nào. Nguồn thu của doanh nghiệp sẽ đến từ việc bán sản phẩm, hợp đồng tài chính, đầu tư dự án ngoài, nguồn thu từ các quỹ tài trợ.
Các khoản chi
Đây là những khoản chi phí được phân loại theo đơn vị, theo ngày hoặc phân loại cho số lượng người tham gia sử dụng.
Đề mục Budget
Khi lập kế hoạch budget thì phải đảm bảo được các đề mục ngân sách thống nhất đối với cả thu và chi. Đây cũng là điều kiện giúp bạn đơn giản hóa trong quá trình ghi sổ, báo cáo giúp cho việc đánh giá hiệu quả tài chính nhanh, dễ dàng hơn.
Loại tiền tệ
Bạn cần xác định mình đang sử dụng loại tiền tệ gì (VND hay USD, Euro..) , tỷ giá của đồng tiền bạn sử dụng và phải được trình bày trong kế hoạch. Rất nhiều nhà tài trợ sẽ yêu cầu bạn quy đổi đồng tiền của mình sang đồng tiền khác.
Chú thích
Chú thích chính là những thông tin quan trọng cần lưu lại trong quá trình lập ngân sách, những chú thích này được sử dụng như các thông tin hướng dẫn cụ thể. Nó liên quan đến toàn bộ việc chi tiêu của tổ chức và quá trình ra quyết định.
Hiểu được Budget là gì và chú thích càng rõ ràng sẽ càng thể hiện được nếu tình hình thay đổi sẽ dễ dàng chỉnh sửa ngân sách để phản ánh lại chính xác nhất những gì thực tế.
Cách lên kế hoạch tài chính hiệu quả nhất
Một ngân sách được thiết kế tốt nhất sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu và đạt được sự độc lập về tài chính, dự phòng những vấn đề xảy ra trong tương lai. Lập budget sẽ giúp bạn:
- Đạt được mục tiêu. Giữ tài chính của bạn phù hợp với những hoạch định cá nhân.
- Sử dụng tiền hiệu quả. Đảm bảo bạn không tiêu tiền mà bạn không cần.
- An toàn tài chính. Dự phòng cũng như tránh những rủi ro bất ngờ. C
- Xác định thói quen bất lợi. Chi phí phải nhỏ hơn thu nhập. Có ngân sách sẽ giúp bạn biết khi nào chi phí lớn hơn thu nhập của bạn và chi phí sẽ tăng lên bao nhiêu. Điều này có thể giúp bạn khắc phục một số hành vi tài chính bất lợi.
Một cá nhân, nhà đầu tư hay Marketer cần phải biết lên kế hoạch phân bổ nguồn lực chi tiêu và các kế hoạch mục tiêu cho năm tới. Một số Marketer trong ngành đôi khi thường bỏ qua phần ngân sách bởi nghĩ rằng phòng tài chính sẽ có những quyết định đúng đắn và phù hợp. Tuy nhiên đó là suy nghĩ chưa thật sự đúng. Dưới đây là cấu trúc cơ bản của quy trình hoạch định tài chính đã được kiểm chứng và đều được sử dụng bởi những tổ chức có hiệu suất cao trên thế giới hay nói cách khác là cách để đạt được hiệu quả Budget là gì?
- Khi nhận được mục tiêu chi tiêu ngân sách từ các cấp lãnh đạo, đội vận hành Marketing cần thảo luận và đưa ra kế hoạch ngân sách phù hợp cho tháng tiếp theo, hoặc cho chiến dịch tiếp theo.
- Team Marketing cần liệt kê ra tất cả những hoạt động mà doanh nghiệp cần thực thi theo tháng tiếp theo, hoặc theo năm, cùng với chi phí dự tính. Sau đó, xếp tất cả vào thành các nhóm. Đừng quên cân nhắc những hoạt động và cam kết Marketing còn chưa hoàn thành. Sau đó kết hợp chúng lại, và thêm những điểm này vào một phần ngân sách marketing của năm. Hãy nhớ luôn để 10% ngân sách dự phòng.
- Khi bạn rút ngắn danh sách chỉ còn những mục mà bạn tin là phù hợp với mục tiêu chi tiêu, bắt đầu bổ sung thêm chi tiết với ngân sách của mình bằng một số hệ thống, nền tảng phù hợp (công cụ quản lý hiệu suất Marketing hoặc Excel). Ghi lại tất cả thông tin về những đầu việc bạn cần báo cáo như đại lý, đối tượng mục tiêu, dòng sản phẩm, khu vực, chiến dịch CRM…
- Đánh giá từng ngân sách. Ngân sách này có liên kết trực tiếp với mục tiêu của bạn không? Đây là giai đoạn bạn cần trả lời câu hỏi như có thể lấy phần nào và nên bỏ đi phần nào? Quyết định này sẽ có ảnh hưởng như thế nào?
- Gửi bản ngân sách để cấp cao duyệt nội bộ. Sau khi được cấp cao hơn duyệt, bạn vẫn cần cân nhắc trao đổi liên tục để hoàn thiện ngân sách.
- Trong quá trình điều chỉnh, bản ngân sách sẽ liên tục được trao đổi giữa các Marketer trực tiếp làm ngân sách đó và lãnh đạo của họ.
- Chu kỳ hai tuần phổ biến như sau: hai tuần để xác định kế hoạch ban đầu, hai tuần nữa để duyệt lần đầu, hai tuần tiếp nữa để điều chỉnh… Trung bình, quy trình đầy đủ sẽ ngốn khoảng hai tháng dù thời gian đó có thể thay đổi, đặc biệt là nếu cần sự đồng thuận bởi cả ban điều hành.
- Lập kế hoạch ngân sách Marketing hiệu quả cần thời gian. Bạn nên bắt đầu quy trình này 3-6 tháng trước năm tài chính đó để các đội Marketing khác có nhiều thời gian để xác định kế hoạch chiến thuật.
- Khi lãnh đạo marketing xem xét bản kế hoạch ngân sách, họ luôn yêu cầu tính:
- Tuân thủ: các đội marketing đã lên kế hoạch theo cách mà họ nên làm chưa? và họ có hoàn thành đúng hạn hay không? Ngân sách của họ có liên kết với mục tiêu đầu tư hay không?
- Hiệu suất: lãnh đạo marketing sẽ dành thời gian để phân tích ý định sử dụng ngân sách của mỗi đội. Họ sẽ đặc biệt chú ý đến liệu những đầu tư marketing được đề ra này có hỗ trợ mục tiêu kinh doanh chung một cách thỏa đáng không?
- Khi được sự đồng thuận của ban lãnh đạo, doanh nghiệp có thể bắt tay vào thực hiện những kế hoạch tài chính đã được hoạch định.
Như vậy, thiết lập ngân sách thật sự có ý nghĩa trong cuộc sống hàng ngày cũng như trong công việc đối với cá nhân, doanh nghiệp và nhà nước. Qua bài viết Budget là gì, hy vọng bạn đã biết được vai trò cũng như gợi được những thông tin quan trọng để bạn bắt đầu tiến trình lập ngân sách cho mình.
